Registro de transacciones

Tipos de transacción

TimelyChurch admite cuatro tipos de entradas desde la página de Transacciones:

• Ingresos — Dinero que entra a una cuenta (donaciones, ofrendas, intereses, ingresos por alquiler, etc.). En modo Simple se etiqueta Dinero entrante.
• Gastos — Dinero que sale de una cuenta (facturas, compras, nómina, servicios públicos, etc.). En modo Simple se etiqueta Dinero saliente.
• Transferencia — Mover dinero entre dos cuentas (p. ej., de la cuenta corriente a la de ahorros).
• Asiento contable — Un registro manual de partida doble donde los débitos deben igualar los créditos. Es una herramienta de modo Avanzado para contadores que hacen ajustes. Consulte Asientos contables y ajustes.

Nota: Ingresos, Gastos y Transferencia son transacciones cotidianas registradas desde el mismo formulario rápido. Los Asientos contables abren su propia página dedicada de partida doble.

Encontrar el módulo de Contabilidad

El módulo de Contabilidad usa una barra de pestañas en la parte superior: Panel · Libro de registro · Transacciones · Donaciones · Facturas · Informes. A la derecha hay un menú desplegable Setup ▾ (en modo Avanzado) o More ▾ (en modo Simple) que contiene las superficies de configuración (Catálogo de cuentas, Categorías, Beneficiarios, Conciliación y más).

Modo Simple frente a Avanzado: En modo Simple, algunas superficies se renombran para ser más amigables. La pestaña Transacciones se convierte en Dinero entrante / saliente, y las etiquetas de tipo se convierten en Dinero entrante y Dinero saliente. Los datos son idénticos — solo cambian las etiquetas. Consulte Modo de contabilidad simple frente a avanzado.

Dónde registrar transacciones

Hay dos lugares para registrar transacciones en TimelyChurch:

Página de Transacciones

Abra la pestaña Transacciones (se muestra como Dinero entrante / saliente en modo Simple). Esta página muestra todas las transacciones de todas las cuentas y proporciona el formulario completo de registro con todos los campos disponibles.

Libro de registro (Entrada rápida)

Abra la pestaña Libro de registro. Esta es una vista simplificada tipo chequera filtrada a una sola cuenta bancaria. Incluye una opción de Entrada rápida para registro de datos rápido.

Registrar una transacción (página de Transacciones)

1. Abra la pestaña Transacciones.
2. Haga clic en el botón Nueva transacción. Es un botón de acción dividida — al hacer clic en la flecha de la derecha se abre un menú con:
   • Nuevo gasto — Dinero que sale de una cuenta
   • Nuevo ingreso — Dinero que entra a una cuenta
   • Nueva transferencia — Mover dinero entre cuentas
   • Nuevo asiento contable — Registro manual de partida doble (abre su propia página)
   • Importar desde CSV — Subir un archivo bancario/de estado de cuenta
   • Exportar CSV — Descargar la lista filtrada
3. Elija Nuevo gasto, Nuevo ingreso o Nueva transferencia. El formulario de registro se abre con ese tipo preseleccionado. Puede cambiar el tipo en cualquier momento usando las pestañas Ingresos / Gastos / Transferencia en la parte superior del formulario.
4. Complete los siguientes campos:
   • Importe — El monto en dólares (debe ser mayor que $0.00). Obligatorio.
   • Fecha — La fecha de la transacción. Obligatorio.
   • Descripción — Breve descripción de la transacción.
   • Cuenta — La cuenta bancaria o financiera a la que pertenece esta transacción. (Para una Transferencia, se etiqueta Desde la cuenta.) Obligatorio.
   • Categoría — Seleccione una categoría de ingresos o gastos para clasificar la transacción. (No se muestra para Transferencias.)
   • Cuenta de destino — Solo transferencias — la cuenta a la que se mueve el dinero.
   • Beneficiario — Solo gastos. Seleccione un beneficiario/proveedor, búsquelo o agregue uno nuevo en línea — consulte Administración de beneficiarios y proveedores.
   • Detalles de la donación — Solo ingresos. Opcionalmente vincule un donante, registre un método de pago e ingrese una comisión de procesamiento (consulte la nota sobre Comisión de procesamiento más abajo).
   • Fondo — Opcionalmente asigne la transacción a un fondo específico.
   • Clase — Solo modo Avanzado. Opcionalmente etiquete la transacción con una clase de seguimiento (p. ej., un ministerio, campus o programa) para filtrar informes por clase. Consulte Clases de seguimiento.
   • N.º de referencia — Número de factura, número de recibo o cualquier referencia.
   • N.º de cheque — Solo gastos, para transacciones pagadas con cheque.
   • Notas — Detalles adicionales (solo uso interno).
5. Haga clic en Registrar transacción.

