Permisos de formularios y control de acceso

Este artículo explica quién puede crear, ver, editar y eliminar formularios en TimelyChurch, y cómo conceder acceso a las personas adecuadas de su equipo.

¿Quién puede gestionar formularios?

El acceso a formularios está regulado por dos capas:

1. Restricción por función del plan — ¿El plan de suscripción de su iglesia incluye la función Formularios? Si no, el elemento de barra lateral Formularios aparece atenuado con un icono de candado.
2. Permisos de módulo basados en roles — Entre los usuarios que pueden ver Formularios, ¿qué puede hacer cada uno?

Ambas capas deben permitir el acceso para que un usuario pueda realizar una acción determinada.

Capa 1: Restricción por función del plan

Que el módulo Formularios esté disponible depende del plan de suscripción de su iglesia. Formularios está incluido en el plan Growth y superiores, y cada plan establece cuántos formularios puede tener (los formularios archivados no cuentan). Si llega al límite, se le pide que mejore su plan antes de poder crear otro formulario.

• Si el plan de su iglesia no incluye la función Formularios, el elemento de barra lateral Formularios está bloqueado y lleva a la página para mejorar el plan, independientemente del rol del usuario.
• Las páginas públicas de formularios no se ven afectadas por esta restricción; los formularios ya publicados siguen funcionando incluso si una reducción de plan eliminó la función, pero no se pueden crear ni editar formularios nuevos.

Capa 2: Permisos basados en roles

Dentro de una iglesia, el acceso al módulo Formularios está controlado por el mismo sistema de roles/permisos usado en todo TimelyChurch. El módulo Formularios admite cuatro acciones estándar:

Estos aparecen en la página Administrar roles (en la barra lateral de administración, abra Administración y haga clic en Roles y permisos). Los módulos se agrupan en secciones de categoría plegables; Formularios aparece bajo la categoría Formularios como una fila etiquetada "Formularios — Crear formularios y ver los envíos". En lugar de alternar casillas en bruto, elige un nivel de permiso de una fila de píldoras — Ninguno, Ver, Editar o Acceso completo:

• Ninguno — sin acceso (el módulo está desactivado para este rol).
• Ver — concede acceso de ver.
• Editar — concede acceso de ver, crear y editar.
• Acceso completo — concede las cuatro acciones (ver, crear, editar, eliminar).

Si desea una combinación no estándar, la fila pasa a estado Personalizado y expone las casillas de acción individuales (Ver / Crear / Editar / Eliminar) debajo de las píldoras de nivel, para afinar exactamente qué acciones se conceden.

Roles integrados

De serie, los siguientes roles tienen acceso completo (ver, crear, editar, eliminar) a Formularios:

• Administrador — El rol integrado de acceso completo. Acceso completo a todos los módulos.
• Líder de equipo — El rol integrado para líderes de ministerio incluye acceso completo a Formularios de forma predeterminada.

Los roles personalizados (p. ej., "Coordinador de conexiones", "Director de voluntarios") están en blanco de forma predeterminada y necesitan permisos de Formularios concedidos explícitamente en el editor de roles.

Alcance del permiso

Formularios usa los mismos niveles de alcance Todos / Equipo / Propio que el resto de la aplicación:

• Alcance Todos — Ver todos los formularios de la iglesia (predeterminado para Administrador).
• Alcance Equipo — Se trata como Todos para Formularios, porque los formularios son de toda la iglesia y no están acotados por grupo.
• Alcance Propio — Actualmente se trata como un bloqueo efectivo para la gestión de Formularios; los usuarios con alcance solo propio generalmente no deberían tener el módulo Formularios habilitado.

Dónde se gestionan los formularios

Hay dos lugares donde se usan los formularios. Cada uno respeta las capas de permiso anteriores.

Portal de administración (principal, recomendado)

Esta es la interfaz moderna para el trabajo diario con formularios: crear, publicar, compartir y revisar envíos. El acceso requiere permisos de Formularios en el rol del usuario y un plan que incluya la función Formularios.

Portal del Miembro (acceso público de solo lectura)

Cualquiera — miembros, visitantes o administradores — puede completar un formulario publicado aquí. Hay tres modos de visibilidad establecidos por la configuración de visibilidad del portal de su iglesia:

• Público — Cualquiera, con o sin sesión iniciada, puede enviar formularios.
• Solo para miembros — Solo los miembros con sesión iniciada pueden acceder a los formularios; los visitantes se redirigen a la página de inicio de sesión.
• Oculta — El área de formularios queda oculta para el público; los administradores siguen gestionando formularios en el portal de administración.

Consulte 08-embedding-forms.md para la tabla de configuración de visibilidad.

Conceder acceso: paso a paso

Para permitir que un usuario que no es administrador (p. ej., un coordinador de "Conexiones") gestione formularios:

1. Inicie sesión como administrador de la iglesia.
2. En la barra lateral de administración, abra Administración y haga clic en Roles y permisos.
3. Edite un rol existente o cree uno nuevo (p. ej., "Coordinador de conexiones").
4. Abra la sección de categoría Formularios, encuentre la fila Formularios y establezca el nivel de permiso que desea conceder. Combinaciones habituales:
   • Solo crear y supervisar: elija Editar (concede ver, crear, editar). Eliminar permanece desactivado, por lo que no pueden eliminar formularios ni envíos.
   • Revisor de envíos: elija solo Ver. Pueden leer envíos y generar informes pero no cambiar la estructura del formulario.
   • Propietario completo: elija Acceso completo (ver, crear, editar, eliminar).
   • Cualquier combinación intermedia: use las casillas por acción en el estado Personalizado para conceder una mezcla exacta.
5. Guarde el rol.
6. En la barra lateral de administración, abra Administración > Miembros del equipo y cambie el rol de la persona con el selector de rol de su fila.
7. El usuario debe cerrar sesión y volver a iniciarla para que el nuevo permiso surta efecto.

Qué ocurre cuando se deniega el permiso

• Denegación a nivel de módulo (Ver desactivado): El elemento de barra lateral Formularios no está disponible para ese usuario. Al intentar abrir una página de formularios directamente, se muestra "No tiene permiso para acceder a Formularios."
• Denegación a nivel de acción (p. ej., Eliminar desactivado pero el usuario intentó eliminar de todos modos): El sistema bloquea la acción y muestra un mensaje como "No tiene permiso para eliminar en Formularios."
• Denegación a nivel de plan (el plan no incluye Formularios): El usuario se redirige al aviso de actualización de plan.

Véase también

• 10-build-your-first-form.md — tutorial de extremo a extremo para usuarios que ya tienen permiso.
• 09-approval-workflows.md — cómo la aprobación/rechazo de envíos interactúa con estos permisos.
• 08-embedding-forms.md — configuración de visibilidad pública.