Roles y permisos

Audiencia: Este artículo está dirigido a administradores de la iglesia.

Los roles en TimelyChurch controlan qué puede ver y hacer cada miembro del equipo dentro del panel de administración de su iglesia. A cada miembro del equipo se le asigna exactamente un rol, y ese rol determina a qué módulos puede acceder, qué acciones puede realizar y de quién puede ver los registros.

Acceder a Roles y permisos

1. Vaya a Equipo en la barra lateral izquierda.
2. Haga clic en el botón Administrar roles en la página del equipo.

La página de Roles se abre en Panel / Configuración / Equipo / Roles (puede ver esta ruta en el breadcrumb en la parte superior de la página).

Comprender el sistema de roles

Cada rol en TimelyChurch se define por tres componentes:

1. Módulos

Los módulos son las funciones a las que un rol puede acceder. Cada módulo tiene su propio conjunto de acciones que pueden concederse individualmente. La tabla siguiente enumera los módulos disponibles y sus acciones:

Fuente de verdad: Si ve una discrepancia entre esta tabla y la página de Roles, la página de Roles en la aplicación es la correcta. Algunos módulos solo aparecen si su plan de suscripción incluye esa función.

2. Alcance

El alcance determina de quién puede ver los registros un miembro del equipo:

Nota: Estos son los nombres de alcance utilizados dentro del editor de roles. Cuando invita a alguien, el menú desplegable de roles muestra el mismo alcance en forma abreviada: Ellos mismos (Solo registros propios), Su equipo (Miembros del equipo) u Toda la organización (Todos los registros).

3. Color

Cada rol tiene una etiqueta de color para identificación visual rápida en la lista del equipo. Los colores disponibles incluyen Gris, Rojo, Naranja, Ámbar, Verde, Esmeralda, Azul, Índigo, Púrpura y Rosa.

Roles del sistema integrados

TimelyChurch incluye un conjunto de roles del sistema que cubren los casos de uso más comunes. Estos roles se crean automáticamente para cada iglesia y sirven como plantillas. Un rol que proviene de una plantilla del sistema muestra una pequeña insignia Predeterminado en su tarjeta y puede restablecerse a su configuración original.

Administrador (Púrpura)

• Alcance: Todos los registros
• Permisos: Acceso completo a todos los módulos y todas las acciones
• Ideal para: Pastores principales, personal ejecutivo, administradores de oficina

Admin de finanzas (Verde)

• Alcance: Todos los registros
• Permisos: Acceso completo a los módulos de finanzas — Donaciones y ofrendas, Fondos, Promesas, Presupuestos, Contabilidad y Estados de donaciones — más Informes (view/export). Sin acceso a administración de personas/eventos.
• Ideal para: Tesoreros, miembros del equipo de finanzas que manejan dinero pero no administración general de la iglesia

Líder de equipo (Esmeralda)

• Alcance: Miembros del equipo
• Permisos: Personas (view/edit), Seguimientos, Horarios (view/create/edit), Lecciones (view), Clases (view), Asistencia (view/record), Eventos (view), Calendario (view), Tareas, Equipos de servicio (view/edit/lead), Voluntarios (view/edit), Registro (view/use), Mensajería (view/send), Anuncios (view), Informes (view)
• Ideal para: Directores de ministerio, jefes de departamento, capitanes de equipo

Miembro del equipo (Azul)

• Alcance: Solo registros propios
• Permisos: Horarios (view), Lecciones (view), Asistencia (view), Eventos (view), Calendario (view), Tareas (view/create/edit), Equipos de servicio (view), Voluntarios (view), Registro (view/use), Mensajería (view), Anuncios (view)
• Ideal para: Maestros, voluntarios regulares, miembros del equipo de adoración

Miembro (Gris)

• Alcance: Solo registros propios
• Permisos: Eventos (view), Calendario (view), Anuncios (view), Registro (use)
• Ideal para: Miembros generales de la congregación que necesitan acceso básico al portal

Contador (solo lectura) (Azul)

• Alcance: Todos los registros
• Permisos: Acceso de solo lectura a todos los módulos de finanzas (Contabilidad, Donaciones y ofrendas, Fondos, Promesas, Presupuestos, Estados de donaciones) más Informes (view/export). Sin acceso a personas, eventos ni comunicaciones.
• Ideal para: Un CPA externo o contador que contrata en temporada de impuestos

Consejo: Los roles del sistema sirven como punto de partida. Puede personalizar los permisos de la mayoría de los roles del sistema para adaptarlos a las necesidades de su iglesia, y siempre puede restablecerlos a los valores predeterminados. El rol Administrador es la excepción: siempre mantiene acceso completo y sus permisos no se pueden editar.

