Informes y seguimiento de voluntarios
TimelyChurch hace seguimiento de datos detallados de participación de voluntarios que ayudan a los líderes de la iglesia a comprender los patrones de servicio, identificar riesgos de agotamiento y garantizar una rotación equitativa. Este artículo cubre las estadísticas, el seguimiento y las funciones de informes disponibles para la gestión de voluntarios.
Estadísticas de la lista de voluntarios
Abra la sección Informes en la barra lateral, haga clic en Todos los informes y elija Voluntarios para abrir el informe de Voluntarios. Use el selector de rango de fechas en la parte superior para establecer el período que desea consultar. El informe muestra tres tarjetas resumidas:
| Estadística | Descripción |
|---|---|
| Total de voluntarios | El número de personas distintas con asignaciones de voluntarios en eventos en el período seleccionado |
| Voluntarios activos | Personas que fueron asignadas activamente para servir en el período seleccionado |
| Nuevos en el período | Personas que sirvieron por primera vez durante el período seleccionado (sin asignaciones previas) |
Estos números le ofrecen una instantánea rápida de su base de voluntarios para el rango de fechas elegido.
Perfiles individuales de voluntarios
La información de servicio de una persona vive en su pestaña Servicio. Abra Personas, haga clic en una persona para abrir su perfil y seleccione la pestaña Servicio. En la parte superior verá cuatro mosaicos resumidos:
- Equipos — Cuántos equipos de servicio pertenece esta persona
- Próximas — Cuántas asignaciones de eventos próximas tiene
- Pendientes — Cuántas de esas asignaciones próximas aún esperan respuesta
- Pasadas — Cuántos eventos pasados se le asignaron (su historial de servicio)
Debajo de los mosaicos, la pestaña Servicio enumera sus Asignaciones próximas y Historial de servicio (cada una muestra el evento, la posición, la fecha y el estado de respuesta/registro). Si la persona tiene Roles de voluntario ministeriales antiguos o Fechas no disponibles registradas, esas secciones también aparecen.
Estadísticas de servicio de miembros del equipo
Para los miembros del equipo (el sistema de programación basado en eventos), TimelyChurch hace seguimiento de datos mucho más granulares:
Estadísticas por miembro
| Métrica | Descripción |
|---|---|
| Último servicio | La fecha en que el miembro sirvió por última vez en un evento |
| Días desde el último servicio | Calculado automáticamente desde la fecha del último servicio |
| Total de veces servido | Conteo acumulado de todas las veces que este miembro ha servido |
| Veces servido este mes | Cuántas veces ha servido en el mes calendario actual (se restablece automáticamente cada mes) |
| Mes de estadísticas | El mes al que aplica el contador mensual (formato: AAAA-MM) |
El texto «Último servicio» se muestra en un formato legible:
- «Hoy» / «Ayer» / «hace 3 días» / «hace 2 semanas» / o la fecha real si fue hace más de 30 días
- «Nunca ha servido» si el miembro nunca ha sido asignado a un evento
Estadísticas de aceptación
TimelyChurch hace seguimiento de la fiabilidad con la que cada miembro del equipo responde a las asignaciones:
| Métrica | Descripción |
|---|---|
| Total de asignaciones | Cuántas veces se ha asignado al miembro para servir |
| Total aceptadas | Cuántas asignaciones ha confirmado el miembro |
| Total rechazadas | Cuántas asignaciones ha rechazado el miembro |
| Tasa de aceptación | Calculada como: (Total aceptadas / (Total aceptadas + Total rechazadas)) x 100 |
Estas estadísticas se actualizan en tiempo real a medida que los voluntarios aceptan o rechazan asignaciones.
