Notificaciones de registro de entrada y salida para padres

TimelyChurch puede enviarle a un padre un mensaje breve en el momento en que se registra la entrada de su hijo, y otro cuando se registra la salida del niño. Es una función pensada para tranquilizar a las familias: saben que su hijo llegó a salvo y, en la recogida, quién lo recogió.

Esta función viene desactivada de forma predeterminada en todas las iglesias. No se envía nada hasta que un administrador la active deliberadamente. Incluso entonces, cada tutor puede desactivarse individualmente. Este artículo explica cómo activarla, quién recibe los avisos, cómo se entregan y cómo excluirse.

Qué recibe un tutor

Cuando está activada, un tutor recibe un mensaje localizado (en su propio idioma) al registrar la entrada o la salida:

• Aviso de entrada — el nombre del niño, el grupo o la sala (o «registro de niños»), el nombre de su iglesia, la hora local y el mismo código de recogida y seguridad que se imprime en la etiqueta («Guarde este código: podrían pedírselo al recoger.»).
• Aviso de salida — la confirmación de que el niño registró su salida, incluido quién lo recogió.

Los avisos se envían por Telegram si el tutor ha conectado Telegram a su iglesia, y por correo electrónico en caso contrario. Los correos terminan con «Recibe esto porque figura como tutor de [niño] en [iglesia].» y explican cómo dejar de recibirlos.

Nota: Solo los registros de niños disparan un aviso. Los registros de voluntarios y los generales (adultos) nunca envían uno: esta función es únicamente para los niños.

Activar las notificaciones (para toda la iglesia)

El interruptor principal está en la Configuración del registro de asistencia. Permanece desactivado hasta que usted lo active.

1. Abra Planificación > Registro para llegar a la Estación de registro de asistencia y, a continuación, haga clic en el icono de engranaje (Configuración del registro de asistencia) en el encabezado de la página.
2. Vaya a la pestaña Opciones (la tercera pestaña).
3. En la tarjeta Notificaciones de registro, active «Notificar a los padres al registrar entrada y salida».
4. Aparecerá un menú desplegable «Cuándo enviar un aviso». Elija una opción:
   • Entrada y salida (la predeterminada) — un aviso a la llegada y otro en la recogida.
   • Solo entrada — un aviso solo a la llegada.
   • Solo salida — un aviso solo en la recogida.
5. Haga clic en Guardar opciones en la parte inferior de la pestaña. (Cambiar estas opciones requiere el permiso Administrar de Registro.)

La pantalla indica con claridad que las notificaciones están «Desactivadas de forma predeterminada; cada tutor también puede excluirse individualmente». El menú desplegable «Cuándo enviar un aviso» solo se muestra mientras el interruptor principal está activado. No hay nada más que configurar para que la función funcione.

Quién recibe los avisos

Los destinatarios se resuelven automáticamente: no hay una lista de destinatarios por niño que mantener.

• Los avisos van solo a los tutores legales del niño, reunidos de todas las familias a las que pertenece el niño.
• Los tutores se eliminan de duplicados, así que un tutor que esté en dos de las familias del niño igual recibe un solo mensaje por evento.
• Nunca se notifica al niño.
• A un tutor que sea menor de edad nunca se le envían avisos de registro (la opción queda forzada a desactivada para él).

Consejo: Como los destinatarios provienen de sus registros de Familia, manténgalos precisos. Abra a una persona en la pestaña Personas > Familia para confirmar quién figura como tutor legal y quién es un niño. Consulte Configuración inicial para poner en orden las familias y los tutores.

Cómo se entregan los avisos

Para cada tutor, TimelyChurch elige el canal automáticamente:

• Telegram si está vinculado. Si el tutor ha conectado Telegram a su iglesia, el aviso es un mensaje de Telegram.
• Correo electrónico en caso contrario. Si Telegram no está vinculado, el aviso se envía por correo electrónico.
• Recurso automático. Si Telegram está vinculado pero la conexión está inactiva o el envío falla, el aviso recurre al correo electrónico.
• Se respetan las exclusiones de correo. A un tutor que se haya dado de baja del correo electrónico, o cuya dirección ya no pueda recibir correo, no se le enviará un correo, ni siquiera en el recurso de Telegram a correo. Si el correo es el único canal y no hay una dirección de correo utilizable, ese tutor simplemente se omite.

Nota: Consulte Telegram — mensajes y acciones de dos toques para saber cómo conectan Telegram los tutores. Si un tutor nunca lo conecta, sencillamente recibe los avisos por correo electrónico.

