Resumen de contabilidad
Por qué TimelyChurch incluye contabilidad integrada
La mayoría de las plataformas de gestión de iglesias manejan las donaciones y la administración de personas, pero dejan la contabilidad en una herramienta aparte como QuickBooks o hojas de cálculo. Eso implica doble registro, conciliación manual entre sistemas y costos adicionales de suscripción. TimelyChurch elimina todo eso al integrar un módulo de contabilidad completo directamente en la plataforma.
Requisitos del plan: El módulo de Contabilidad (Catálogo de cuentas, Transacciones, Conciliación, Facturas, Transacciones recurrentes, Asientos contables, Informes completos), el módulo de Donaciones y el módulo de Presupuestos están incluidos en el plan Pro ($129/mes precio fundador para las primeras 25 iglesias, luego $149/mes precio de lista). En planes inferiores, estos elementos aparecen en la navegación como «bloqueados» con un mensaje de actualización. Las métricas básicas del Panel de finanzas permanecen disponibles en todos los planes.
Cuando un miembro dona en línea o un tesorero registra una ofrenda en efectivo, TimelyChurch crea automáticamente la transacción de ingresos correspondiente en sus libros. No hay exportación CSV, ni registro manual, ni riesgo de que los datos se pierdan. Sus datos de donaciones y sus registros financieros viven en un solo lugar.
Beneficios clave
- Registro automático de donaciones — Cada donación registrada en el módulo de Donaciones se publica automáticamente como una transacción de ingresos en Contabilidad, asignada al fondo correcto.
- Soporte para donaciones divididas — Cuando un donante divide un donativo entre varios fondos (por ejemplo, $500 al Fondo general y $300 al Fondo de Construcción), TimelyChurch crea transacciones contables separadas para cada asignación, de modo que los informes por fondo siempre sean precisos.
- Un inicio de sesión, una plataforma — Tesoreros, pastores y administradores acceden a los registros de donaciones y a los informes financieros desde el mismo panel. Sin cambiar entre aplicaciones.
- Saldos en tiempo real — Los saldos de las cuentas se actualizan al instante cuando se crean, editan o eliminan transacciones.
- Valores predeterminados para iglesias — La plantilla integrada del Catálogo de cuentas sigue los estándares contables sin fines de lucro, con números de cuenta y categorías que tienen sentido para las iglesias.
Cómo fluyen las donaciones hacia la Contabilidad
Así funciona el puente automatizado entre Donaciones y Contabilidad:
- Se registra una donación — ya sea mediante donaciones en línea, una entrada manual del tesorero o un lote de depósito.
- El Donation Accounting Service de TimelyChurch busca una cuenta de ingresos activa (busca primero la cuenta 4000 «Diezmos y ofrendas», luego recurre a cualquier cuenta de ingresos activa).
- Si la donación tiene asignaciones de fondos, se crea una transacción de ingresos por cada asignación de fondo. Si no hay asignaciones, se crea una sola transacción por el monto total.
- Cada transacción incluye el nombre del donante, el método de pago, el nombre del fondo, el número de cheque (si aplica) y un número de referencia que enlaza con la donación original.
- El saldo de la cuenta se recalcula automáticamente.
Consejo: Si una donación se edita o elimina después, las transacciones contables correspondientes se actualizan o eliminan automáticamente — a menos que ya se hayan conciliado con un estado de cuenta bancario. Las transacciones conciliadas se conservan para proteger la integridad de sus conciliaciones completadas.
Dos modos: Simple y Avanzado
TimelyChurch ofrece dos modos de contabilidad para adaptarse a las necesidades de su iglesia. La primera vez que abre Contabilidad, una breve pregunta de configuración le pregunta quién lleva los libros de su iglesia y establece el modo — y puede cambiarlo en cualquier momento después.
Modo Chequera simple
Una vista simplificada que funciona como una chequera digital. Registra el dinero que entra y sale, ve una lista continua de depósitos y pagos en el Libro de registro y produce un Informe del tesorero de una página. Es ideal para iglesias más pequeñas donde un tesorero voluntario, pastor o administrador administra las finanzas y no se necesita contabilidad de partida doble completa. En el modo Simple, la pestaña Transacciones se renombra Dinero entrante / saliente, los ingresos y gastos aparecen como Dinero entrante y Dinero saliente, y las pantallas más técnicas (Catálogo de cuentas, Presupuestos, Asientos contables) están ocultas.
Modo Contabilidad completa (Avanzado)
La experiencia contable completa con Catálogo de cuentas, transacciones categorizadas, asientos contables manuales, conciliación bancaria, presupuestos, facturas, transacciones recurrentes e informes financieros completos, incluidos Balance de comprobación, Libro mayor y registro de auditoría. Este modo está diseñado para iglesias con un tesorero o comité de finanzas — o un contador o CPA — que necesita estados financieros estándar sin fines de lucro.
Puede cambiar entre modos en cualquier momento desde Configuración → Contabilidad. No se pierden datos al cambiar — ambos modos usan los mismos números subyacentes, y el modo solo cambia las etiquetas y qué pantallas son visibles.