Progresión de habilidades
El sistema utiliza las estadísticas de aceptación para sugerir mejoras de nivel de habilidad:
| Nivel actual | Mejorar a | Requisitos |
|---|---|---|
| Sin establecer | Principiante | 3+ asignaciones aceptadas |
| Principiante | Intermedio | 8+ aceptadas, 75 %+ de tasa de aceptación |
| Intermedio | Avanzado | 15+ aceptadas, 80 %+ de tasa de aceptación |
| Avanzado | Experto | 25+ aceptadas, 90 %+ de tasa de aceptación |
Cuando un miembro del equipo cumple los criterios, se crea una sugerencia de habilidad. Los líderes del equipo pueden:
- Aprobar la sugerencia — Se mejora el nivel de habilidad del miembro
- Descartar la sugerencia — La sugerencia se marca como descartada (reaparecerá si se cumplen los criterios de nuevo tras más progreso)
La sugerencia incluye una cadena de motivo (p. ej., «15 asignaciones aceptadas, 82,3 % de tasa de aceptación») para que los líderes puedan tomar una decisión informada.
Detección de agotamiento
TimelyChurch ofrece varios indicadores para ayudar a identificar voluntarios que pueden estar en riesgo de agotamiento:
Indicador de servidor de alta frecuencia
Un miembro del equipo se marca como «servidor de alta frecuencia» cuando ha servido 3 o más veces en el mes actual. Este indicador aparece en la interfaz de sugerencias inteligentes para advertir a los administradores antes de asignarlo de nuevo.
Puntuación de prioridad de programación (clasificación de sugerencias inteligentes)
Esta es la puntuación de prioridad simple utilizada para clasificar candidatos dentro de la categoría verde Sugeridos cuando los administradores asignan voluntarios manualmente desde la pestaña Servicio de un evento. Utiliza solo tres factores:
- +100 puntos — Nunca ha servido (máxima prioridad para voluntarios nuevos)
- +1 punto por día desde el último servicio (hasta +50 máx.)
- -10 puntos por vez servido este mes
La puntuación se limita a un mínimo de 0. Una puntuación alta significa que el miembro está atrasado en la rotación; un 0 significa que ha estado sirviendo con frecuencia y debería tomarse un descanso.
Dos sistemas de puntuación, dos propósitos. La puntuación anterior clasifica la lista verde de Sugeridos durante la asignación manual. NO incluye preferencias de día/hora, límites de frecuencia ni reglas de días mínimos. El algoritmo Rotación justa del programador automático (consulte «Comprender el algoritmo de puntuación» más abajo) es el más completo que tiene en cuenta preferencias y límites al ejecutar Autocompletar.
Indicador de necesita rotación
Un miembro «necesita rotación» si no ha servido en los últimos 14 días (o nunca ha servido). Esto lo utiliza el sistema de sugerencias inteligentes para categorizar a los voluntarios como «Sugeridos» (necesita rotación) frente a «Servido recientemente».
Informes de servicio a nivel de evento
Estadísticas de la pestaña Servicio
En la pestaña Servicio de cada evento, puede ver:
- Estado de cobertura por posición — Cuántas de las plazas necesarias están cubiertas (p. ej., «2/4 cubiertos»)
- Porcentaje de cobertura — Una barra de progreso visual que muestra la finalización
- Desglose del estado de asignación — Cuántas están Pendientes, Confirmadas o Rechazadas
- Indicador de personal completo — Si todas las posiciones tienen suficientes voluntarios
Detalles de asignación
Para cada asignación, puede ver:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Nombre del voluntario | El nombre de la persona asignada |
| Posición | Qué posición está ocupando |
| Estado | Pendiente, Confirmado o Rechazado |
| Asignado por | Quién hizo la asignación (nombre del administrador, o en blanco para inscripciones propias) |
| Notificado | Cuándo se envió la notificación de asignación |
| Respondido | Cuándo el voluntario aceptó o rechazó |
| Registrado | Cuándo el voluntario se registró (si aplica) |
| Motivo del rechazo | El motivo dado para rechazar (si aplica) |
Historial de servicio del evento
Para eventos recurrentes, puede ver eventos pasados similares y sus datos de voluntarios a través de la función «Copiar de evento anterior». Esto sirve efectivamente como vista de historial de servicio, mostrando:
- Fechas de eventos pasados
- Cuántas posiciones se definieron
- Cuántos voluntarios se asignaron
- Desglose posición por posición (nombre de la posición, conteo asignado, conteo necesario)
Filtrado y búsqueda
Rango de fechas del informe de Voluntarios
El informe de Voluntarios (Informes → Todos los informes → Voluntarios) se filtra mediante un selector de rango de fechas en la parte superior de la página. Elija un rango predefinido o establezca fechas de inicio y fin personalizadas, y cada tarjeta resumida y la tabla de voluntarios debajo se actualizarán para mostrar solo a las personas que tuvieron asignaciones de voluntarios en eventos en ese período. También puede hacer clic en Exportar CSV para descargar la lista (Nombre, Correo electrónico, Teléfono, Asignaciones, Último servicio) para coordinación del equipo o planificación de eventos de agradecimiento.
