Detección y combinación de duplicados
Con el tiempo, pueden aparecer registros duplicados de personas en su directorio — por importar datos, distintos miembros del personal que agregan a la misma persona, o alguien que completa un formulario con un nombre ligeramente diferente. TimelyChurch le ayuda a encontrar estos duplicados, compararlos lado a lado y combinarlos en un único registro limpio sin perder ningún dato.
Por qué ocurren los duplicados
- Múltiples importaciones — La misma persona aparece en archivos CSV de distintas fuentes.
- Nombres variantes — «Bob Smith» y «Robert Smith» se ingresan como registros separados.
- Errores tipográficos — «Jonh» frente a «John» o distintas direcciones de correo electrónico para la misma persona.
- Envíos de formularios — Un visitante completa una tarjeta de conexión y un miembro del personal también lo agrega manualmente.
Los duplicados causan confusión: la misma persona aparece dos veces en informes, es contactada por varias personas, y sus registros de asistencia y donaciones se dividen entre dos perfiles.
Detección automática de duplicados
TimelyChurch escanea automáticamente posibles duplicados y asigna a cada coincidencia una puntuación de confianza de 0 a 100. La puntuación se basa en qué campos coincidieron y qué tan fuerte es cada coincidencia.
Niveles de confianza
| Puntuación | Qué significa | Activado por |
|---|---|---|
| 100 (Exacta) | Casi con certeza la misma persona — seguro combinar después de una revisión visual rápida. | Dirección de correo electrónico idéntica (sin distinguir mayúsculas/minúsculas). Cuando se encuentra una coincidencia de correo, no se ejecutan más comprobaciones en ese par. |
| 90 (Alta) | Muy probablemente la misma persona. Vale la pena revisar la comparación lado a lado antes de combinar. | Mismo número de teléfono en Móvil o Casa, normalizado (solo dígitos, se comparan los últimos 10 dígitos para que los códigos de país no interfieran). |
| 80 (Alta) | Mismo nombre y apellido (sin distinguir mayúsculas/minúsculas, recortados). A menudo es un duplicado, pero siempre verifique — un padre e hijo con nombres idénticos caerán aquí. | Coincidencia exacta de nombre y apellido. |
| 70 (Medio) | Posible duplicado. Revise con cuidado. | Variante de apodo en el nombre con el mismo apellido — por ejemplo, Mike Smith y Michael Smith, o Liz Jones y Elizabeth Jones. |
| 60 (Medio) | Posible duplicado, menor certeza. | Coincidencia de inicial del nombre — por ejemplo, J. Smith y John Smith. |
| 55 (Baja) | Podría ser un error tipográfico, pero también podrían ser personas distintas. Verifique antes de combinar. | Ortografía similar en el nombre con el mismo apellido — detecta cosas como Jonh frente a John. |
En la lista de comparación, el par de mayor confianza aparece primero. Dos filtros auxiliares en la parte superior de la página reducen la lista:
- Alta confianza (80%+) — Muestra solo pares de 80 o más. Comience aquí para resultados rápidos.
- Pendiente — Pares que aún no ha revisado.
Qué significa cada nivel en la práctica
- 100 y 90 normalmente son seguros para combinar después de confirmar que los nombres coinciden aproximadamente.
- 80 necesita una mirada a direcciones, edades o membresías familiares para descartar parecidos (especialmente común con pares padre/hijo o abuela/nieta).
- 70 y 60 deben abrirse, compararse y luego combinarse o marcarse como No es un duplicado para que el sistema deje de mostrarlos.
- 55 es el nivel más bajo que el sistema muestra. La mayoría de las veces son errores tipográficos, pero trátelos como candidatos para revisión, no para combinación automática.
Los posibles duplicados se marcan y se recopilan para su revisión en la página de Revisión de duplicados.
La página de Revisión de duplicados
- Desde la barra lateral izquierda, navegue a Personas > Revisión de duplicados (o encuéntrela en su menú de administración).
- Verá una lista de posibles pares duplicados, ordenados por puntuación de confianza (la más alta primero).
Estadísticas del panel
En la parte superior de la página, verá conteos de:
- Pendiente — Pares duplicados en espera de su revisión
- Combinado — Pares que se han combinado
- No es un duplicado — Pares que confirmó como personas separadas
- Descartado — Pares que descartó sin tomar acción
Filtrar duplicados
Puede filtrar la lista de duplicados por:
- Estado — Pendiente, Combinado, No es un duplicado, Descartado o Todos
- Tipo de coincidencia — El tipo de coincidencia detectada
- Alta confianza (80%+) — Mostrar solo duplicados con puntuación de confianza del 80% o superior
- Buscar — Buscar por nombre o correo electrónico
Revisar un par duplicado
Para cada posible duplicado, verá ambos registros mostrados lado a lado, incluyendo:
- Nombres
- Direcciones de correo electrónico
- Números de teléfono
- Estado de membresía
Tiene tres opciones para cada par:
Opción 1: Combinar
Si los dos registros son la misma persona, combínelos en uno:
- Haga clic en Combinar.