Comisión de procesamiento (solo ingresos): Si un procesador de terceros (Stripe, PayPal, etc.) dedujo una comisión del depósito, ingrese la comisión en la sección Detalles de la donación. El sistema registra el monto bruto como ingreso y la comisión como un gasto separado para que los informes muestren tanto las donaciones brutas como los depósitos netos con precisión.

Depositar en (ingresos): Cuando registra una donación, elija la cuenta bancaria o de activo Depositar en para que el donativo aterrice en la cuenta correcta y aparezca en el registro de esa cuenta, listo para conciliar. Si se retuvo una comisión de procesamiento, solo el importe neto se agrega a la cuenta bancaria, mientras que el donativo se sigue registrando por su valor bruto completo para los informes de donaciones y fondos.

Registro rápido de Donación / Gasto: Los formularios rápidos Registrar donación y Registrar gasto en el panel de Contabilidad llevan los mismos campos Fondo, N.º de referencia y N.º de cheque que el formulario completo (y la cuenta Depositar en para donaciones), de modo que puede capturar esos detalles sin abrir el modal completo.

Consejo: ¿Necesita asignar un solo depósito o gasto a varias categorías? Active el interruptor Dividir transacción en el formulario para agregar líneas de división por categoría — consulte Transacciones divididas. (Las divisiones no están disponibles para Transferencias.)

Entrada rápida en el Libro de registro

El Libro de registro proporciona una forma rápida de ingresar transacciones sin abrir el formulario completo de registro.

1. Abra la pestaña Libro de registro.
2. Seleccione la cuenta bancaria en el menú desplegable Cuenta en la parte superior. El saldo acumulado de esa cuenta se muestra junto a él.
3. Haga clic en Entrada rápida y use el panel de entrada:
   • Ingrese la fecha, beneficiario, categoría, importe y tipo (ingreso o gasto).
4. Guarde la entrada para registrar la transacción.

La transacción aparece inmediatamente en el registro y el saldo de la cuenta se actualiza en tiempo real.

Consejo: El Libro de registro es la mejor opción para tareas cotidianas de contabilidad como registrar cheques, depósitos y compras con tarjeta de débito.

Transacciones automáticas de donaciones

Cuando las donaciones se registran a través del módulo de Donaciones (entrada manual, donaciones en línea o lotes de depósito), TimelyChurch crea automáticamente las transacciones de ingresos correspondientes en el módulo de Contabilidad. Estas transacciones generadas automáticamente incluyen:

• El nombre del donante en la descripción (o «Anónimo» para donativos anónimos)
• El método de pago (efectivo, cheque, en línea, etc.)
• El número de cheque (para pagos con cheque)
• La asignación de fondo
• Un número de referencia que enlaza con la donación original

Si un donante divide un donativo entre varios fondos, se crean transacciones separadas para cada asignación.

Importante: No necesita ingresar manualmente los ingresos por donaciones. El sistema lo maneja automáticamente. Si también lo ingresa manualmente, tendrá registros duplicados.

Transferencias entre cuentas

Para registrar una transferencia (p. ej., mover dinero de la cuenta corriente a la de ahorros):

1. Haga clic en la flecha de Nueva transacción y elija Nueva transferencia.
2. Seleccione la Desde la cuenta (la cuenta de la que sale el dinero).
3. Seleccione la Cuenta de destino (la cuenta a la que entra el dinero).
4. Ingrese el importe y la fecha.
5. Haga clic en Registrar transacción.

Ambos saldos de cuenta se actualizarán automáticamente. La cuenta de origen disminuye y la cuenta de destino aumenta por el monto de la transferencia.

Editar una transacción

1. Encuentre la transacción en la página de Transacciones o en el Libro de registro.
2. Abra su menú de acciones y elija Editar.
3. Actualice los campos según sea necesario.
4. Guarde sus cambios.

Los saldos de las cuentas se recalculan automáticamente después de cualquier edición. Si cambia la asignación de cuenta, tanto la cuenta antigua como la nueva tendrán sus saldos actualizados.