Crear un rol personalizado

Si los roles integrados no coinciden con sus necesidades, cree un rol personalizado:

1. En la página de Roles, haga clic en el botón Nuevo rol en la esquina superior derecha.
2. (Opcional) Comenzar desde una plantilla. La parte superior del cuadro de diálogo Crear ofrece plantillas de inicio rápido — como Director de adoración, Contador, Revisor y Tenedor de libros — que rellenan previamente el nombre, color, alcance y permisos. Puede editar todo después. (Algunas plantillas pueden mostrar una insignia de mejora de plan si su plan aún no incluye sus funciones.)
3. Complete los detalles del rol:
   • Nombre del rol — Un nombre descriptivo (por ejemplo, «Voluntario del ministerio infantil», «Equipo de finanzas», «Líder de adoración»). Este campo es obligatorio.
   • Color — Seleccione un color para la insignia del rol.
   • Descripción — Una breve explicación del propósito de este rol (opcional, hasta 500 caracteres).
4. Elija el Alcance del permiso — Ellos mismos (Solo registros propios), Su equipo (Miembros del equipo) o Toda la organización (Todos los registros).
5. Establezca los permisos para cada módulo. Para cada módulo que active, use los botones de nivel Ninguno / Ver / Editar / Completo para establecer cuánto acceso obtiene el rol:
   • Ninguno — el módulo está desactivado para este rol.
   • Ver — acceso de solo lectura.
   • Editar — ver, crear y editar.
   • Completo — todas las acciones que admite el módulo.
   • Si ajusta las casillas de acción individuales a una combinación que los botones no cubren, el rol muestra una insignia Personalizado para ese módulo. Las casillas de acción por acción aparecen debajo de los botones para que pueda ajustar exactamente qué acciones están permitidas.
6. Haga clic en Crear rol.

El nuevo rol estará disponible de inmediato para asignación al invitar o administrar miembros del equipo.

Editar un rol

1. En la página de Roles, busque el rol que desea editar.
2. Haga clic en el icono de lápiz (Editar) en la tarjeta del rol.
3. Actualice el nombre, color, descripción, alcance o permisos de módulos usando los mismos controles que el cuadro de diálogo Crear (incluidos los botones de nivel Ninguno/Ver/Editar/Completo).
4. Haga clic en Guardar cambios.

Los cambios surten efecto de inmediato para todos los miembros del equipo asignados a ese rol.

Nota: Los roles del sistema pueden personalizarse para su iglesia; cada iglesia obtiene su propia copia que puede modificarse de forma independiente. El rol Administrador es la excepción: sus permisos están bloqueados en acceso completo y no se pueden cambiar.

Restablecer un rol a los valores predeterminados

Si ha modificado un rol del sistema y desea restaurarlo a su configuración original:

1. Busque el rol en la página de Roles. Los roles que provienen de una plantilla del sistema muestran una insignia Predeterminado.
2. Haga clic en el icono de restablecer (flechas circulares) en la tarjeta del rol.
3. Confirme el restablecimiento.

Esto restaurará el nombre, descripción, color, alcance y todos los permisos del rol a los valores originales de la plantilla del sistema.

Eliminar un rol personalizado

Los roles personalizados pueden eliminarse si ya no son necesarios:

1. Busque el rol en la página de Roles.
2. Haga clic en el icono de papelera (Eliminar) en la tarjeta del rol.
3. Confirme la eliminación.

No puede eliminar un rol que tenga miembros del equipo asignados. Si el rol está en uso, el botón Eliminar está deshabilitado y primero debe reasignar a esos miembros del equipo a un rol diferente.

Ejemplos prácticos

Ejemplo 1: Coordinador de escuela dominical

Cree un rol para alguien que administra las clases de escuela dominical pero no debe acceder a finanzas:

• Alcance: Su equipo (Miembros del equipo)
• Módulos: Personas (Ver), Clases (Editar), Horarios (Editar), Lecciones (Editar), Asistencia (establecer el nivel para que pueda ver y registrar), Registro (establecer en Ver)

Ejemplo 2: Administrador de finanzas

El tesorero de su iglesia puede usar el rol integrado Admin de finanzas, o puede crear un rol personalizado:

• Alcance: Toda la organización (Todos los registros)
• Módulos: Donaciones y ofrendas (Completo), Fondos (Completo), Promesas (Completo), Presupuestos (Completo), Contabilidad (Completo), Estados de donaciones (Completo), Informes (Ver)

Ejemplo 3: Miembro del equipo de adoración

Cree un rol para músicos y vocalistas — o comience desde la plantilla Director de adoración:

• Alcance: Ellos mismos (Solo registros propios)
• Módulos: Canciones y música (Ver), Planes de servicio (Ver), Horarios (Ver), Calendario (Ver)

Preguntas frecuentes

P: ¿Qué sucede si cambio los permisos de un rol mientras las personas están usando el sistema? R: Los cambios de permisos surten efecto de inmediato. La próxima vez que un miembro del equipo cargue una página, verá el nivel de acceso actualizado.

P: ¿Puede un miembro del equipo tener más de un rol? R: No. A cada miembro del equipo se le asigna exactamente un rol por iglesia. Si alguien necesita una combinación única de permisos, cree un rol personalizado para esa persona.

P: ¿Cuántos roles personalizados puedo crear? R: No hay un límite estricto en el número de roles personalizados. Cree tantos como necesite para coincidir con la estructura organizativa de su iglesia.

P: El número de miembros del equipo mostrado en una tarjeta de rol — ¿qué significa? R: Este recuento le indica cuántas personas están asignadas actualmente a ese rol. Le ayuda a comprender el impacto antes de realizar cambios.

P: ¿Qué significa la insignia «Personalizado» en un módulo? R: Significa que las acciones que ha seleccionado para ese módulo no coinciden con ninguno de los ajustes preestablecidos simples Ninguno/Ver/Editar/Completo. Eso está perfectamente bien; solo indica que ha ajustado finamente las acciones individuales para ese módulo.