- Elija qué registro conservar (Persona A o Persona B).
- Opcionalmente agregue notas que expliquen la combinación.
- Haga clic en Confirmar la combinación.
Cuando combina:
- El registro que conserva se convierte en el perfil principal.
- Las membresías familiares del registro secundario se transfieren al principal.
- Las notas se mueven al perfil principal.
- Los seguimientos se mueven al perfil principal.
- Los envíos de formularios se mueven al perfil principal.
- La información de contacto faltante del registro secundario completa los campos en blanco del principal (correo electrónico, teléfono, dirección, fecha de nacimiento, género, etc.).
- El registro secundario se desactiva y se elimina de forma suave (archivado).
Opción 2: No es un duplicado
Si los dos registros son personas genuinamente distintas (por ejemplo, un padre e hijo con el mismo nombre):
- Haga clic en No es un duplicado.
- Opcionalmente agregue una nota que explique el motivo.
- Haga clic en Confirmar.
Esto quita el par de su lista pendiente y evita que se marque de nuevo.
Opción 3: Descartar
Si no está seguro o desea tratarlo después:
- Haga clic en Descartar.
- Opcionalmente agregue una nota.
Los pares descartados se mueven fuera de la lista pendiente.
Consejo: Comience con duplicados de alta confianza (80%+). Casi siempre son duplicados reales y pueden resolverse rápidamente.
Combinación avanzada desde el perfil de una persona
También puede iniciar una combinación directamente desde el perfil de cualquier persona en situaciones donde sabe quién es el duplicado:
Paso 1: Buscar el duplicado
- Abra el perfil de la persona.
- Desde el menú Acciones, seleccione Combinar con otra persona.
- Aparecerá una página de búsqueda. Escriba el nombre, correo electrónico o número de teléfono de la persona con la que desea combinar.
- Seleccione el registro coincidente en los resultados de búsqueda.
Paso 2: Comparar lado a lado
- Después de seleccionar la segunda persona, aparecerá una página de comparación detallada.
- Para cada campo (nombre, apellido, correo electrónico, teléfono, dirección, etc.), verá los valores de ambos registros.
- Elija qué valor conservar para cada campo seleccionando Principal o Secundario.
- También puede elegir valores para campos personalizados.
Paso 3: Confirmar y ejecutar
- Revise sus elecciones con cuidado.
- Elija qué registro es el Principal (el que se conservará).
- Escriba el nombre de la persona secundaria (la que se archivará) para confirmar.
- Opcionalmente agregue notas que expliquen por qué se realizó la combinación.
- Haga clic en Combinar.
Después de la combinación:
- Será redirigido al perfil de la persona principal.
- Un mensaje de éxito mostrará lo que se transfirió (notas, seguimientos, membresías familiares, etc.).
- La persona secundaria queda archivada.
Consejo: El paso de confirmación (escribir el nombre de la persona secundaria) es una medida de seguridad para evitar combinaciones accidentales. Tómese un momento para verificar antes de confirmar.
Historial de combinaciones
TimelyChurch mantiene un registro de todas las combinaciones:
- Navegue a Personas > Historial de combinaciones.
- Verá una lista de todas las combinaciones pasadas, incluyendo:
- Quién se combinó con quién
- Qué miembro del equipo realizó la combinación
- Cuándo ocurrió la combinación
Esta pista de auditoría es útil para la responsabilidad y para rastrear problemas si alguna vez necesita entender cómo se combinaron los registros.
Acciones en bloque para duplicados
Cuando tiene muchos posibles duplicados que revisar, puede usar acciones en bloque para acelerar el proceso:
- Marcar en bloque como no duplicado — Seleccione varios pares y márquelos todos como no duplicados a la vez.
- Descartar en bloque — Seleccione varios pares y descártelos todos a la vez.
- En la página de Revisión de duplicados, seleccione las casillas junto a los pares sobre los que desea actuar.
- Haga clic en Marcar como no duplicado o Descartar desde la barra de herramientas de acciones en bloque.
Prevenir duplicados
La mejor estrategia es evitar que se creen duplicados desde el principio:
- Use la opción Omitir duplicados al importar — Está activada de forma predeterminada y comprueba nombres y correos electrónicos coincidentes antes de crear nuevos registros.
- Busque antes de agregar — Al agregar manualmente a alguien, TimelyChurch le advertirá si ya existe un registro similar.
- Estandarice la entrada de datos — Anime al personal a usar nombres legales completos (no apodos) como nombre, y use el campo de apodo para nombres informales.
- Revise duplicados con regularidad — Consulte la página de Revisión de duplicados semanal o mensualmente para detectar los que se escapen.