Historial de combinaciones
Cada vez que combina dos registros de personas, TimelyChurch escribe una entrada permanente en el registro de Historial de combinaciones. Este artículo explica qué se registra, cómo leer el registro y cómo revertir una combinación que no debió haber ocurrido.
¿Por qué mantener un registro de combinaciones?
Combinar dos personas es una operación que se siente destructiva: colapsa dos historiales en uno, y el registro secundario se archiva. Una pista de auditoría fiable le ofrece:
- Responsabilidad — Quién combinó a quién, y cuándo.
- Recuperación — Si una combinación fue incorrecta, puede ver exactamente qué se combinó y deshacerla.
- Cumplimiento — Para iglesias que operan bajo SOC 2 o marcos similares, un registro a prueba de manipulación de quién cambió qué es esencial.
Dónde encontrarlo
- Desde el portal de administración, navegue a Personas > Historial de combinaciones.
- Verá una lista en orden cronológico inverso de cada combinación que ha ocurrido en su iglesia.
Cada fila muestra:
- Persona principal — El registro que se conservó (clic para abrir el perfil)
- Persona secundaria — El nombre del registro que se archivó (tomado de la instantánea, ya que el registro ahora está eliminado de forma suave)
- Combinado por — El miembro del personal que realizó la combinación
- Combinado el — La fecha y hora de la combinación
- Registros transferidos — Un resumen de lo que se movió (por ejemplo, «12 membresías de grupo, 3 notas, 1 membresía familiar»)
- Notas — Cualquier nota de texto libre que el operador agregó al momento de la confirmación
Qué se registra
Para cada combinación, TimelyChurch escribe una entrada PersonMergeLog que captura:
Identidad
- El church_id (cada combinación está acotada a su inquilino)
- El ID de la persona principal (la que permanece)
- El ID de la persona secundaria (la que se archivó)
Instantánea
- Una instantánea completa del registro de la persona secundaria en el momento de la combinación: nombre, correo electrónico, teléfono, dirección, fecha de nacimiento, género, campos personalizados. Esta instantánea es lo que alimenta el nombre de «Persona secundaria» mostrado en el registro incluso después de que se purgue el registro subyacente.
Conteos de registros transferidos
El registro documenta cuántos de cada tipo de registro relacionado se movieron del secundario al principal. Los tipos de registro reconocidos incluyen:
| Tipo de registro | Qué cuenta |
|---|---|
| Membresías de grupo | Membresías de grupos pequeños, clases y equipos |
| Registros de asistencia | Entradas de asistencia vinculadas a la persona secundaria |
| Entradas | Eventos de registro |
| Seguimientos | Tareas de seguimiento abiertas y completadas |
| Notas | Notas pastorales, de oración y generales |
| Donaciones | Registros de donaciones |
| Promesas | Promesas y campañas de promesas |
| Envíos de formularios | Tarjetas de conexión y envíos de formularios |
| Asignaciones de voluntariado | Roles de voluntario activos |
| Membresías familiares | Membresías en cualquier unidad familiar |
| Valores de campos personalizados | Valores almacenados para campos personalizados |
| Autorreferencias | Referencias cruzadas donde otro registro apuntaba al secundario |
Si un tipo particular era cero, se omite del resumen para que solo vea lo que realmente se movió.
Elecciones de campo
- Un registro de qué elección campo por campo se hizo durante la combinación — por ejemplo, «se conservó el correo del principal, se tomó la fecha de nacimiento del secundario». Esto se captura para el flujo de combinación lado a lado que le permite elegir entre valores en conflicto.
Autoría
- El ID de usuario merged_by
- La marca de tiempo merged_at
- Notas de texto libre que el operador escribió al confirmar
Leer una entrada del registro de combinaciones
Cuando hace clic en una fila en la página de Historial de combinaciones, ve una vista de detalle con:
- Los nombres de ambos registros (el principal sigue siendo clicable; el secundario abre una vista archivada si es necesario)
- El conteo completo de registros transferidos
- La matriz de decisiones campo por campo
- Quién realizó la combinación y cuándo
- Cualquier nota del momento
Esto es suficiente para reconstruir exactamente lo que ocurrió. Si un miembro llama y dice «combinaron mi perfil con el de mi hermano», tiene los datos para verificar — y revertir si es necesario.
Revertir una combinación incorrecta
Una combinación incorrecta es recuperable, pero requiere intervención del personal. No hay un botón de un clic «Deshacer combinación» porque los registros circundantes (donaciones, asistencia) ya se han reatribuido.
Patrón de recuperación
- Abra Personas > Historial de combinaciones y encuentre la combinación incorrecta.
- Anote el ID de la persona secundaria — su registro se eliminó de forma suave, no se destruyó.
- Desde la página de Personas, cambie al filtro Archivados y encuentre el registro de la persona secundaria.
- Haga clic en Restaurar para devolverla a su directorio activo.
- Abra el perfil de la persona principal y mueva manualmente de vuelta cualquier registro que se haya transferido pero no debiera haberlo sido — normalmente los más relevantes son membresías familiares, membresías de grupo y notas.
- Use la lista de elecciones de campo del registro de combinación para saber qué campos de información de contacto revertir en el principal si se conservaron los valores incorrectos.
Si su iglesia tiene mucha actividad en los registros combinados, esto puede ser tedioso. La pista de auditoría es lo que lo hace posible.
Consejo: Si descubre una combinación incorrecta rápidamente (el mismo día, antes de que la persona secundaria tenga actividad nueva), es mucho más fácil de recuperar que si han pasado semanas. Cree el hábito de revisar el registro de combinaciones poco después de realizar combinaciones, especialmente durante una limpieza de duplicados.
Mejores prácticas
- Siempre agregue notas al combinar. Una línea «Confirmado por teléfono con John» vale la pena después.
- Use la combinación lado a lado para casos límite. Captura las elecciones de campo en el registro de auditoría.
- Revise la página de Historial de combinaciones semanalmente durante limpiezas. Esto detecta errores temprano.
- Capacite a varios miembros del personal en el protocolo de combinación. Cuando solo una persona sabe cómo se hacen las combinaciones, los errores pasan desapercibidos.
- Trate el ID de la persona secundaria como referencia permanente. Si alguna vez necesita soporte, ese ID y la entrada del registro de combinación nos dicen exactamente lo que ocurrió.
Privacidad y retención
Las entradas del registro de combinaciones se conservan indefinidamente de forma predeterminada. La instantánea almacenada en el registro son los datos de la persona secundaria en el momento de la combinación — no se actualiza si el registro principal cambia después. Esto es intencional: la instantánea es un registro forense, no un reflejo en vivo.
Si su iglesia tiene una política de retención que requiere purgar registros de combinación después de un período fijo, contacte soporte; esto es una configuración por iglesia.