Gestionar envíos

Una vez que su formulario está publicado y recibe respuestas, puede ver, filtrar, revisar y exportar envíos desde el panel de administración.

Ver la lista de envíos

1. Vaya a Formularios en la barra lateral de administración.
2. Haga clic en el formulario que desea revisar.
3. En la página de detalle del formulario, haga clic en Ver envíos en la barra lateral de Acciones rápidas, o haga clic en Envíos en la ruta de navegación.

La lista de envíos muestra todas las respuestas en orden cronológico inverso (las más recientes primero), con 25 envíos por página.

Columnas de la lista de envíos

También puede seleccionar envíos con las casillas de la primera columna para aprobar o rechazar varios a la vez. Una barra de acciones masivas aparece desde la parte inferior de la pantalla cuando se selecciona una o más filas.

Filtrar envíos

Use la barra de filtros en la parte superior de la lista de envíos para acotar su vista:

Por palabra clave

Escriba en el cuadro Buscar para encontrar envíos que contengan una palabra o valor particular (por ejemplo, un nombre, una dirección de correo electrónico o cualquier cosa que una persona escribió en el formulario). La lista se actualiza automáticamente mientras escribe.

Por estado

Seleccione un estado del menú desplegable para mostrar solo envíos con ese estado y haga clic en Filtrar:

• Todos los estados — Mostrar todos los envíos
• Pendiente — Envíos en espera de revisión
• Aprobado — Envíos que han sido aprobados
• Rechazado — Envíos que han sido rechazados

Las tarjetas de estadísticas encima de la lista se actualizan para reflejar los filtros aplicados actualmente.

Estadísticas de envíos

En la parte superior de la página de envíos, cuatro tarjetas de estadísticas ofrecen un resumen rápido:

• Total — Número total de envíos
• Pendiente — Número en espera de revisión
• Aprobado — Número aprobado
• Rechazado — Número rechazado

En la página de detalle del formulario, hay estadísticas adicionales disponibles:

• Hoy — Envíos recibidos hoy
• Esta semana — Envíos recibidos esta semana
• Este mes — Envíos recibidos este mes

Ver un envío individual

Haga clic en cualquier envío para abrir su página de detalle. Allí encontrará:

Tarjeta de estado

Un indicador destacado que muestra el estado actual (Pendiente de revisión, Aprobado o Rechazado) con codificación por colores.

Respuestas del formulario

Cada campo del formulario se muestra con su etiqueta y el valor enviado. Los distintos tipos de campo se muestran de forma adecuada:

• Texto / Texto de varias líneas — Mostrado como texto sin formato
• Correo electrónico — Mostrado como un enlace mailto en el que se puede hacer clic
• Teléfono — Mostrado como un enlace tel en el que se puede hacer clic
• Casillas de verificación / Sí-No — Mostrado como indicador Sí/No con un icono
• Selección múltiple y otras respuestas de varios valores — Mostrados como etiquetas de colores individuales
• Carga de archivo — Mostrado como un enlace Ver archivo adjunto
• Repetidor — Mostrado como una lista numerada, o como tabla cuando el repetidor tiene varias columnas

Pago (solo formularios de pago)

Si el formulario recibió un pago, una tarjeta de Pago muestra las partidas, el total pagado, la moneda y una insignia de estado del pago (Pagada, Reembolsado, Pago pendiente, etc.). Cuando un pago es elegible, un botón Reembolsar a la tarjeta le permite devolver el dinero a la tarjeta del inscrito; el reembolso también revierte las entradas de ingresos y comisiones correspondientes en Contabilidad. Un pago solo puede reembolsarse una vez.

Información del remitente

La barra lateral muestra:

• El nombre, el correo electrónico y el teléfono del remitente (si están disponibles)
• Si el envío proviene de un Miembro vinculado (conectado a un registro de Persona) o de un Envío de invitado (anónimo)
• Un enlace al perfil de la Persona si está vinculado

Notas de revisión

Si el envío ha sido revisado, las notas dejadas por el revisor se muestran junto con la marca de tiempo y el nombre del revisor.

Detalles técnicos

El ID del envío, el nombre del formulario, la fecha de envío y otros metadatos se muestran como referencia.

Aprobar o rechazar envíos

Para aprobar un envío

1. Abra la página de detalle del envío.
2. Haga clic en el botón verde Aprobar en el encabezado.
3. Opcionalmente agregue notas de revisión que expliquen la aprobación.
4. Haga clic en Aprobar envío.

Si el modo de sincronización del perfil del formulario está configurado en "Al aprobar", los datos asignados se sincronizarán con el registro de Persona en este momento y verá un mensaje que indica cuántos campos se sincronizaron.

Para rechazar un envío

1. Abra la página de detalle del envío.
2. Haga clic en el botón rojo Rechazar en el encabezado.
3. Ingrese un motivo de rechazo (obligatorio).
4. Haga clic en Rechazar envío.

Los envíos rechazados permanecen en sus registros como referencia, pero no se sincroniza ningún dato con los perfiles de Persona.

Para restablecer un envío

Si un envío ya ha sido aprobado o rechazado y necesita cambiar su estado:

1. Abra la página de detalle del envío.
2. Haga clic en el botón Restablecer a pendiente.
3. El envío vuelve al estado Pendiente para una nueva revisión.

Agregar notas

En la página de detalle del envío, haga clic en Agregar nota para adjuntar notas internas a cualquier envío. Las notas son útiles para documentar decisiones de revisión, acciones de seguimiento o discusiones internas.

Eliminar un envío

Para eliminar un envío individual:

1. Abra la página de detalle del envío.
2. Use la opción de eliminar para quitar el envío.

Advertencia: Eliminar un envío es permanente. Los datos no pueden recuperarse.

Exportar envíos a CSV

Exporte todos los envíos de un formulario como archivo CSV para usarlo en hojas de cálculo, combinación de correspondencia o herramientas de informes externas.

Para exportar

1. Vaya a la lista de envíos o a la página de detalle del formulario.
2. Haga clic en el botón Exportar CSV.
3. Se descarga un archivo CSV con el nombre del formulario y la fecha actual en el nombre del archivo (p. ej., volunteer-application-submissions-2026-02-16.csv).

Contenido del CSV

El archivo exportado incluye:

Los campos de diseño (encabezados, párrafos, divisores) se excluyen de la exportación.

Consejo: Los valores de selección múltiple se unen con comas en una sola celda (p. ej., "Monday, Wednesday, Friday").