Categorías de sugerencias inteligentes
Al asignar voluntarios a través de la pestaña Servicio del evento, el sistema de sugerencias inteligentes categoriza a los miembros del equipo en:
- Sugeridos — No han servido en 14+ días, disponibles, ordenados por puntuación de prioridad
- Servido recientemente — Disponibles pero sirvieron recientemente, ordenados por más reciente
- No disponible — Marcados como no disponibles en la fecha del evento (con motivo mostrado)
- Conflictos — Ya asignados a otra posición o evento superpuesto
Comprender el algoritmo de puntuación (programador automático)
El programador automático utiliza un algoritmo de puntuación más rico que la clasificación de Sugerencias inteligentes anterior. Este es el algoritmo que se ejecuta cuando hace clic en Autocompletar posición, Autocompletar serie o cualquier asignación automática de plantillas de equipo. Admite dos estrategias (Rotación justa y Rotación circular).
Así es como la estrategia Rotación justa puntúa a los candidatos:
| Factor | Puntos | Condición |
|---|---|---|
| Puntuación base | +50 | Todos los candidatos comienzan aquí |
| Nunca ha servido | +20 | Voluntarios por primera vez |
| Días desde el último servicio | +1 a +30 | 1 punto por día (máx. 30) |
| Veces servido este mes | -5 por vez | Desalienta la sobreprogramación |
| Alcanzó máximo del equipo | -100 | Efectivamente excluido |
| Alcanzó máximo personal | -100 | Efectivamente excluido |
| Demasiado pronto (días mínimos entre) | -50 | Por debajo del intervalo mínimo |
| Prefiere este día | +5 | Coincide con los días preferidos del voluntario |
| Evita este día | -20 | Entra en conflicto con los días evitados del voluntario |
| No prefiere esta hora | -10 | Desajuste mañana/tarde/noche |
| Ya en este evento | -30 | Asignado a otra posición en el mismo evento |
| Asignación el mismo día | -15 | Tiene asignación en otro evento el mismo día |
Para la estrategia Rotación circular, la puntuación se basa puramente en la posición en el orden de rotación. La siguiente persona en la fila recibe la puntuación más alta.
Actualizaciones de estadísticas de servicio
Las estadísticas de servicio se actualizan automáticamente en momentos específicos:
- Cuando se confirma una asignación — El sistema registra la fecha de servicio, suma al total de veces servido del miembro y suma a su conteo del mes actual
- Restablecimiento mensual — El contador de «veces servido este mes» se restablece automáticamente cuando comienza un nuevo mes
- Cuando se crea una nueva asignación — El total de asignaciones del miembro aumenta
- Cuando se acepta una asignación — El conteo de aceptadas aumenta y el sistema comprueba si debe sugerirse una mejora de habilidad
- Cuando se rechaza una asignación — El conteo de rechazadas aumenta
Consejo: Revise sus estadísticas de servicio de voluntarios mensualmente para identificar voluntarios que pueden estar sirviendo en exceso o en defecto. La puntuación de prioridad de programación facilita detectar desequilibrios — los miembros con puntuaciones muy altas están atrasados en una oportunidad de servicio, mientras que los miembros con puntuaciones bajas pueden necesitar un descanso.
Consejo: Preste atención a las tasas de aceptación. Una tasa de aceptación decreciente para un miembro del equipo puede indicar que se le está programando con demasiada frecuencia o en horarios inconvenientes. Considere ajustar su preferencia de frecuencia de servicio o tener una conversación sobre su disponibilidad.
Consejo: Use las sugerencias de progresión de habilidades como forma de reconocer y animar a sus voluntarios. Cuando el sistema sugiere una mejora de habilidad, tómese un momento para reconocer personalmente la fidelidad y el crecimiento del voluntario.