Editar divisiones: Si la transacción está dividida entre categorías, el panel Dividir transacción se abre precargado con sus líneas de división actuales, de modo que puede cambiar las categorías o los importes directamente en lugar de eliminar y volver a crear la transacción — consulte Transacciones divididas.

Duplicar una transacción

Para transacciones que se repiten con frecuencia (pero no están configuradas como recurrentes), puede duplicar una transacción existente.

1. Encuentre la transacción en la lista de Transacciones.
2. Abra su menú de acciones y elija Duplicar.
3. Se crea una copia con la fecha de hoy y «(Copia)» añadido a la descripción.
4. Edite la transacción duplicada para actualizar los detalles.

Nota: Las transacciones duplicadas no se marcan como conciliadas, incluso si la original lo estaba.

Eliminar una transacción

1. Encuentre la transacción que desea eliminar.
2. Abra su menú de acciones y elija Eliminar.
3. Confirme la eliminación.

El saldo de la cuenta se recalculará automáticamente.

Importante: No puede eliminar una transacción que ha sido conciliada o que tiene un recibo de donación emitido — primero quítele la conciliación (o anule el recibo). Esto protege la pista de auditoría: la integridad de las conciliaciones bancarias completadas y de los recibos ya entregados a los donantes. Si necesita revertir una transacción bloqueada, cree una nueva transacción de compensación en su lugar.

Marcar transacciones como conciliadas

Puede alternar manualmente el estado de conciliación de transacciones individuales:

1. Haga clic en el interruptor de conciliación (el círculo en la columna más a la izquierda de la tabla de Transacciones).
2. La transacción se marcará como conciliada (o no conciliada si ya lo estaba).

Para conciliación masiva, use el asistente de Conciliación bancaria — consulte el artículo Conciliación bancaria para más detalles.

Filtrar y buscar transacciones

La página de Transacciones proporciona varios filtros:

• Cuenta — Mostrar transacciones de una cuenta específica.
• Categoría — Mostrar transacciones de una categoría específica.
• Tipo — Filtrar por ingreso, gasto o transferencia.
• Origen — Filtrar por de dónde provino la transacción (entrada manual o una fuente de importación específica).
• Rango de fechas — Mostrar transacciones dentro de un rango de fechas específico.

Un panel Avanzado agrega un rango de importes, beneficiario y filtro de estado de conciliación. También hay una barra de búsqueda universal en la parte superior que coincide con un importe, nombre de beneficiario, descripción o número de referencia.

Todos los filtros se pueden combinar. Los filtros actuales se conservan en la URL, de modo que puede marcar una vista filtrada o compartirla con otro administrador.

Exportar transacciones a CSV

Puede exportar su lista de transacciones filtradas a un archivo CSV para usar en hojas de cálculo o herramientas contables externas.

1. Aplique los filtros deseados en la página de Transacciones.
2. Haga clic en la flecha de Nueva transacción y elija Exportar CSV.
3. La descarga incluirá todas las transacciones que coincidan con sus filtros actuales.

El CSV exportado respeta sus filtros actuales.

Consejo: La exportación CSV usa codificación UTF-8 con BOM (Byte Order Mark) para una visualización correcta en Microsoft Excel. Los caracteres especiales y el texto internacional se mostrarán correctamente.

Importar transacciones desde un CSV bancario

En lugar de ingresar cada transacción a mano, puede subir un archivo CSV de su banco y dejar que TimelyChurch haga coincidir cada línea con una de sus cuentas y categorías. Haga clic en la flecha de Nueva transacción en la página de Transacciones y elija Importar desde CSV. Las importaciones pasan por una cola de revisión (usted confirma o rechaza cada fila) antes de publicarse, y aparece una insignia de conteo en la pestaña Transacciones mientras hay filas esperando revisión. Consulte Importación de CSV bancario para el flujo completo y los formatos bancarios admitidos.

Categorías

Las categorías le ayudan a clasificar transacciones para informes y presupuestos. TimelyChurch mantiene dos tipos:

• Categorías de ingresos (p. ej., Diezmos y ofrendas, Donaciones, Recaudación de fondos, Subvenciones)
• Categorías de gastos (p. ej., Salarios y sueldos, Servicios públicos, Edificio y mantenimiento, Misiones)

Las categorías se administran por separado de las cuentas. Puede cargar categorías predeterminadas, crear personalizadas o configurar subcategorías para un seguimiento más detallado.

Para administrar categorías, abra el menú desplegable Setup ▾ (o More ▾ en modo Simple) en la barra de pestañas de Contabilidad y elija Categorías.