Transacciones recurrentes y registro automático con un asistente de IA
El alquiler, la factura de internet, un apoyo mensual a un misionero, un ingreso fijo por alquiler de un espacio: algunos ingresos y gastos se repiten según un calendario. Una transacción recurrente guarda uno de ellos como una plantilla: la cuenta, el importe, la frecuencia y la próxima fecha. Con el Registro automático activado, TimelyChurch registra la transacción por usted en cada fecha de vencimiento. Con el registro automático desactivado, la plantilla espera hasta que alguien la registre.
Puede administrar las transacciones recurrentes en la página Transacciones recurrentes de Contabilidad (abra el menú Disposición ▾ — Más ▾ en Chequera simple — y haga clic en Recurrente; consulte Transacciones recurrentes), o pidiéndoselo a su asistente de IA conectado (consulte Conectar un asistente de IA (Conector MCP)). Este artículo cubre al asistente y cómo funciona el registro automático. Como con todo cambio que hace un asistente, usted ve primero una vista previa y no ocurre nada hasta que se aprueba.
Qué contiene una transacción recurrente
| Campo | Notas |
|---|---|
| Tipo | Ingreso o gasto. |
| Importe | El mismo importe cada vez. |
| Cuenta bancaria | Una de las cuentas bancarias de su iglesia. |
| Frecuencia | Semanal, Quincenal, Mensual, Trimestral o Anual. |
| Día del mes | Para una plantilla mensual. En un mes más corto se usa el último día. |
| Próxima fecha | La primera (o próxima) fecha de registro — hoy o posterior. |
| Fecha de fin | Opcional. Cuando el calendario la pasa, la plantilla se pausa sola. |
| Categoría, beneficiario, fondo | Opcionales. La categoría debe coincidir con el tipo (una categoría de ingresos para un ingreso, una de gastos para un gasto). |
| Descripción | Se copia en cada transacción que registra la plantilla — escríbala como quiere que se lea en sus libros. |
| Registro automático | Activado o desactivado. |
Qué puede pedirle al asistente
| Pida | Qué ocurre | Permiso en Contabilidad |
|---|---|---|
| «Muéstrame nuestras transacciones recurrentes» | Una lista, la más próxima primero: descripción, importe, frecuencia, próxima fecha, activa o pausada, registro automático activado o desactivado, y cuáles vencen ahora o en los próximos 7 días. | Ver |
| «Configura un gasto recurrente…» | Una plantilla nueva. Configurarla no registra nada. | Crear |
| «Cambia el importe de…» | Se edita la plantilla. Solo afecta los registros futuros; las transacciones ya registradas quedan como están. | Editar |
| «Registra ahora el alquiler» | Se registra una transacción, con fecha de hoy, y la próxima fecha avanza un período. | Crear |
| «Omite el de este mes…» | No se registra nada, y la próxima fecha avanza un período. | Editar |
| «Pausa…» / «Reanuda…» | Una plantilla pausada nunca se registra y no se puede registrar ni omitir hasta que se reanude. Su calendario se conserva. | Editar |
El asistente no puede eliminar una plantilla. Páusela, o elimínela en la página Transacciones recurrentes.
Aprobación. Cada una de estas se aprueba en el chat, según el ajuste Aprobación en el chat de su iglesia. Como una plantilla con el registro automático activado sigue registrando transacciones sin ningún paso más, configurar una, editarla o reanudarla cuenta como un cambio que se registra en sus libros: con Solo los cambios que se registran en el libro mayor seleccionado, igual espera su «Aprobar». Consulte Aprobar los cambios que propone un asistente de IA.
Cómo funciona el registro automático
Una vez al día TimelyChurch revisa cada transacción recurrente activa que tiene el registro automático y registra las que vencen.
- Vencida significa hoy o antes, en el calendario propio de su iglesia. La revisión corre a las 06:10 UTC y usa la zona horaria de su iglesia para decidir qué es «hoy». Una transacción que vence el día 1 se registra el día 1 según su calendario — temprano en la mañana o tarde en la noche, según dónde esté — y nunca antes del día 1.
- La transacción lleva la fecha programada, no el momento en que se registró.
- Una transacción por plantilla por día. Después de registrarse, la próxima fecha avanza un período.
- Nunca se registra dos veces. Si alguien registra la misma ocurrencia a mano en el mismo instante, solo se registra una transacción.
Las fechas perdidas no se rellenan después
Si una plantilla se queda atrasada (por ejemplo, estuvo pausada seis meses y luego se reanudó), el registro automático registra solo la fecha vencida más reciente y omite las anteriores. Una plantilla mensual reanudada tras seis meses registra la transacción de este mes, no siete. Cuando reanuda una plantilla así, la vista previa le dice cuántas fechas se omitirán.
Si sí quiere las perdidas en sus libros, regístrelas usted mismo como transacciones comunes.
Cuando una fecha no se puede registrar
El registro automático omite una fecha, pasa el calendario a la siguiente y deja un aviso cuando:
- la fecha cae en un año fiscal cerrado;
- la fecha cae dentro de una conciliación bancaria completada de la cuenta de la plantilla;
- la cuenta bancaria de la plantilla fue archivada;
- su categoría, beneficiario o fondo ya no está activo.
No se registra nada en un período ni en una cuenta que usted cerró. Corrija la plantilla (pida al asistente que cambie la cuenta o la categoría, o haga clic en Editar en la página Transacciones recurrentes) para que las fechas siguientes se registren de nuevo.
Ver lo que se registró
- Las transacciones aparecen en sus libros como cualquier otra, en la pestaña Transacciones, y en el Registro de auditoría como un cambio automático.
- Cada registro automático, cada fecha omitida y cada fecha que no se pudo registrar también se anota en la pestaña Actividad de Configuración de la iglesia (visible para los administradores de la iglesia).
- No se envía ningún correo por los registros automáticos. Abra la página Transacciones recurrentes, pida al asistente que liste sus transacciones recurrentes, o mire la pestaña Actividad para revisarlas.
Registrar a mano
Para una plantilla con el registro automático desactivado — o para registrar una antes de tiempo — pida al asistente que la registre ahora, o haga clic en Registrar ahora en la página Transacciones recurrentes. La transacción lleva la fecha de hoy en el calendario de su iglesia. Se rechaza, con el motivo, cuando hoy cae en un año fiscal cerrado o dentro de una conciliación completada de esa cuenta, y cuando la plantilla está pausada.
Buenas prácticas
- Use el registro automático para importes que nunca varían — alquiler, una suscripción fija. Para importes que cambian cada vez, como los servicios, deje el registro automático desactivado y registre el importe real cuando llegue la factura.
- Ponga una fecha de fin cuando conozca una, como el último pago de un contrato de alquiler.
- No registre el mismo pago dos veces. Si el pago también llega por su importación bancaria, excluya esa fila del banco o deje el registro automático desactivado para él.
- Revise antes de conciliar. Repase la página Transacciones recurrentes (o pida al asistente la lista) cada mes y compárela con su estado de cuenta bancario.