Reembolsos y contracargos

Este artículo guía a tesoreros y administradores de iglesia sobre qué ocurre cuando se reembolsa una donación en línea, cuando un donante disputa un cargo o cuando el emisor de una tarjeta presenta un contracargo. TimelyChurch ahora se encarga del trabajo pesado por usted: puede emitir un reembolso directamente desde la página de donación, y la plataforma sincroniza automáticamente el cambio en sus registros — donación, asignaciones, transacciones contables, cumplimiento de promesas y estados de donaciones se actualizan en segundos. No se necesita limpieza manual.

Los reembolsos se sincronizan automáticamente.

Cuando se reembolsa un donativo en línea de Stripe — ya sea con el botón Reembolsar en la aplicación o desde el Panel de Stripe — TimelyChurch procesa el reembolso y luego:

1. Marca la donación como reembolsada, registrando el monto, el motivo y el estado del reembolso.
2. Revierte el cumplimiento de la promesa por el monto del reembolso.
3. Crea asientos contables de compensación con fecha de hoy (nunca editamos asientos históricos conciliados o de años cerrados; en su lugar, registramos un asiento de contrapartida que compensa el reembolso en informes del período actual mientras se conserva el rastro de auditoría original).
4. Revierte la comisión de plataforma proporcionalmente y acredita sus libros.
5. Excluye automáticamente la donación reembolsada de los estados de donaciones — los donantes no verán donativos reembolsados en registros deducibles de impuestos.

El botón Reembolsar en la aplicación está disponible en la página de detalle de la donación para cualquier donativo en línea de Stripe que aún no se haya reembolsado.

Cuándo podría necesitar reembolsar una donación

Escenarios comunes:

• Un donante ingresó el monto incorrecto (p. ej., $1.000 en lugar de $100).
• Un donante hizo doble clic y se le cobró dos veces.
• Un donante designó el donativo al fondo incorrecto y pidió a la iglesia rehacerlo.
• Un donante solicita un reembolso por motivos personales (dentro de la política de reembolsos de su iglesia).
• Una preocupación pastoral o de fraude requiere revertir un cargo.

Para un donativo en línea de Stripe, la ruta más sencilla es el botón Reembolsar en la aplicación (consulte abajo) — emite el reembolso de Stripe y actualiza todos sus registros en un solo paso. Para donativos fuera de línea/manuales (efectivo, cheque o cualquier donación registrada a mano sin cargo de Stripe), no hay pago con tarjeta que revertir, así que ajusta el registro directamente con Editar o Eliminar.

Cómo emitir un reembolso en TimelyChurch (donativos en línea de Stripe)

1. Vaya a Finanzas > Donaciones en la barra lateral.
2. Busque por nombre del donante, correo o ID de donación (p. ej., DON-2026-00123) y abra la página de detalle de la donación.
3. Haga clic en el botón Reembolsar en la parte superior de la página. (Este botón solo aparece para donativos en línea de Stripe que aún no se hayan reembolsado.)
4. En el modal de reembolso, deje el monto en blanco para reembolsar el monto total que recibió la iglesia, o ingrese una cifra menor para un reembolso parcial.
5. Opcionalmente elija un motivo (Solicitado por el donante, Cargo duplicado o Fraudulento).
6. Haga clic en Emitir reembolso para confirmar.

TimelyChurch envía el reembolso a Stripe, que devuelve el dinero al método de pago original del donante (normalmente 5–10 días hábiles), y luego actualiza automáticamente la donación, las asignaciones de fondos, el cumplimiento de promesas, los totales de campaña, los asientos contables y el estado de donaciones.

Acerca de la comisión de procesamiento: Las comisiones de procesamiento de tarjeta las cobra Stripe (el procesador de pagos), no TimelyChurch, y Stripe no devuelve su comisión de procesamiento en un reembolso. Por lo tanto, el reembolso está limitado al monto neto que la iglesia recibió realmente (bruto menos la comisión de Stripe). La comisión de plataforma que TimelyChurch tomaría de otro modo se devuelve proporcionalmente y se acredita en sus libros.

Cómo emitir un reembolso desde el Panel de Stripe (alternativa)

También puede reembolsar directamente desde Stripe — el resultado se sincroniza de vuelta en TimelyChurch de la misma forma.

1. Abra el Panel de Stripe. El enlace está en la página de configuración Finanzas > Stripe Connect en TimelyChurch (busque «Panel de Stripe»).
2. Navegue a Payments y localice el pago. Puede buscar por monto, fecha o el correo del donante.
3. Haga clic en el pago, haga clic en Reembolsar pago, elija Reembolso total o Reembolso parcial y confirme.
4. Stripe procesa el reembolso de vuelta al método de pago original del donante.

Cuando el reembolso se completa, Stripe notifica a TimelyChurch, que ejecuta la misma cascada automática descrita arriba.

Qué actualiza TimelyChurch automáticamente después de un reembolso

Esta solía ser la parte que sorprendía a los tesoreros nuevos — en versiones anteriores, nada de esto se actualizaba y tenía que limpiarlo a mano. Eso ya no es el caso para donativos en línea de Stripe. Cuando se reembolsa un donativo de Stripe (mediante el botón en la aplicación o el Panel de Stripe), lo siguiente se gestiona por usted:

En resumen: para un donativo en línea de Stripe, reembolsar es una acción de un solo paso y sus libros permanecen exactos por sí solos. Ya no tiene que eliminar manualmente la donación, revertir asientos contables ni volver a emitir un estado.

