Formularios de consentimiento y exenciones en el registro
Algunos eventos necesitan la firma de un padre antes de que un niño pueda participar: una autorización médica de campamento, una exención de actividad, una autorización de fotografías. Con TimelyChurch usted adjunta un formulario a una sesión de registro, y los padres lo leen y lo firman en el quiosco antes de registrar a sus hijos. La copia firmada se guarda en el registro de cada niño.
Paso 1: Cree el formulario de consentimiento
El formulario de consentimiento es un formulario común del módulo Formularios.
- Cree un formulario para su exención.
- Agregue el texto de su exención en un campo Instrucciones (o en un campo Sección). Este es el texto que los padres leen en el quiosco.
- Agregue una casilla «Acepto» y un campo Firma.
- Publique el formulario. Solo los formularios publicados pueden adjuntarse a una sesión.
Si aún no tiene formularios publicados, las pantallas de registro se lo indican: «Aún no hay formularios publicados. Cree un formulario de consentimiento en Formularios (el texto de su autorización, una casilla de "Acepto" y un campo de Firma), publíquelo y luego adjúntelo aquí.»
Paso 2: Adjunte el formulario a una sesión
Puede adjuntar el formulario al iniciar una sesión, o después.
Al iniciar una sesión: en la ventana Iniciar sesión de registro de asistencia, elija el formulario en Consentimiento / Autorización (opcional) («Los padres leen y firman este formulario al registrarse, antes de registrar a sus hijos.»).
En una sesión que ya está en curso: abra la página de la sesión, busque la tarjeta Consentimiento / Autorización y haga clic en Agregar (o Cambiar). Esto requiere el permiso Administrar de Registro.
Luego elija:
- ¿Con qué frecuencia debe firmar un padre?
- En cada registro -- una firma cada vez que la familia se registra en esta sesión.
- Una vez cada [N] días (90 de forma predeterminada, hasta 365) -- a una familia que ya firmó este formulario dentro de ese número de días no se le vuelve a pedir.
- Bloquear el registro hasta que se firme -- «Si está desactivado, se advierte al recepcionista, pero aún puede registrar al niño.»
La tarjeta Consentimiento / Autorización de la página de la sesión muestra entonces el formulario y sus reglas, por ejemplo «firmar en cada registro · bloquea sin firmar». Para dejar de pedirlo, elija No se requiere consentimiento.
Lo que ven los padres en el quiosco
Cuando una familia selecciona a sus hijos y toca Registrar, el quiosco muestra Firme el formulario de consentimiento («Revise y firme para continuar.») antes de registrar a nadie:
- El texto de la exención de su formulario.
- Una casilla: «He leído y acepto lo anterior en nombre de los niños que se están registrando.»
- ¿Quién firma? -- una lista opcional de los adultos de la familia («Seleccione el adulto que firma (opcional)»).
- Un cuadro de Firma -- «Firme arriba con el mouse o el dedo.» Toque Limpiar para empezar de nuevo.
- Firmar y registrar -- disponible una vez que se marca la casilla.
Atrás regresa a la pantalla de la familia. Registrar sin firma aparece cuando la sesión no bloquea los registros sin firmar, o cuando usa Una vez cada [N] días (para las familias que ya firmaron hace poco).
Qué ocurre cuando alguien no firma
| Configuración de la sesión | La familia firma | La familia no firma |
|---|---|---|
| Bloquear el registro hasta que se firme activado | Registrada, consentimiento guardado | Rechazado: «Se requiere un formulario de consentimiento firmado antes de registrarse.» |
| Bloquear el registro hasta que se firme desactivado | Registrada, consentimiento guardado | Registrada, sin consentimiento anotado |
| Una vez cada [N] días, firmado dentro de ese periodo | No se le vuelve a pedir | -- |
Algunas cosas que conviene saber:
- Las firmas se recogen solo en el quiosco. La Estación de registro de asistencia de la página de administración no tiene un paso de firma. Si una sesión bloquea los registros sin firmar, envíe a esas familias al quiosco.
- Los códigos QR de pre-registro no pueden recoger una firma. Si una familia aún no ha firmado, el escaneo se rechaza con «Esta sesión requiere un formulario de consentimiento firmado; regístrese en el quiosco para firmar.» -- se registran por número de teléfono o por nombre en el quiosco.
Dónde se guardan los consentimientos firmados
Cada firma se guarda como una respuesta de su formulario de consentimiento para cada niño registrado, para que pueda encontrarla:
- en el perfil del niño, en la pestaña Formularios e inscripciones, y
- junto con las demás respuestas del formulario en el módulo Formularios.