Notificaciones de formularios
TimelyChurch Formularios puede enviar notificaciones por correo electrónico cuando se reciben envíos nuevos. Puede notificar a los administradores de la iglesia, a miembros del personal específicos o a cualquier dirección de correo electrónico que elija.
Tipos de notificación
Notificaciones a administradores
Cuando la configuración Notificar a los administradores está habilitada en un formulario, se envía un correo electrónico a todos los administradores de la iglesia y a la dirección de correo de contacto de la iglesia cada vez que se recibe un envío nuevo.
Quién recibe las notificaciones a administradores:
- Todos los usuarios con acceso de nivel administrador para su iglesia
- El correo electrónico de contacto principal de la iglesia (si está configurado)
Destinatarios de notificación adicionales
Además de (o en lugar de) las notificaciones a administradores, puede agregar personas o direcciones de correo electrónico específicas para recibir notificaciones de un formulario particular. Esto es útil cuando un formulario lo gestiona alguien que no es administrador de la iglesia.
Configurar notificaciones
Habilitar notificaciones a administradores
- Abra el editor del formulario.
- Vaya a la pestaña Configuración.
- Marque la casilla Notificar a los administradores.
- Haga clic en Guardar configuración.
Agregar destinatarios adicionales
- Abra el editor del formulario.
- Vaya a la pestaña Configuración.
- Desplácese a la sección Destinatarios de notificación adicionales.
- Para agregar un destinatario, puede:
- Buscar una persona por nombre — Escriba su nombre en el cuadro de búsqueda y haga clic en la persona en los resultados del menú desplegable.
- Ingresar una dirección de correo electrónico — Escriba una dirección de correo en el cuadro de búsqueda. Cuando se detecta un correo válido, aparece un botón Agregar correo. Haga clic para agregar esa dirección directamente.
- Los destinatarios agregados aparecen en una lista debajo del cuadro de búsqueda, mostrando su nombre y correo electrónico.
- Para quitar un destinatario, pase el cursor sobre su entrada y haga clic en el botón X.
- Haga clic en Guardar configuración cuando termine.
Consejo: Puede agregar destinatarios basados en Persona (vinculados a su base de datos de Personas) y direcciones de correo independientes. Los destinatarios basados en Persona usarán el correo almacenado en su perfil.
Qué contiene el correo de notificación
Cada correo de notificación incluye:
- El nombre del formulario que recibió un envío
- El nombre de la iglesia
- Un resumen formateado de todos los valores de campo enviados (etiquetas y respuestas)
- La información del remitente (si está disponible)
El correo ofrece una vista rápida para que los destinatarios decidan si se necesita acción inmediata sin iniciar sesión en el panel de administración.
Comportamiento de las notificaciones
- Las notificaciones se envían de forma asíncrona (en cola) para no ralentizar la experiencia de envío del formulario para quien responde.
- Si tanto Notificar a los administradores como los destinatarios personalizados están configurados, todos los destinatarios reciben la notificación. Las direcciones de correo duplicadas se filtran automáticamente.
- Las notificaciones se envían por cada envío nuevo, independientemente del estado de aprobación del envío.
- Si el envío falla por cualquier motivo, el error se registra pero el envío del formulario en sí no se ve afectado; quien responde sigue viendo la página de confirmación.
Correos de confirmación para quienes responden
Por separado de las notificaciones a administradores, puede configurar un correo de confirmación para la persona que envió el formulario:
- Abra el editor del formulario.
- Vaya a la pestaña Configuración.
- Marque la casilla Enviar correo de confirmación.
- Haga clic en Guardar configuración.
Cuando está habilitado, el remitente recibe un correo que confirma que su formulario fue recibido.
Mensaje de confirmación
El mensaje de confirmación es lo que quien responde ve en pantalla después de enviar el formulario (no el correo). Para personalizarlo:
- Abra el editor del formulario.
- Vaya a la pestaña Configuración.
- Desplácese a la sección Mensaje de confirmación.
- Edite el mensaje usando el editor de texto enriquecido. El mensaje predeterminado es: "¡Gracias por su envío!"
- Haga clic en Guardar configuración.
Consejo: Si su iglesia tiene la función de IA habilitada, puede usar el Asistente de IA para generar o mejorar su mensaje de confirmación.
Preguntas frecuentes
P: ¿Puedo enviar notificaciones a personas distintas para formularios distintos? R: Sí. Cada formulario tiene su propia configuración de notificaciones y lista de destinatarios personalizados. Configúrelos de forma independiente en la pestaña Configuración de cada formulario.
P: ¿Los destinatarios personalizados necesitan una cuenta en TimelyChurch? R: No. Puede agregar cualquier dirección de correo electrónico válida como destinatario personalizado. No necesitan ser usuario registrado ni administrador.
P: ¿Recibiré correos duplicados si soy administrador y también destinatario personalizado? R: No. El sistema elimina automáticamente las direcciones de correo duplicadas antes de enviar las notificaciones.