Correo de recibo ya enviado. Un correo de recibo que ya se entregó no puede deshacerse. Si un donante tiene un recibo de un donativo que luego se devolvió, puede querer enviarle una nota breve. Su estado de donaciones de fin de año, sin embargo, excluirá correctamente el monto reembolsado.

Donativos fuera de línea y manuales (sin cargo de Stripe)

El botón Reembolsar en la aplicación y la sincronización automática aplican solo a donativos en línea de Stripe — donativos que tienen un cargo de Stripe registrado. Para donaciones en efectivo, cheque u otras registradas manualmente, no hay pago con tarjeta que revertir. Para corregir una de esas:

1. Vaya a Finanzas > Donaciones y abra la donación.
2. Para anular todo el donativo, use Eliminar donación (en el menú «Más acciones»). Esto elimina suavemente el registro y quita sus asignaciones y transacciones contables relacionadas. Las transacciones conciliadas se conservan para proteger su historial de conciliación.
3. Para reducir el monto (una corrección parcial), haga clic en Editar, reduzca el total y ajuste las asignaciones de fondos para que coincidan. Agregue una nota que explique el cambio y la fecha.

Si eliminó una donación manual cuya transacción contable ya estaba conciliada, esa transacción se conserva. En ese caso, vaya a Finanzas > Contabilidad, busque la transacción de ingresos vinculada al ID de donación y cree un asiento de compensación de gastos o ajuste por el monto corregido, con fecha en que se realizó la corrección y una descripción clara.

Contracargos

Un contracargo ocurre cuando un donante disputa el cargo directamente con el emisor de su tarjeta (en lugar de pedir un reembolso a su iglesia). La red de tarjetas revierte los fondos del saldo de Stripe de su iglesia, y Stripe cobra una comisión de disputa independientemente del resultado.

Cómo maneja TimelyChurch los contracargos

Stripe notifica a TimelyChurch cuando una disputa cambia, y este reacciona automáticamente:

• Cuando se abre una disputa, la donación se marca como reembolso pendiente para que deje de contar hacia los totales de donaciones, y cualquier promesa vinculada y totales de campaña se revierten durante la duración de la disputa. Los administradores de la iglesia reciben una alerta en la aplicación.
• Cuando se cierra una disputa:
  • Si la iglesia ganó, se elimina el estado de reembolso pendiente y se restauran la donación, la promesa y los totales de campaña.
  • Si la iglesia perdió, Stripe retiró los fondos, la donación permanece marcada como reembolsada y se registran los asientos contables de compensación correspondientes para que el libro mayor refleje los fondos perdidos.

Aun así conviene vigilar el Panel de Stripe, que muestra el motivo de la disputa y le permite responder, pero TimelyChurch mantiene sincronizados sus registros de donación, promesa, campaña y contabilidad a medida que avanza la disputa.

Responder a un contracargo

1. Revise Stripe de inmediato — El Panel de Stripe muestra el motivo de la disputa (p. ej., «fraudulento», «duplicado», «producto no recibido»). Para donaciones, «fraudulento» es el más común.
2. Decida si disputar o aceptar:
   • Si el donante genuinamente tenía la intención de donar y hubo un malentendido, contacte al donante directamente. Puede retirar el contracargo a través de su banco.
   • Si acepta el contracargo, Stripe debita su cuenta y el caso se cierra. Perderá los fondos más la comisión de disputa.
   • Si disputa, envía evidencia en Stripe (registro de donación de TimelyChurch, correo de recibo, historial de donaciones anterior, datos de contacto del donante, asignación de fondo, etc.). Stripe reenvía su evidencia a la red de tarjetas.
3. No se necesita limpieza manual — Ya sea que dispute y pierda o acepte, TimelyChurch alinea automáticamente la donación, la asignación, el asiento contable, la promesa y el estado cuando Stripe cierra la disputa. Solo confirme que los registros se ven correctos después.

Prevenir contracargos

• Asegúrese de que el nombre de su iglesia y el descriptor del estado de cuenta en Stripe sean reconocibles. Un descriptor vago lleva a los donantes a pensar que el cargo es fraude.
• Envíe un correo de recibo oportuno para que los donantes tengan un registro (TimelyChurch hace esto automáticamente cuando se proporciona un correo).
• Mantenga su página de donaciones con marca para que los donantes sepan claramente a quién donaron.
• Responda rápidamente a cualquier consulta del donante sobre un cargo. Una respuesta en 24 horas a menudo evita un contracargo.

Documentar internamente

Aunque los registros se sincronizan automáticamente, es buena práctica anotar reembolsos y contracargos significativos en el registro financiero de su iglesia:

• ID de donación original
• Fecha de reembolso o contracargo
• Monto
• Motivo
• Quién autorizó el reembolso (para reembolsos en la aplicación, esto se registra con la cuenta de usuario del administrador)

Esto protege a la iglesia si el reembolso alguna vez es cuestionado por el donante, un auditor o un miembro de la junta.

Artículos relacionados

• Comisiones de procesamiento de Stripe
• Configuración de donaciones en línea
• Registro de donaciones
• Estados de donaciones