Cree su primer formulario: tutorial paso a paso

Este tutorial le guía para crear, publicar y revisar su primer formulario en TimelyChurch. Al finalizar, tendrá una Tarjeta de conexión de visitantes funcional que puede compartir mediante código QR, enlace o correo electrónico, y habrá revisado su primer envío.

Tiempo estimado: 10 minutos.

Qué va a crear

Una tarjeta de visitante sencilla que captura:

• Nombre y apellido
• Dirección de correo electrónico (asignada al perfil de Persona para sincronización automática)
• Número de teléfono
• Lista desplegable "¿Cómo nos conoció?"
• Comentarios opcionales

Cuando alguien envía la tarjeta, se crea automáticamente un registro de Persona (o se hace coincidir si ya existe), se envía una notificación por correo a sus administradores y el visitante ve una página de "¡Gracias!".

Paso 1: Abrir el módulo Formularios

1. Inicie sesión en su portal de administración de TimelyChurch.
2. En la barra lateral izquierda, haga clic en Formularios.
3. Se abre la página de lista de Formularios. Si es su primer formulario, la lista estará vacía.

Consejo: Si no ve "Formularios" en la barra lateral, su rol puede no incluir el módulo Formularios. Consulte 12-form-permissions.md para la configuración de permisos.

Paso 2: Crear el formulario

Tiene dos opciones aquí; elija una:

Opción A: Empezar desde una plantilla (recomendado para principiantes)

1. Haga clic en Plantillas (arriba a la derecha).
2. Elija Tarjeta de conexión de visitantes de la galería.
3. El formulario se crea con todos los campos indicados abajo ya preparados y listos para publicar. Pase al Paso 4.

Consulte 11-form-templates.md para la lista completa de plantillas.

Opción B: Crear desde cero

1. Haga clic en Crear formulario (arriba a la derecha).
2. Complete:
   • Nombre del formulario: Visitor Connection Card
   • Descripción: ¡Bienvenido/a! Cuéntenos un poco sobre usted para que podamos darle seguimiento.
   • Tipo de formulario: Formulario de contacto
3. Deje la configuración en sus valores predeterminados (Requerir inicio de sesión: desactivado, Permitir varios envíos: desactivado, Enviar correo de confirmación: activado, Notificar a los administradores: activado).
4. Haga clic en Crear y agregar campos. Llega al editor de campos, con el lienzo del formulario en el centro y una paleta de campos a la izquierda.

Paso 3: Agregar campos

Desde la paleta izquierda, haga clic en estos tipos de campo en orden. Cada uno se coloca en el lienzo:

Para asignar un campo al perfil de Persona: haga clic en el campo para abrir el editor lateral, desplácese a Mapeo del perfil, establezca Mapea al modelo = Persona y elija el campo coincidente del menú desplegable. Consulte 04-mapping-fields-to-profiles.md para la referencia completa.

Cuando termine, haga clic en Guardar en la parte superior derecha del creador. El indicador "Sin guardar" debería desaparecer.

Paso 4: Configurar sincronización y notificaciones

1. Haga clic en la pestaña Configuración.
2. Confirme que Modo de sincronización del perfil está en Al enviar (el predeterminado). Esto significa que los datos de visitantes nuevos se escriben en su base de datos de Personas de inmediato.
3. Confirme que Notificar a los administradores está activado para recibir un correo por cada envío.
4. Opcionalmente agregue Destinatarios de notificación adicionales personalizados (p. ej., la bandeja compartida de su equipo de seguimiento).
5. Haga clic en Guardar configuración.

Consulte 05-profile-sync-settings.md para detalles del modo de sincronización.

Paso 5: Publicar el formulario

1. De vuelta en la página principal del formulario (o desde el editor), haga clic en el botón Publicar.

2. La insignia de estado cambia de Draft a Published.

3. La URL pública aparece en una tarjeta resaltada de Enlace público del formulario (con botones Copiar enlace y Abrir formulario). Tiene un aspecto como:

   https://your-domain.com/c/your-church/forms/visitor-connection-card

Paso 6: Compartirlo

Tiene tres opciones rápidas; elija la que mejor se adapte a su situación:

• Código QR: Haga clic en Compartir para abrir el modal compartir. Imprima o capture el código QR para boletines, señalización o proyectores.
• Enlace directo: Haga clic en Copiar enlace y péguelo en un correo, mensaje de texto o enlace de sitio web.
• Envío masivo por correo: Haga clic en Correo electrónico en el modal compartir para abrir su cliente de correo predeterminado con un mensaje precompuesto.

