Autocompletado en cascada, invitaciones de suplente e indicadores de ausencia

Cuando completa una lista dominical el martes y alguien rechaza el sábado por la noche, varias funciones intervienen para que no tenga que buscar manualmente un reemplazo. Este artículo cubre tres herramientas relacionadas que viven en o cerca de las páginas de equipo y evento:

• Autocompletado en cascada al rechazar — cuando un voluntario rechaza, el sistema elige automáticamente al siguiente mejor reemplazo.
• Requiere atención > Invitar maestros — una forma de un clic para enviar una solicitud de suplente a una lista seleccionada de maestros disponibles.
• Indicadores de ausencia en la pestaña Miembros — una insignia visible de un vistazo en cada miembro del equipo que muestra las próximas fechas bloqueadas.

Juntas gestionan la mayor parte del cambio día a día para que pueda centrarse en las personas en lugar del papeleo.

Autocompletado en cascada al rechazar

De forma predeterminada, cuando un voluntario rechaza una asignación, su plaza simplemente queda vacía y aparece en Requiere atención en el evento. Con el autocompletado en cascada habilitado en un equipo, el sistema en su lugar vuelve a ejecutar de inmediato el programador automático para esa plaza y elige al mejor reemplazo disponible — sin clics del administrador.

Cómo activarlo (por equipo)

1. En la barra lateral de administración, haga clic en Grupos.
2. Abra el equipo para el que desea habilitar el autocompletado en cascada.
3. Encuentre la tarjeta Configuración de programación en la página del equipo.
4. Active Elegir reemplazo automáticamente cuando alguien rechaza.
5. Elija la estrategia de rotación que debe usar la cascada:
   • Rotación justa — elige a quien haya pasado más tiempo desde su último servicio (recomendado para la mayoría de los equipos).
   • Rotación circular — elige a la siguiente persona en un orden explícito que establece en la pestaña Miembros del equipo.
6. Guarde.

Qué sucede cuando alguien rechaza

1. El voluntario hace clic en Rechazar en su correo electrónico o en el portal.
2. El sistema marca su asignación como Rechazada y puntúa de inmediato a todos los miembros del equipo disponibles y cualificados para esa posición.
3. El mejor candidato se asigna automáticamente como Pendiente.
4. Recibe un correo de asignación igual que cualquier nuevo asignado.
5. Si también rechaza, la cascada lo intenta de nuevo — hasta 3 intentos en total.
6. Tras 3 intentos fallidos, el sistema deja de cascadear y recurre a una solicitud de suplente que aparece en la tarjeta Requiere atención del evento.

A quién omite la cascada

La cascada respeta todas las reglas normales de programación, por lo que no elegirá a alguien que:

• Se haya marcado como no disponible en esa fecha (o tenga un patrón recurrente que la bloquee).
• Ya esté asignado a otra posición en ese evento o en uno superpuesto.
• Haya alcanzado su límite personal por mes, o viole la regla de días mínimos entre servicios del equipo.
• Haya optado por no participar en la programación automática.

Por eso es seguro dejar la cascada activada: nunca puede reasignar a alguien que dijo que no estaba disponible.

Consejo: El autocompletado en cascada es más seguro en equipos con al menos 6-8 miembros activos. Para equipos muy pequeños (como una lista de 2 Técnicos de sonido), la cascada a menudo se queda sin candidatos y recurre a la solicitud de suplente de todos modos, por lo que es más limpio dejarla desactivada e ir directamente a invitaciones de suplente manuales.

Requiere atención > Invitar maestros

Cuando la cascada se rinde (o la tiene desactivada), la plaza abierta aparece en la sección Requiere atención del evento en Solicitudes de suplente abiertas. En lugar de enviar correos a voluntarios uno por uno, puede enviar una invitación a varios a la vez:

1. Abra el evento y desplácese hasta Requiere atención.
2. Encuentre la solicitud de suplente abierta y haga clic en Invitar maestros (o Invitar voluntarios, según el tipo de equipo).
3. Se abre un modal que enumera a cada miembro del equipo que está disponible en esa fecha (excluye a quien ya está asignado, no disponible o por encima de su límite mensual).
4. Marque las casillas junto a las personas que desea invitar. Puede elegir una o muchas.
5. Agregue opcionalmente una nota («Agradecemos especialmente la ayuda — ¡poco aviso!»).
6. Haga clic en Enviar.

Cada persona invitada recibe un correo electrónico y una notificación en el portal con un botón de un clic Yo ayudo. El primero en reclamar la plaza la cubre; todos los demás reciben un seguimiento cortés de «gracias, esta plaza ya fue cubierta».

Cuándo usar esto frente a la cascada

Ambas pueden usarse en el mismo equipo — la cascada se ejecuta primero, e Invitar maestros es su respaldo para lo que se escape.

Indicadores de ausencia en la pestaña Miembros del equipo

Abra cualquier página de equipo y haga clic en la pestaña Miembros. Cada fila de miembro muestra dos piezas de información de un vistazo:

• Su rol/posición en el equipo.
• Cualquier indisponibilidad próxima como insignia ámbar de ausencia.

El formato de la insignia es «Salir N días · próximo 15 may» — el conteo de fechas bloqueadas próximas totales, más la más cercana.

Por qué importa

Antes de dedicar tiempo a elegir voluntarios manualmente para el próximo mes, eche un vistazo a la pestaña Miembros. Los miembros con insignias ámbar ya le han dicho que no estarán disponibles, por lo que:

• Omítalos en su modelo mental.
• Comuníquese de antemano si necesita cubrir su plaza (p. ej., las vacaciones del pastor juvenil son en dos semanas — comience a buscar un suplente ahora).
• Confirme el motivo si es inusual («Salir 14 días» sin motivo podría ser un error; un mensaje rápido lo resuelve).

Cómo se calcula la insignia

La insignia cuenta:

• Fechas no disponibles puntuales que el voluntario agregó en su portal.
• Fechas bloqueadas por un patrón de indisponibilidad recurrente activo (p. ej., «Cada 1.º domingo»).
• Fechas dentro de cualquier rango de vacaciones que agregaron.

No cuenta fechas a más de 60 días (para evitar ruido).

La insignia aparece en las pestañas Miembros del equipo tanto en el panel de administración como en las vistas de líder de equipo en el portal, para que los líderes vean la misma información sin necesitar acceso de administrador.

Cómo funcionan juntas estas tres funciones

Una semana típica en un equipo bien configurado:

1. Autocompletar se ejecuta de domingo a domingo, omitiendo miembros con insignias de ausencia (porque los datos de disponibilidad subyacentes son la misma fuente).
2. Un voluntario acepta en el correo electrónico, todo bien. O rechaza.
3. Si rechaza, Autocompletado en cascada elige un reemplazo automáticamente (hasta 3 intentos).
4. Si la cascada se agota, un administrador ve Requiere atención en el evento y hace clic en Invitar maestros para preguntar a un grupo seleccionado.
5. El primero en responder reclama la plaza. Listo.

No tuvo que desplazarse por hojas de disponibilidad. El sistema lo hizo.

Artículos relacionados

• Plantillas de horario de equipo — precargue las posiciones correctas antes de que la cascada tenga que ejecutarse.
• Cómo está organizada la programación de voluntarios — el panorama general en el que encaja esto.
• Solicitudes de suplencia — referencia detallada de lo que sucede después de que Requiere atención envía una invitación.
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