Recordatorios y notificaciones de eventos

TimelyChurch envía tres tipos diferentes de correo electrónico automatizado vinculados a eventos: una confirmación de asistencia cuando alguien se inscribe, un recordatorio diario el día anterior a un evento y una notificación de cambio de evento cuando un evento se actualiza después de que las personas se han inscrito. Este artículo documenta el activador, el contenido y la audiencia de cada uno.

1. Correo electrónico de confirmación de asistencia

Activador: Se envía de inmediato cuando una persona se inscribe en un evento (ya sea a través de la página pública de eventos o del portal del miembro).

Audiencia: El inscrito. Si la persona tiene una cuenta vinculada, recibe tanto una notificación en la aplicación como un correo electrónico. Las inscripciones de invitados (sin cuenta vinculada) reciben solo correo electrónico.

Contenido:

• Asunto: «Inscripción confirmada»
• Cuerpo: «Está inscrito en {título del evento} el {fecha} a las {hora}.»
• Botón de acción: «Ver evento» con enlace a la página pública del evento.

Cuándo no se envía:

• Si la inscripción se cancela desde el inicio en lugar de confirmarse.
• Si la iglesia tiene las notificaciones deshabilitadas para este usuario.

2. Recordatorios diarios de eventos

Activador: Una vez al día a las 8:00 AM en la zona horaria de su iglesia, TimelyChurch busca eventos activos que comienzan mañana y envía un recordatorio.

Audiencia: Todas las personas inscritas en un evento que comienza mañana, más los invitados a reuniones de la pestaña Asistentes que no han dicho que no (invitados, confirmados o «Quizás»). El recordatorio omite:

• Inscripciones canceladas y en lista de espera.
• Invitados que rechazaron y personas ya marcadas como asistió.
• Cualquier persona sin dirección de correo electrónico disponible (para invitados, se usa el correo con el que se inscribieron).

Contenido:

• Asunto: «Recordatorio: {título del evento} mañana» — la palabra de tiempo se ajusta automáticamente a la hora local del destinatario (p. ej., «hoy», «mañana» o «en N días»).
• El correo de recordatorio actualmente no incluye un archivo adjunto .ics.

3. Notificaciones de cambio de evento

Cuando reprograma un evento después de haber recibido inscripciones, puede notificar a todos los afectados.

Activador: Manual — esto se activa cuando un administrador mueve un evento a una fecha nueva (arrastrándolo a un día nuevo en el calendario, o ingresando una Nueva fecha (para reprogramar)) y elige notificar a los asistentes. La notificación de cambio está vinculada a la acción de reprogramación, no a cada edición menor de campo.

Audiencia: Asistentes inscritos y voluntarios de servicio confirmados para el evento. Todos los que tienen una cuenta vinculada reciben una notificación en la aplicación; los asistentes que tienen una dirección de correo electrónico registrada también reciben un correo electrónico.

Contenido:

• Notificación en la aplicación: título «Reunión reprogramada: {título del evento}», resumiendo el cambio de fecha y la nueva fecha.
• Correo electrónico: asunto «Reunión reprogramada: {título del evento}», incluyendo un archivo adjunto de calendario .ics actualizado para que los asistentes puedan actualizar su propio calendario.

Nota: Las notificaciones de cambio se envían bajo demanda cuando reprograma, en lugar de automáticamente en cada guardado. Esto evita enviar spam a los asistentes con ediciones menores.

Otras notificaciones relacionadas con eventos

Para completar el panorama, dos flujos de notificación más tocan eventos pero se documentan en otro lugar:

• Recordatorios a voluntarios — Se envían por la tarde (6:00 PM, hora de la iglesia) en el día de recordatorio de cada equipo de servicio (2 días antes de forma predeterminada, con un último recordatorio el día anterior), a voluntarios pendientes y confirmados, por Telegram o correo electrónico. Consulte Programación de voluntarios en eventos.
• Invitaciones a reuniones — Las personas que invita desde la pestaña Asistentes de un evento reciben el aviso de inmediato, por Telegram o correo electrónico, con botones Sí / No / Quizás. Consulte Registro y asistencia en eventos.
• Notificaciones de lista de espera — Cuando se abre un lugar, la siguiente persona en la lista de espera recibe un correo electrónico de «tiene 48 horas para reclamarlo». Consulte Inscripción a eventos.

Deshabilitación o personalización de recordatorios

Cada usuario puede optar por no recibir correos electrónicos de recordatorio a través de sus Preferencias de notificación en el portal del miembro. Para deshabilitar recordatorios en toda la iglesia para un solo evento, marque el evento como Inactivo — el recordatorio diario solo incluye eventos activos y lo omitirá.

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