Gestión de la disponibilidad de voluntarios

TimelyChurch ofrece dos tipos de gestión de disponibilidad: preferencias de disponibilidad general que describen cuándo un voluntario puede servir habitualmente, y fechas bloqueadas específicas para los días en que estará ausente. Tanto el administrador como el voluntario pueden gestionar estos ajustes.

Disponibilidad general (gestionada por el administrador)

La disponibilidad se establece en la membresía del equipo de una persona. Desde el lado del administrador, la gestiona en la página del equipo; desde el lado del voluntario, la gestionan ellos mismos en el Portal del Miembro (consulte la siguiente sección).

Establecer disponibilidad general

1. En la barra lateral, en Personas, abra Grupos.
2. Abra el equipo de servicio al que pertenece la persona y luego abra la pestaña Miembros.
3. Haga clic en el miembro para abrir su panel de membresía. Puede establecer:

1. Haga clic para guardar los cambios de membresía.

Esta información de disponibilidad se almacena en la membresía del equipo del miembro y la utilizan las herramientas de programación al asignar voluntarios.

Fechas bloqueadas específicas (gestionadas por el voluntario)

Las fechas bloqueadas son días específicos en los que un miembro del equipo de servicio no está disponible. Las gestionan principalmente los propios voluntarios a través del portal del miembro, aunque los administradores pueden verlas.

Cómo establecen fechas bloqueadas los voluntarios

Los voluntarios que son miembros de un equipo de servicio pueden marcar fechas específicas como no disponibles a través del portal del miembro:

1. El voluntario inicia sesión en el Portal del Miembro.
2. Navega a Disponibilidad de Servicio (accesible desde su página de horario de servicio).
3. Ve:
   • Una lista de sus membresías de equipo actuales
   • Sus fechas no disponibles existentes (desde el mes actual en adelante)
4. Para agregar una nueva fecha no disponible, hace clic en Agregar fecha no disponible y luego:
   • Selecciona una fecha (debe ser hoy o en el futuro)
   • Ingresa opcionalmente un motivo (p. ej., «Vacaciones familiares», «Fuera de la ciudad», «Cita médica»)
   • Guarda la entrada
5. La indisponibilidad se aplica a todos sus equipos de servicio a la vez. Si alguien está en el Equipo de adoración y en el Equipo de recepción, marcar una fecha como no disponible aplica a ambos equipos.

Indisponibilidad recurrente

Además de fechas puntuales, los voluntarios pueden configurar patrones recurrentes (por ejemplo, un conflicto semanal habitual) en la misma página de Disponibilidad de Servicio. Estos patrones bloquean automáticamente las fechas coincidentes para que el voluntario no tenga que agregar cada una manualmente.

Eliminar una fecha bloqueada

Si los planes cambian y un voluntario vuelve a estar disponible:

1. Desde la página Disponibilidad de Servicio en el portal, encuentre la fecha en la lista.
2. Haga clic en el control de eliminar junto a la fecha y confirme.
3. La fecha se elimina de la lista de no disponibles para todos los equipos.

Qué ven los administradores

Cuando un administrador asigna voluntarios a través de la pestaña Servicio del evento:

• Los voluntarios marcados como no disponibles en la fecha del evento aparecen en la categoría No disponible en el modal de asignación.
• El motivo de la indisponibilidad (si se proporcionó) se muestra junto a su nombre.
• El sistema impide que los administradores asignen a un voluntario marcado como no disponible. Si un administrador intenta asignar a una persona no disponible, verá un mensaje de error: «[Nombre] está marcado como no disponible en esta fecha.»

Esta comprobación se aplica durante:

• Asignaciones manuales individuales
• Asignaciones masivas
• Copia de asignaciones de eventos anteriores
• Programación con autocompletado

Preferencias de programación de voluntarios

Además de las fechas bloqueadas, los miembros del equipo pueden establecer preferencias de programación detalladas a través del portal. Estas preferencias influyen en el algoritmo de programación inteligente.

Preferencias disponibles

Después de ajustarlas, el voluntario hace clic en Guardar preferencias.

Cómo afectan las preferencias a la programación

Los valores siguientes se aplican a la estrategia Rotación justa del programador automático (Autocompletar posición / Autocompletar serie). La puntuación de prioridad más simple de «Sugerencia inteligente» que alimenta la insignia verde Sugeridos NO tiene en cuenta las preferencias de día/hora — consulte 08-volunteer-reports.md para la distinción.

• Preferencias de día: Los voluntarios que prefieren el día de la semana del evento reciben un bonus de puntuación de +5. Los que evitan ese día reciben una penalización de -20.
• Preferencias de hora: Los voluntarios que no prefieren la hora del evento (mañana/tarde/noche) reciben una penalización de -10.
• Límites de frecuencia: Si un voluntario ha alcanzado su máximo del equipo O su máximo personal de veces por mes, recibe una penalización de -100 (efectivamente excluido de la programación automática).
• Días mínimos entre servicios: Si el voluntario sirvió más recientemente que su intervalo mínimo (ajuste del equipo O ajuste personal, el que sea mayor), recibe una penalización de -50.
• Exclusión de programación automática: Los voluntarios que han deshabilitado «Disponible para programación automática» quedan completamente excluidos del autocompletado.

Ajustes de frecuencia de servicio

Los miembros del equipo también pueden establecer su preferencia de frecuencia de servicio directamente en su membresía del equipo (además de las preferencias detalladas anteriores):

El sistema hace seguimiento de cuántas veces ha servido cada miembro en el mes actual y respeta estos límites durante la programación automática.

Días disponibles (ajuste del miembro del equipo)

Cada miembro del equipo también puede especificar qué días de la semana está generalmente disponible para servir. Esto se almacena como el ajuste Días disponibles en la membresía del equipo. Si no se establecen días específicos, el miembro se considera disponible todos los días.

Consejo: Anime a sus voluntarios a mantener sus fechas bloqueadas actualizadas. Cuando los voluntarios marcan proactivamente sus fechas no disponibles, ahorra a los coordinadores asignar a alguien que inevitablemente rechazará, y hace que la programación automática sea mucho más precisa.

Consejo: Si un voluntario estará ausente por un período prolongado (p. ej., un viaje de un mes), puede cambiar el estado de su membresía del equipo a «Con permiso» en lugar de agregar fechas bloqueadas individuales para cada semana. Cámbielo de vuelta a «Activo» cuando regrese.