Inscripción propia de voluntarios
TimelyChurch permite que los voluntarios se inscriban en posiciones de servicio abiertas a través del portal del miembro. Esto reduce la carga administrativa del personal de la iglesia y empodera a los voluntarios para elegir cuándo y dónde sirven.
Habilitar la inscripción propia
La inscripción propia se configura por posición cuando agrega una necesidad de servicio a un evento.
Paso a paso
- Vaya al evento y abra la pestaña Servicio.
- Al agregar o editar una necesidad de servicio, configure estos ajustes:
| Ajuste | Descripción |
|---|---|
| Abierto para inscripción | Active esta opción para permitir que los voluntarios se inscriban en esta posición |
| Fecha límite de inscripción | (Opcional) Establezca una fecha y hora tras la cual se cerrará la inscripción propia. Si se deja en blanco, la inscripción permanece abierta hasta que comience el evento. |
| Requerir aprobación | Cuando está habilitado, las inscripciones propias comienzan con estado «pendiente» y deben ser aprobadas por un administrador. Cuando está deshabilitado, las inscripciones se confirman automáticamente. |
Cómo se inscriben los voluntarios
A través del portal del miembro
- Los voluntarios inician sesión en el portal del miembro.
- Navegan a la página Oportunidades de Voluntariado.
- Ven una lista de eventos próximos con posiciones de servicio abiertas.
- Para cada posición, pueden ver:
- El nombre de la posición
- Cuántos cupos quedan (p. ej., «quedan 2 cupos»)
- El estado de inscripción (Abierto, Cerrado o Cubierto)
- La fecha límite de inscripción, si se estableció una
- Hacen clic en Inscribirse junto a una posición disponible.
Comprobaciones de elegibilidad para inscripción
Antes de permitir una inscripción, el sistema verifica que el voluntario cumpla todos los requisitos:
- La inscripción debe estar abierta — La posición debe tener «Abierto para inscripción» habilitado y cualquier fecha límite no debe haber pasado.
- No inscrito previamente — El voluntario no puede inscribirse dos veces en la misma posición.
- Cupos disponibles — Debe quedar al menos una plaza sin cubrir.
- Pertenencia al equipo — Si la posición pertenece a un equipo de servicio específico, el voluntario debe ser miembro activo de ese equipo.
- Disponibilidad — El voluntario no debe estar marcado como no disponible (fecha bloqueada) en la fecha del evento.
- Evento en el futuro — El evento no debe haber comenzado ya.
Si alguna comprobación falla, el voluntario verá un mensaje claro que explica por qué no puede inscribirse (p. ej., «Ya está inscrito en esta posición», «Todos los cupos están ocupados», «Debe ser miembro de este equipo para inscribirse»).
Visualización del estado de inscripción
El sistema muestra distintos mensajes de estado según el estado de la posición:
| Estado | Se muestra cuando |
|---|---|
| Abierto para inscripción | La inscripción está habilitada sin fecha límite |
| Abierto hasta [fecha] | La inscripción está habilitada con fecha límite (p. ej., «Abierto hasta 15 mar, 9:00 a. m.») |
| Inscripción cerrada | La fecha límite ha pasado |
| Cubierto | Todos los cupos han sido tomados |
| Solo asignado por el administrador | La inscripción no está habilitada para esta posición |
También se muestra el número de cupos restantes (p. ej., «quedan 3 cupos», «queda 1 cupo» o «No hay cupos disponibles»).
Flujo de aprobación
Cuando Requerir aprobación está habilitado:
- El voluntario se inscribe y su asignación se crea con estado Pendiente.
- Un administrador recibe notificación de la inscripción pendiente.
- El administrador revisa y:
- Confirma la asignación (cambia el estado a Confirmado)
- Rechaza la asignación (cambia el estado a Rechazado)
Cuando Requerir aprobación está deshabilitado:
- El voluntario se inscribe y su asignación se establece inmediatamente en estado Confirmado.
- Las estadísticas de servicio del voluntario se actualizan automáticamente.
Retirarse de una inscripción
Los voluntarios pueden retirarse de su inscripción siempre que el evento no haya comenzado:
- Desde la página Mi Horario de Servicio del portal del miembro, encuentre la asignación.
- Haga clic en Retirarse o Cancelar.
- Se elimina la asignación y la plaza vuelve a estar disponible.
Si el evento ya comenzó o está en el pasado, el voluntario no puede retirarse de su inscripción.
Mejores prácticas para la inscripción propia
Consejo: Habilite la inscripción propia para posiciones fáciles de cubrir que no requieren habilidades especiales, como recepcionistas, ujieres o servicio de café. Para posiciones especializadas como técnico de sonido o líder de adoración, mantenga la inscripción deshabilitada y asigne voluntarios manualmente.
Consejo: Establezca una fecha límite de inscripción al menos 48 horas antes del evento. Esto le da tiempo para revisar las asignaciones y cubrir los vacíos restantes mediante asignación manual o programación automática.
Consejo: Use el ajuste «Requerir aprobación» para posiciones en las que desea evaluar quién se inscribe. Es útil para el ministerio infantil u otras áreas sensibles donde necesita una segunda mirada sobre cada voluntario antes de que figure en el horario.
Vista del administrador de inscripciones propias
En la pestaña Servicio del evento, los administradores pueden ver todas las asignaciones independientemente de cómo se crearon. Las inscripciones propias son identificables porque el campo «Asignado por» estará en blanco (nulo), mientras que los voluntarios asignados por un administrador mostrarán el nombre del administrador.
Los administradores conservan control total y pueden:
- Cambiar el estado de cualquier inscripción (Pendiente, Confirmado, Rechazado)
- Eliminar cualquier inscripción
- Cerrar la inscripción desactivando «Abierto para inscripción» o estableciendo una fecha límite pasada
- Ajustar el número de voluntarios necesarios en cualquier momento