Qué incluye el módulo de Contabilidad
| Función | Descripción |
|---|---|
| Catálogo de cuentas | Cuentas de activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos con una plantilla predeterminada específica para iglesias (modo Completo) |
| Transacciones | Registre ingresos, gastos, transferencias y asientos contables (renombrado «Dinero entrante / saliente» en modo Simple) |
| Categorías | Clasifique transacciones con categorías de ingresos y gastos |
| Libro de registro | Vista tipo chequera con saldo acumulado por cuenta bancaria |
| Conciliación bancaria | Flujo paso a paso para cuadrar sus libros con su estado de cuenta bancario |
| Asientos contables | Registros manuales de partida doble para ajustes y correcciones (modo Completo) |
| Presupuestos | Presupuestos anuales, trimestrales o mensuales con seguimiento de variación (modo Completo) |
| Facturas | Registre facturas de proveedores, haga seguimiento de fechas de vencimiento y registre pagos |
| Beneficiarios/Proveedores | Mantenga un directorio de proveedores con seguimiento 1099 |
| Transacciones recurrentes | Automatice ingresos y gastos repetitivos |
| Saldos iniciales/de apertura | Establezca los saldos de sus cuentas a partir de una fecha de corte cuando migre a TimelyChurch |
| Informes financieros | Balance general, estado de resultados, informe del tesorero, presupuesto frente a real, estados de donaciones e informe de proveedores 1099 |
| Balance de comprobación y Libro mayor | Instantánea de balance de comprobación de nivel CPA y desglose por cuenta |
| Registro de auditoría | Un registro de quién creó o modificó cada transacción |
| Exportación CSV | Exporte listas de transacciones filtradas para uso externo |
| Informes PDF | Descargue informes del tesorero y resúmenes de conciliación como PDF |
Cómo orientarse
El módulo de Contabilidad está organizado como una barra de pestañas en la parte superior de la página:
- Panel — su resumen financiero.
- Libro de registro — la lista continua tipo chequera por cuenta bancaria.
- Transacciones — registre y administre ingresos, gastos, transferencias y asientos contables (se muestra como Dinero entrante / saliente en modo Simple).
- Donaciones — el módulo de Donaciones.
- Facturas — facturas y pagos de proveedores.
- Informes — el centro de informes.
Las pantallas restantes de configuración viven bajo un solo menú desplegable al final de la barra de pestañas. En el modo Contabilidad completa se etiqueta Setup ▾ y contiene Catálogo de cuentas, Categorías, Beneficiarios, Presupuestos, Conciliación, Asientos contables, Balance de comprobación, Libro mayor y Registro de auditoría. En el modo Chequera simple, el mismo menú se etiqueta More ▾ y muestra un conjunto reducido (Categorías, Beneficiarios, Conciliación, Balance de comprobación, Libro mayor y Registro de auditoría).
Para agregar un registro, use el botón Nueva transacción en la página de Transacciones. Es un menú de acción dividida con opciones para Nuevo gasto, Nuevo ingreso, Nueva transferencia, Nuevo asiento contable, Importar desde CSV y Exportar CSV.
Primeros pasos
Si está configurando la contabilidad por primera vez:
- Abra Contabilidad desde el área de Finanzas. La primera vez, una breve pregunta de configuración le pregunta quién lleva los libros de su iglesia — elija Chequera simple o Contabilidad completa (puede cambiar esto en cualquier momento en Configuración → Contabilidad).
- (Modo Completo) En la página del Catálogo de cuentas, haga clic en Cargar plantilla para completarla con la lista estándar de cuentas de iglesia sin fines de lucro, luego revise y personalice las cuentas — renómbrelas, agregue números de cuenta o elimine las que no necesite.
- Configure sus categorías de ingresos y gastos desde la página de Categorías (bajo Setup ▾ / More ▾). Haga clic en Crear predeterminadas para un conjunto inicial de categorías estándar de ingresos y gastos de iglesia, luego personalice desde ahí.
- Ingrese los saldos de sus cuentas a partir del día en que comenzó a usar TimelyChurch en la página de Saldos iniciales (llamada Saldos iniciales en modo Simple). Elija una fecha de corte e ingrese el importe en cada cuenta en esa fecha.
- Comience a registrar transacciones. Cualquier donación ya ingresada en el módulo de Donaciones aparecerá automáticamente como transacciones de ingresos.
Consejo: No necesita configurar todo de una vez. Comience con sus cuentas bancarias, saldos iniciales y categorías, luego agregue presupuestos y transacciones recurrentes a medida que se sienta cómodo con el sistema.
Cierre de fin de año
Al final de cada año fiscal, TimelyChurch ofrece un flujo guiado de Cierre de fin de año que finaliza los libros del año, bloquea el período contra ediciones accidentales y transfiere las ganancias retenidas a sus cuentas de patrimonio. Consulte Cierre de fin de año para la lista completa de requisitos previos y el proceso paso a paso.