Tutorial: Recorrido de invitación de suplente en Requiere atención

Audiencia: Administrador de iglesia o líder de equipo que gestiona una solicitud de suplente de último momento Tiempo necesario: Aproximadamente 5 minutos (en la vida real, un sábado por la noche de verdad) Necesitará: Permisos de administrador o líder de equipo en el equipo al que le falta un voluntario

Qué aprenderá

Al final de este recorrido, sabrá cómo:

• Abrir el panel Requiere atención y encontrar Open Sub Requests
• Usar el modal Invitar maestros para enviar una invitación de suplente a varios candidatos a la vez
• Confiar en el filtro automático que oculta a quien ya está programado ese día (sin doble reserva)
• Confirmar que las invitaciones se enviaron por correo electrónico y notificaciones en la aplicación

Este es el tutorial por el que se agradecerá la primera noche de sábado en que reciba un mensaje de «no puedo mañana». Cinco minutos de principio a fin.

Paso 1: Abra el panel Requiere atención

Tiempo: 30 segundos

1. Inicie sesión en su panel de administración de TimelyChurch.
2. En la barra lateral, haga clic en Requiere atención. (Suele tener una insignia pequeña con un número que indica cuántos elementos requieren atención humana.)

El panel está organizado en secciones, incluidas Open Sub Requests, Unfilled Positions, Pending Invites y Prep Tasks. El objetivo de esta página es ser su única vista de «qué me necesita ahora mismo» — nada más.

Consejo: Guarde esta URL en su teléfono. Lo primero cada sábado por la mañana es revisarla. La mayoría de las semanas estará vacía — que es precisamente el objetivo.

Para el desglose completo de la función, consulte Solicitudes de suplencia.

Paso 2: Encuentre la solicitud de suplente abierta

Tiempo: 30 segundos

1. Desplácese hasta la sección Open Sub Requests. (Si no la ve, haga clic en el engranaje Settings en la parte superior del panel y asegúrese de que Show Open Sub Requests esté activado.)
2. La sección lista cada solicitud de suplente activa con:
   • Quién pidió el suplente (p. ej., Sarah M., Vocalist)
   • Para qué evento está programado (p. ej., Sunday Worship, Aug 11, 10:00 AM)
   • Cuándo hizo la solicitud
   • El motivo que indicó (p. ej., «Family emergency»)
3. Encuentre la fila de la posición que debe cubrir. Haga clic en la fila para expandir los detalles.

Consejo: Las solicitudes de suplente provienen de dos fuentes: un voluntario que hace clic en Rechazar en su propia asignación, o un líder de equipo que marca una posición como abierta. Ambas terminan aquí.

Paso 3: Haga clic en «Invitar maestros»

Tiempo: 15 segundos

1. En la fila expandida de la solicitud de suplente, haga clic en el botón Invitar maestros (está etiquetado así tanto para equipos de enseñanza como de servicio — la función es idéntica).
2. Un modal se desliza desde la derecha.

Nota: El botón dice «Invitar maestros» pero aplica a todo tipo de equipo — adoración, sonido, niños, recepción, etc. La función es idéntica independientemente de la etiqueta.

Paso 4: Revise la lista disponible con filtro automático

Tiempo: 1-2 minutos

El modal hace la parte difícil por usted. Muestra cada miembro del mismo equipo excepto:

• Personas ya programadas para servir en otro lugar ese mismo día (sin doble reserva)
• Personas que se marcaron como no disponibles para esa fecha (Out-of-Office + patrones recurrentes aplican)
• Personas que ya rechazaron esta solicitud específica (para no insistir de nuevo)
• Personas que alcanzaron su límite de Max Times Per Month

Lo que queda es una lista de suplentes legítimos y disponibles.

Cada fila de candidato muestra:

• Su nombre y posiciones principales
• Un punto verde si encaja bien (cubre esta posición exacta)
• Una marca de tiempo pequeña «Last served: [date]» para preferir a quien no ha servido recientemente
• Un enlace con icono de teléfono si desea enviarle un mensaje de texto primero

Ordene la lista por Last served (oldest first) si desea repartir la carga con equidad.

Paso 5: Seleccione suplentes y envíe

Tiempo: 1 minuto

1. Marque la casilla junto a cada persona que desea invitar. Puede elegir más de una. Gana quien acepte primero — quien acepte primero obtiene la plaza y el resto recibe un aviso cortés de «ya no se necesita».
2. Opcionalmente agregue una nota personal en el campo Message — una o dos frases bastan: "Hey team, Sarah's out tomorrow. First yes wins. Thanks!"
3. Haga clic en Enviar invitaciones.
4. El modal se cierra y aparece un banner de confirmación verde: Invitations sent to N people.

Consejo: Seleccionar 2-3 personas es el punto ideal. Seleccionar solo 1 arriesga que no lo vean a tiempo. Seleccionar 8 hace que todos los teléfonos suenen innecesariamente.

Paso 6: Confirme que se enviaron las notificaciones

Tiempo: 30 segundos

El sistema entrega cada invitación de dos formas a la vez:

• Correo electrónico — a la dirección de su perfil, con un botón Accept de un clic
• Notificación en la aplicación — el icono de campana en el encabezado de su portal, con el mismo botón Accept

Para verificar que funciona:

1. Actualice la página Requiere atención.
2. La solicitud de suplente ahora muestra N pending invites en lugar de «Open».
3. Haga clic en la fila para expandir — verá el estado de cada invitado (Pending, Accepted, Declined).
4. A medida que respondan, el estado se actualiza en tiempo real. El primer Accept fija el suplente y cancela automáticamente las demás invitaciones.

Usted recibirá una notificación en el momento en que alguien acepte — para que deje de actualizar la página.

Para información más detallada, consulte Notificaciones de voluntarios.

Paso 7: ¿Y si nadie acepta?

Tiempo: Variable

Si pasan 6 horas y nadie ha dicho que sí, tiene dos opciones:

1. Amplíe la red. Abra la solicitud de nuevo, haga clic en Invitar maestros una segunda vez y elija a algunas personas más.
2. Llame directamente. Haga clic en el icono de teléfono junto a un candidato probable y llámelo. Una vez que acepte verbalmente, haga clic en Mark Confirmed en el modal para registrarlo manualmente.

Si la posición genuinamente no puede cubrirse, haga clic en Mark Position Unfilled para quitarla de Requiere atención — el evento mostrará cobertura «1 of 2» en lugar de permanecer marcado para siempre.

Qué hacer a continuación

• Guíe también a sus líderes de equipo con este tutorial — tienen los mismos permisos de Invitar maestros en sus propios equipos. (Tutorial 02: Administre su equipo)
• Asegúrese de que cada voluntario haya configurado su disponibilidad para que el filtro automático funcione de verdad. (Tutorial 03: Configure su disponibilidad)
• Lea Solicitudes de suplencia para la referencia completa de cada opción en este flujo.
• Configure Auto-pick replacement en cada equipo para que la mayoría de los rechazos los complete el sistema antes de llegar a su página Requiere atención. (Tutorial 01, Paso 4)

El sueño es un panel Requiere atención vacío la mayor parte del tiempo. Ahora sabe cómo llegar ahí.