Para incrustar en el sitio web de su iglesia, consulte 08-embedding-forms.md.

Paso 7: Probarlo usted mismo

1. Abra la URL pública en una ventana privada/de incógnito para no estar con sesión iniciada como administrador.
2. Complete el formulario con datos realistas pero ficticios (use su propio correo para ver la confirmación).
3. Envíe. Debería llegar a una página de confirmación "¡Gracias!".
4. Revise su bandeja de entrada; debería recibir ambos:
   • El correo de confirmación (si Enviar correo de confirmación estaba activado).
   • El correo de notificación a administradores (enviado a todos los administradores de la iglesia porque Notificar a los administradores está activado).

Paso 8: Revisar su primer envío

1. De vuelta en el portal de administración, haga clic en el nombre del formulario para abrirlo.
2. Haga clic en Ver envíos para abrir la lista de envíos. Aparece su envío de prueba.
3. Haga clic en la fila del envío para ver el detalle completo.
4. Observe:
   • Estado: Pendiente de revisión (cada envío nuevo comienza aquí, incluso cuando el modo de sincronización es "Al enviar").
   • Miembro vinculado: Se creó una Persona nueva (o se hizo coincidir), mostrada con un enlace Ver perfil del miembro.
   • Una insignia Sincronizado muestra cuándo los campos asignados del envío se escribieron en el perfil de Persona.
5. Haga clic en Aprobar para marcar este envío como revisado (puramente organizativo; los datos ya están guardados).
6. Opcionalmente haga clic en Sincronizar con el perfil para enviar manualmente de nuevo los campos asignados al registro de Persona.

Para opciones de flujo más profundas (rechazo, acciones masivas, exportaciones), consulte:

• 06-managing-submissions.md
• 09-approval-workflows.md

Ha terminado: ¿qué sigue?

Ahora que tiene un formulario funcionando de extremo a extremo, estos son pasos siguientes sensatos:

• Agregar más formularios — duplique este como punto de partida, o elija otra plantilla de la galería (11-form-templates.md).
• Configurar destinatarios de notificación personalizados — dirija distintos formularios a distintos equipos (p. ej., Peticiones de oración → equipo de oración) (07-form-notifications.md).
• Asignar campos de Persona personalizados — si tiene campos de Persona personalizados definidos para su iglesia, incorpórelos en un formulario y se sincronizarán igual que los integrados (04-mapping-fields-to-profiles.md).
• Incrustar en su sitio web — coloque el formulario en un iframe en su sitio público (08-embedding-forms.md).

Solución de problemas

La URL pública muestra "Formulario cerrado". El formulario sigue siendo Borrador, alcanzó su límite de envíos o pasó la fecha de cierre. Compruebe la insignia de estado del formulario y la sección Límite de envíos en Configuración.

Envié la prueba, pero no llegó ningún correo.

• Confirme que Notificar a los administradores está activado en Configuración.
• Confirme que al menos un usuario administrador de la iglesia tiene una dirección de correo verificada.
• Revise su carpeta de spam; si su iglesia usa correo en cola, la entrega puede tardar unos minutos.

No se creó ningún registro de Persona. El sistema necesita al menos un correo electrónico o un nombre + apellido para crear una Persona. Asegúrese de que esos campos estén completos y de que el Modo de sincronización sea Al enviar (o active una sincronización manual desde la página del envío).

El campo de Pago no me cobró. Los formularios de pago reciben pagos con tarjeta a través de Stripe, por lo que su iglesia debe tener Stripe conectado primero (Configuración -> Iglesia -> Integraciones). Si Stripe no está conectado, el paso de pago no puede iniciarse. Consulte 03-form-field-types.md para cómo funciona el campo de Pago.