Programación de voluntarios en eventos

Cuando un evento tiene habilitada la función Programación de voluntarios, la pestaña Servicio en la página de detalle del evento se convierte en el centro para definir qué roles de voluntarios necesita y asignar personas para cubrirlos. Este artículo cubre el flujo de trabajo completo, desde definir necesidades de servicio hasta la programación automática y los recordatorios.

Para una gestión más amplia de voluntarios (calificaciones, disponibilidad, equipos), consulte la sección volunteer-management.

Consejo: Para planificar muchas semanas y personas a la vez — invitar, confirmar, recordar y completar todo un calendario de servicio visualmente desde una sola pantalla — use la cuadrícula de horarios. Este artículo cubre la configuración de un solo evento en detalle; la cuadrícula de horarios es la vista que abarca a todos.

Definición de necesidades de servicio

Una necesidad de servicio es una plaza abierta de voluntario para un evento (p. ej., «1 técnico de sonido», «2 recepcionistas», «3 trabajadores de guardería»).

Agregar una necesidad

1. Abra el evento y haga clic en la pestaña Servicio.
2. Haga clic en Agregar necesidad de servicio.
3. Elija una Posición de la lista de posiciones de servicio de su iglesia (p. ej., Recepcionista, Técnico de sonido, Líder infantil).
4. Ingrese el número de plazas necesarias.
5. Agregue opcionalmente notas (p. ej., «Necesita a alguien con la capacitación de la nueva mesa de sonido»).
6. Guarde.

Cada necesidad guardada crea las plazas abiertas; luego asigna personas a esas plazas.

Asignación de voluntarios

Hay varias formas de completar las plazas, desde la asignación manual de una sola persona hasta la asignación totalmente automática.

Asignación manual individual

1. Desde la fila de una necesidad de servicio, haga clic en Asignar.
2. Busque una persona.
3. Seleccione su estado de asignación (Pendiente, Confirmado, Rechazado).
4. Guarde.

Asignación masiva de varias personas

Si ya sabe a quién desea para varias posiciones a la vez:

1. Haga clic en Asignación masiva en la pestaña Servicio del evento.
2. Busque y seleccione varias personas, asignando cada una a una posición.
3. Guarde.

Asignar un equipo completo

Si tiene un equipo de servicio configurado, puede incorporar a todos los miembros del equipo con un solo clic:

1. Haga clic en Asignar equipo.
2. Elija el equipo y qué posiciones completar con los miembros del equipo.
3. Guarde.

Mostrar voluntarios disponibles

Para ver quién está disponible para la fecha del evento (excluyendo a las personas que han enviado indisponibilidad a través del portal), abra la vista de voluntarios disponibles. Muestra una lista de candidatos con el estado de disponibilidad marcado.

Programación automática

TimelyChurch puede puntuar y elegir automáticamente al mejor voluntario para cada plaza abierta. El sistema de puntuación considera calificaciones, disponibilidad para la fecha del evento y carga reciente de servicio (para no pedirle al mismo voluntario cada semana).

Autocompletar una posición

Autocompletar una sola plaza abierta en una necesidad de servicio:

• Haga clic en la acción Autocompletar en la posición.

Autocompletar todo el evento

Autocompletar todas las plazas de servicio abiertas en una sola operación:

• Haga clic en Autocompletar todo en la pestaña Servicio del evento.

Inspeccionar candidatos puntuados

Si desea ver la lista ordenada de candidatos que el sistema elegiría para una posición (sin confirmar), abra la vista de candidatos puntuados. Muestra cada candidato con su puntuación, factores de calificación y cualquier problema bloqueante (indisponibilidad, calificación faltante).

Consejo: Para la programación automática a nivel de serie que completa cada evento de una serie recurrente a la vez, consulte el flujo de trabajo Autocompletar serie en Gestión de series de eventos.

Acciones rápidas

Algunos accesos directos aceleran patrones comunes al completar un evento.

Copiar voluntarios de un evento similar

Si el servicio de adoración de la semana pasada tuvo un gran equipo, simplemente clónelo:

1. Haga clic en Copiar de evento.
2. Busque un evento similar (el sistema sugiere eventos del mismo tipo y plantilla).
3. Elija qué posiciones copiar.
4. Guarde.

Confirmación masiva de asignaciones

Después de que el autocompletado coloca candidatos como Pendiente, puede establecerlos masivamente como Confirmado sin hacer clic en cada uno.

Envío de recordatorios a voluntarios

Una vez asignados los voluntarios, TimelyChurch puede enviar correos electrónicos de recordatorio sobre su próximo rol de servicio.

Envío manual de recordatorios

Envíe recordatorios para un evento ahora mismo:

• Haga clic en Enviar recordatorios a voluntarios en la pestaña Servicio.

Recordatorio diario automatizado

TimelyChurch se ejecuta automáticamente todos los días a las 6:00 PM y envía correos electrónicos a cada voluntario que sirve al día siguiente, sin ninguna intervención manual.

Enlaces de acción en correo electrónico

Los correos electrónicos de recordatorio a voluntarios incluyen botones de aceptar y rechazar. El voluntario puede confirmar o rechazar directamente desde el correo electrónico sin iniciar sesión. El enlace es seguro (no puede alterarse) y está vinculado a una asignación específica.

Solicitudes de suplencia

Cuando un voluntario confirmado no puede servir, él (o un administrador) puede marcar la asignación como que necesita un suplente. Desde allí puede crear una solicitud de suplente, cancelarla o completarla (marcarla como cubierta).

El flujo de suplentes se integra con el sistema de notificaciones más amplio para que los suplentes elegibles sean notificados y puedan reclamar la plaza abierta.

Plantillas de horario de equipo

Si un equipo de servicio tiene una plantilla de horario publicada, aplicarla a un evento crea automáticamente todas las necesidades de servicio estándar para ese evento en un solo paso. Configúrelo en:

• Pestaña Plantillas en la página de configuración del equipo (Grupos > [Equipo] > Plantillas).
• Aplicar a un solo evento: al crear el evento, seleccione la plantilla desde Aplicar plantilla.
• Aplicar automáticamente: configure la regla de aplicación automática a tipos de evento de la plantilla (p. ej., «Adoración»), y cada evento nuevo de ese tipo llega con las posiciones de la plantilla precargadas, sin necesidad de aplicación manual.

Este comportamiento de aplicación automática es el mayor ahorro de tiempo en la programación de voluntarios. Para el recorrido completo de configuración, consulte Plantillas de horario de equipo. Para el modelo mental completo, consulte Cómo está organizada la programación de voluntarios.

Resumen del flujo de servicio por evento

Un flujo típico de servicio de adoración:

1. Cree el evento (o genérelo desde una serie); la plantilla crea automáticamente las necesidades de servicio.
2. Ejecute Autocompletar todo para puntuar y proponer candidatos.
3. Revise las propuestas; cambie manualmente las que no le convenzan.
4. Haga clic en Confirmación masiva para confirmar todos los autocompletados.
5. Haga clic en Enviar recordatorios a voluntarios (o espere a que el trabajo diario de las 6 PM lo gestione).
6. Los voluntarios hacen clic en Aceptar/Rechazar en su correo electrónico; los rechazos se convierten automáticamente en solicitudes de suplente.