Gestión de la disponibilidad de voluntarios

TimelyChurch ofrece dos tipos de gestión de disponibilidad: preferencias de disponibilidad general que describen cuándo un voluntario puede servir habitualmente, y fechas bloqueadas específicas para los días en que estará ausente. Tanto el administrador como el voluntario pueden gestionar estos ajustes.

Disponibilidad general (gestionada por el administrador)

La disponibilidad se establece en la membresía del equipo de una persona. Desde el lado del administrador, la gestiona en la página del equipo; desde el lado del voluntario, la gestionan ellos mismos en el Portal del Miembro (consulte la siguiente sección).

Establecer disponibilidad general

1. En la barra lateral, en Personas, abra Grupos.
2. Abra el equipo de servicio al que pertenece la persona y luego abra la pestaña Miembros.
3. En la fila del miembro, abra Preferencias de servicio. Puede establecer:

1. Guarde los cambios.

Esta información de disponibilidad se almacena en la membresía del equipo del miembro y la utilizan las herramientas de programación al asignar voluntarios.

Fechas bloqueadas específicas (gestionadas por el voluntario)

Las fechas bloqueadas son días específicos en los que un miembro del equipo de servicio no está disponible. Las gestionan principalmente los propios voluntarios a través del portal del miembro, aunque los administradores pueden verlas.

Cómo establecen fechas bloqueadas los voluntarios

Los voluntarios que son miembros de un equipo de servicio pueden marcar fechas como no disponibles a través del portal del miembro en dos lugares:

Forma rápida — Mi horario → Disponibilidad:

1. El voluntario inicia sesión en el Portal del Miembro y abre Mi horario.
2. Cambia a la vista Disponibilidad («Mi disponibilidad»).
3. Toca cualquier domingo para alternarlo entre Disponible y Bloqueado.
4. ¿Estará ausente por un tiempo? En Bloquea un rango de fechas, elige las fechas Desde y Para y toca Marcar como no disponible.

Página completa — Disponibilidad de Servicio:

1. Desde Mi horario, el voluntario toca Preferencias de programación. Se abre la página Disponibilidad de Servicio («Marca las fechas en las que no estás disponible para servir»), con Tus equipos de servicio y Próximas fechas no disponibles.
2. Hace clic en Agregar fecha no disponible y luego:
   • Elige una Fecha de inicio y una Fecha de fin (para un solo día, ponga la misma fecha en ambas)
   • Ingresa opcionalmente un Motivo (opcional) (p. ej., «Fuera de la ciudad», «Evento familiar»)
   • Hace clic en Agregar fecha

De cualquier forma, la indisponibilidad se aplica a todos sus equipos de servicio a la vez. Si alguien está en el Equipo de adoración y en el Equipo de recepción, marcar una fecha como no disponible aplica a ambos equipos.

Indisponibilidad recurrente

Además de fechas puntuales, los voluntarios pueden configurar patrones recurrentes (por ejemplo, un conflicto semanal habitual) en Patrones recurrentes → Agregar patrón en la misma página de Disponibilidad de Servicio. Estos patrones bloquean automáticamente las fechas coincidentes para que el voluntario no tenga que agregar cada una manualmente. Consulte Indisponibilidad recurrente.

Eliminar una fecha bloqueada

Si los planes cambian y un voluntario vuelve a estar disponible:

1. Desde la página Disponibilidad de Servicio en el portal, encuentre la fecha en Próximas fechas no disponibles (o toque un domingo Bloqueado en Mi horario → Disponibilidad para que vuelva a estar disponible).
2. Haga clic en el control de eliminar junto a la fecha. ¿Eliminar fecha no disponible? le pide confirmar — «Volverás a estar marcado como disponible para servir en esta fecha.» — haga clic en Marcar como disponible.
3. La fecha se elimina de la lista de no disponibles para todos los equipos.

Qué ven los administradores

Cuando un administrador asigna voluntarios a través de la pestaña Servicio del evento:

• Los voluntarios marcados como no disponibles en la fecha del evento aparecen en el grupo No disponible de la ventana Buscar voluntarios.
• El sistema impide que los administradores asignen a un voluntario marcado como no disponible. Si un administrador intenta asignar a una persona no disponible, verá un mensaje de error: «[Nombre] está marcado como no disponible en esta fecha.»
• En la Cuadrícula de horarios, su celda muestra – (No disponible).
• En la pestaña Miembros del equipo, los líderes ven una insignia Con permiso con cuántos días bloqueados vienen y el siguiente (por ejemplo, «Con permiso 5 días · próximo 15 may»).

Esta comprobación se aplica durante:

• Asignaciones manuales individuales
• Copia de asignaciones de eventos anteriores
• Programación con autocompletado

Preferencias de programación de voluntarios

Además de las fechas bloqueadas, los miembros del equipo pueden establecer preferencias de programación detalladas en la sección Preferencias de programación de la página Disponibilidad de Servicio del portal («Establece tus días, horarios y límites preferidos para la programación automática»). Estas preferencias influyen en el algoritmo de programación inteligente.

Preferencias disponibles

Después de ajustarlas, el voluntario hace clic en Guardar preferencias.

Cómo afectan las preferencias a la programación

Los valores siguientes se aplican al autocompletado bajo la estrategia Rotación justa (una sola posición, un evento completo, una serie o la Cuadrícula de horarios). La puntuación de prioridad más simple de «Sugerencia inteligente» que alimenta el grupo Sugeridos (rotar) de la ventana Buscar voluntarios NO tiene en cuenta las preferencias de día/hora — consulte 08-volunteer-reports.md para la distinción.

• Preferencias de día: Los voluntarios que prefieren el día de la semana del evento reciben un bonus de puntuación de +5. Los que evitan ese día reciben una penalización de -20.
• Preferencias de hora: Los voluntarios que no prefieren la hora del evento (mañana/tarde/noche) reciben una penalización de -10.
• Límites de frecuencia: Si un voluntario ha alcanzado su máximo del equipo O su máximo personal de veces por mes, recibe una penalización de -100 (efectivamente excluido de la programación automática).
• Días mínimos entre servicios: Si el voluntario sirvió más recientemente que su intervalo mínimo (ajuste del equipo O ajuste personal, el que sea mayor), recibe una penalización de -50.
• Exclusión de programación automática: Los voluntarios que han desmarcado «Incluirme en la programación automática» quedan completamente excluidos del autocompletado.

Ajustes de frecuencia de servicio

Los miembros del equipo también pueden establecer su preferencia de frecuencia de servicio directamente en su membresía del equipo (además de las preferencias detalladas anteriores):

El sistema hace seguimiento de cuántas veces ha servido cada miembro en el mes actual y respeta estos límites durante la programación automática.

Días disponibles (ajuste del miembro del equipo)

Cada miembro del equipo también puede especificar qué días de la semana está generalmente disponible para servir. Esto se almacena como el ajuste Días disponibles en la membresía del equipo. Si no se establecen días específicos, el miembro se considera disponible todos los días.

Consejo: Anime a sus voluntarios a mantener sus fechas bloqueadas actualizadas. Cuando los voluntarios marcan proactivamente sus fechas no disponibles, ahorra a los coordinadores asignar a alguien que inevitablemente rechazará, y hace que la programación automática sea mucho más precisa.

Consejo: Si un voluntario estará ausente por un período prolongado (p. ej., un viaje de un mes), pídale que bloquee todo el período de una vez con Bloquea un rango de fechas en Mi horario → Disponibilidad, o con una sola entrada de Agregar fecha no disponible que tenga una Fecha de inicio y una Fecha de fin, en lugar de agregar cada semana por separado.