Historial de combinaciones
Cada vez que combina dos registros de personas, TimelyChurch escribe una entrada permanente en el registro de Historial de combinaciones de perfiles. Este artículo explica qué muestra el registro, cómo abrirlo y cómo recuperarse de una combinación que no debió haber ocurrido.
¿Por qué mantener un registro de combinaciones?
Combinar dos personas es una operación que se siente destructiva: colapsa dos historiales en uno, y el registro secundario se archiva. Un registro fiable de las combinaciones le ofrece:
- Responsabilidad — Quién combinó a quién, y cuándo.
- Recuperación — Si una combinación fue incorrecta, puede ver quién estuvo involucrado y qué se movió.
Dónde encontrarlo
La página Historial de combinaciones de perfiles («Registro de auditoría de perfiles de personas combinados») todavía no tiene un enlace en los menús. Para abrirla:
- Abra la página de Personas.
- En la barra de direcciones de su navegador, agregue
/merge-historyal final de la dirección de la página de Personas y presione Enter. (La dirección termina en/people/merge-history.)
Verá una lista de cada combinación de su iglesia, la más reciente primero.
Qué muestra cada entrada
| Columna | Qué muestra |
|---|---|
| Fecha | Cuándo ocurrió la combinación |
| Perfil principal | El registro que se conservó, con su ID. Haga clic en el nombre para abrir el perfil. Dice Eliminadas si ese registro se eliminó después. |
| Perfil combinado | El nombre del registro que se combinó, con su ID y la palabra archivadas |
| Combinado por | El miembro del personal que realizó la combinación |
| Registros transferidos | Los primeros tipos de registros que se movieron (por ejemplo, notas, grupos o donaciones) con una línea «+N más» cuando hay otros, o No se transfirieron registros |
En un teléfono, cada combinación aparece como una tarjeta con la misma información.
Si aún no se ha hecho ninguna combinación, la página dice «Aún no se ha combinado ningún perfil.»
Qué mueve una combinación
Cuando se combinan dos registros, los datos relacionados del registro secundario se mueven al perfil principal. Esto incluye donaciones, promesas, asistencia y registros de entrada, membresías de grupos, roles de voluntario, notas, seguimientos, envíos de formularios, vínculos familiares y valores de campos personalizados. Los datos en blanco del principal (como correo electrónico, teléfono, dirección o fecha de nacimiento) se completan desde el registro secundario, y el registro secundario se desactiva y se archiva.
Consulte Detección y combinación de duplicados para saber cómo combinar.
Recuperarse de una combinación incorrecta
Una combinación incorrecta puede recuperarse, pero requiere algo de trabajo manual. No hay un botón de un clic «Deshacer combinación» porque los registros relacionados (donaciones, asistencia, etc.) ya se han movido al perfil principal.
Patrón de recuperación
- Abra la página del Historial de combinaciones de perfiles y encuentre la combinación incorrecta. Anote el nombre (y el ID) del Perfil combinado.
- En la página de Personas, abra el menú desplegable Vistas y elija Archivados, y luego encuentre a esa persona.
- Abra su perfil, abra el menú Acciones y haga clic en Restaurar. Los registros restaurados siguen inactivos, así que elija también Activar en el mismo menú.
- Abra el perfil principal y mueva manualmente de vuelta todo lo que pertenezca a la persona restaurada (con más frecuencia vínculos familiares, membresías de grupo y notas) y corrija los datos de contacto que se hayan copiado.
Si ha habido mucha actividad en el registro combinado desde entonces, esto puede ser tedioso, así que conviene detectar los errores temprano.
Consejo: Si descubre una combinación incorrecta rápidamente (el mismo día, antes de que la persona principal tenga actividad nueva), es mucho más fácil de recuperar que si han pasado semanas. Cree el hábito de revisar el historial de combinaciones poco después de una sesión de limpieza de duplicados.
Mejores prácticas
- Verifique dos veces antes de confirmar. La página lado a lado Comparar y combinar perfiles (desde la acción Combinar perfiles de un perfil) muestra ambos registros y le pide que escriba el nombre de la persona secundaria antes de combinar.
- Agregue notas al combinar. Una línea «Confirmado por teléfono con John» ayuda al equipo a recordar el motivo.
- Revise el historial de combinaciones durante las limpiezas. Esto detecta errores temprano.
- Capacite a más de un miembro del personal en la combinación. Cuando solo una persona sabe cómo se hacen las combinaciones, los errores pasan desapercibidos.