Asignar campos de formulario a perfiles de Persona
Una de las funciones más potentes de TimelyChurch Formularios es la capacidad de asignar campos del formulario directamente a campos del perfil de Persona. Cuando se envía un formulario, los datos asignados pueden actualizar automáticamente el registro del remitente en su base de datos de Personas, eliminando la entrada manual de datos.
Cómo funciona la asignación de campos
Cada campo del formulario puede asignarse a un campo correspondiente del perfil de la persona. Cuando llega un envío:
- TimelyChurch identifica al remitente (mediante el inicio de sesión en el Portal del Miembro o haciendo coincidir la dirección de correo electrónico con un registro de Persona existente).
- Si no se encuentra una persona coincidente y se proporcionan datos suficientes (nombre y/o correo electrónico), se crea automáticamente un registro de Persona nuevo con estado de membresía "Visitante".
- Los valores de los campos asignados del envío se sincronizan con el registro de Persona según su configuración de sincronización del perfil.
Campos estándar de Persona a los que puede asignar
Los siguientes campos integrados del perfil están disponibles para asignación:
Campos de nombre
- Nombre
- Apellido
- Segundo nombre
- Apodo
- Prefijo
- Sufijo
Campos de contacto
- Correo electrónico
- Correo electrónico secundario
- Teléfono móvil
- Teléfono de casa
- Teléfono del trabajo
Campos de dirección
- Dirección línea 1
- Dirección línea 2
- Ciudad
- Estado
- Código postal
- País
Campos personales
- Género
- Fecha de nacimiento
- Estado civil
- Fecha de aniversario
Campos relacionados con la iglesia
- Fecha de primera visita
- Fecha de bautismo
- Cómo nos encontró
- Iglesia anterior
Campos de contacto de emergencia
- Nombre del contacto de emergencia
- Teléfono del contacto de emergencia
- Relación del contacto de emergencia
Campos de Persona personalizados
Si su iglesia ha definido campos de Persona personalizados (en la configuración de Personas), esos campos también aparecen en la paleta "Campos de perfil personalizados" del editor de formularios. Cuando agrega un campo personalizado desde esta paleta, se asigna automáticamente de forma previa al campo personalizado de Persona correspondiente; no se necesita configuración adicional.
Consejo: Los campos de perfil personalizados se muestran en una sección con acento morado en la parte superior de la paleta de campos. Al agregar uno de estos campos se configura la asignación automáticamente y el campo se etiqueta con una insignia de "Perfil".
Cómo asignar un campo
Opción 1: Agregar desde la paleta de campos de perfil personalizados
La forma más sencilla de crear un campo asignado:
- Abra el editor del formulario y mire la barra lateral izquierda.
- Busque la sección Campos de perfil personalizados en la parte superior (encabezado morado).
- Haga clic en cualquier campo personalizado para agregarlo a su formulario.
- El campo se crea con el tipo, la etiqueta y la asignación correctos preconfigurados.
Opción 2: Asignación manual en campos estándar
Para campos estándar (no personalizados), la asignación funciona mediante coincidencia inteligente de nombres de campo:
- Agregue un campo a su formulario (p. ej., un campo de texto).
- Establezca la etiqueta o el nombre del campo para que coincida con un nombre de campo de perfil reconocido. Por ejemplo:
- Un campo llamado como "Correo electrónico" se asignará automáticamente al correo electrónico de la Persona.
- Un campo llamado como "Nombre" se asignará al nombre de la Persona.
- Un campo llamado como "Teléfono" se asignará al teléfono móvil de la Persona.
TimelyChurch usa coincidencia inteligente que reconoce muchas variaciones de nombres comunes. Por ejemplo, todos los siguientes coincidirán con el campo de correo electrónico: email, email address, e-mail, your email, contact email.
Relleno inteligente para miembros con sesión iniciada
Cuando un miembro ha iniciado sesión en el Portal del Miembro y abre un formulario, TimelyChurch rellena automáticamente los campos según los nombres de campo y las asignaciones. El sistema hace coincidir:
- Nombres de campo (p. ej., Nombre, Correo electrónico, Teléfono)
- Etiquetas de campo (p. ej., "Nombre", "Dirección de correo electrónico", "Número de teléfono")
- Campos que usted ha asignado explícitamente a un campo del perfil
Los datos rellenados incluyen:
- Nombre (nombre, apellido, nombre completo)
- Correo electrónico y teléfono
- Dirección (calle, ciudad, estado, código postal — incluyendo la dirección familiar como respaldo)
- Fecha de nacimiento
- Género
Consejo: Incluso los campos de padre/tutor en formularios de inscripción se rellenan automáticamente con la información del miembro con sesión iniciada, lo que hace que los formularios de inscripción de niños sean rápidos y sencillos.
Protección de campos de identidad
Para evitar sobrescrituras accidentales, ciertos campos de "identidad" se tratan de forma especial:
- Nombre, Apellido y Correo electrónico nunca se sobrescriben en registros de Persona existentes durante la sincronización.
- Estos campos solo se establecen cuando se crea un registro de Persona completamente nuevo a partir del envío del formulario.
- Todos los demás campos asignados rellenarán valores vacíos en el registro de Persona (los valores existentes no vacíos se conservan de forma predeterminada).
Creación automática de Persona
Cuando alguien envía un formulario sin haber iniciado sesión, TimelyChurch intentará:
- Encontrar una Persona existente haciendo coincidir la dirección de correo electrónico enviada.
- Si no hay coincidencia y el envío incluye un nombre y/o apellido, crear un registro de Persona nuevo con:
- Estado de membresía establecido en "Visitante"
- El registro marcado como activo
- El registro oculto del directorio (los visitantes nuevos no se muestran en el directorio de forma predeterminada)
- Todos los campos asignados disponibles completados
Esto significa que su base de datos de Personas crece automáticamente a medida que nuevos visitantes envían formularios.
Verificar campos asignados
En el editor del formulario, los campos asignados a un campo del perfil de Persona muestran una insignia morada de "Perfil" junto a su etiqueta. Esta insignia ofrece un indicador visual rápido de qué campos se sincronizarán con los registros de miembros.