Cómo excluirse

Hay dos interruptores de apagado independientes, y ambos se respetan siempre.

Por familia (lo configura un administrador)

Úselo cuando un tutor de una familia quiere los avisos y otro no.

1. Abra el perfil de un tutor en Personas.
2. Vaya a la pestaña Familia.
3. Debajo de cada tutor adulto hay un botón Avisos de registro (la columna Avisos en la vista de tabla).
   • Índigo relleno = el tutor está recibiendo los avisos.
   • Gris = el tutor se ha excluido.
4. Haga clic en el botón para alternarlo.

También puede cambiarlo en el cuadro de diálogo Editar miembro de la familia (Avisos de registro en Seguridad infantil).

Esta opción está activada de forma predeterminada para los tutores adultos. (Para cualquier persona que sea menor de edad, queda forzada a desactivada y no puede activarse.)

Por cuenta (lo configura el propio tutor)

Un tutor que tiene un acceso de equipo o de administración puede gestionarlo por sí mismo:

1. Inicie sesión y abra Configuración de notificaciones desde el menú de la cuenta.
2. Dentro de Seguridad y operaciones, busque Notificaciones de registro de niños («Cuando un niño de su familia se registra o registra su salida en un servicio infantil o juvenil.»).
3. Desactívela. Los cambios se guardan automáticamente.

Al desactivar Notificaciones de registro de niños, se detienen los avisos por correo electrónico y Telegram para ese tutor, independientemente de la configuración por familia.

Los padres que solo usan el portal de miembros (sin un rol de equipo o de administración) no ven este ajuste: piden a la oficina de la iglesia que desactive sus Avisos de registro, como explica el pie de página del correo.

Nota: Las dos exclusiones funcionan en conjunto. Un tutor recibe avisos solo cuando el interruptor principal de la iglesia está activado, el botón por familia está en índigo (activado) y su propia preferencia «Notificaciones de registro de niños» (si tiene una) no está desactivada.

Nunca bloquea un registro

Las notificaciones se envían por separado del registro en sí, así que nunca pueden retener el quiosco:

• El aviso se prepara y se envía un momento después del registro de entrada o de salida, no mientras la familia espera en la pantalla.
• Si el envío falla (un correo que rebota o una caída de Telegram), el aviso simplemente se pierde. Nunca causa una pantalla bloqueada ni un registro fallido.

El aviso de salida se envía exactamente una vez, en el momento en que el niño realmente registra su salida. Editar después un registro que ya tiene salida no lo reenvía, así que los tutores nunca reciben mensajes de recogida duplicados.

Preguntas frecuentes

Lo activamos pero nadie recibe mensajes. Verifique tres cosas en orden: (1) que el interruptor principal en Configuración del registro > Opciones esté activado y guardado con Guardar opciones; (2) que el destinatario figure como Tutor legal en el registro de Familia del niño (no el niño, y no un menor); (3) que el botón por familia Avisos de registro del tutor esté en índigo y que su propia preferencia Notificaciones de registro de niños no esté desactivada. Confirme también que el tutor tenga Telegram vinculado o un correo electrónico utilizable y del que no se haya excluido.

¿Puedo enviar solo avisos de recogida? Sí. En Configuración del registro > Opciones, ponga «Cuándo enviar un aviso» en Solo salida.

¿Un voluntario o un registro general de un adulto dispara un aviso? No. Solo los registros de niños lo hacen.

Un tutor recibe los avisos en el idioma equivocado. Los avisos usan la preferencia de idioma del propio tutor, luego el predeterminado de su iglesia y, por último, el predeterminado de la aplicación. Configure el idioma del tutor en su perfil.

Un padre quiere los avisos y el otro no. Use el botón por familia Avisos de registro en cada tutor en la pestaña Personas > Familia: se configura de forma independiente para cada adulto.

¿Editar un registro antiguo vuelve a notificar a los padres? No. Los avisos de salida se envían solo en la transición de registrado a con salida. Volver a guardar un registro que ya tiene salida no envía otro mensaje.

Artículos relacionados

• Configuración del registro de asistencia — Donde viven el interruptor principal y la opción «Cuándo enviar un aviso».
• Proceso de Registro — Los flujos de entrada y salida que disparan estos avisos.
• Códigos de seguridad, etiquetas y seguridad infantil — El código de recogida y seguridad incluido en el aviso de entrada.
• Niños sin recoger — La alerta de seguridad para niños que siguen registrados pasada la hora prevista de finalización.
• Configuración inicial — Poner en orden las familias y los tutores legales para que los destinatarios se resuelvan correctamente.