Inscripción propia de voluntarios

TimelyChurch permite que los voluntarios se inscriban en posiciones de servicio abiertas a través del portal del miembro. Esto reduce la carga administrativa del personal de la iglesia y empodera a los voluntarios para elegir cuándo y dónde sirven.

Habilitar la inscripción propia

La inscripción propia se configura por posición cuando agrega una posición a un evento.

Paso a paso

1. Vaya al evento y abra la pestaña Servicio.
2. Haga clic en Añadir posición y, en la ventana Añadir puesto de voluntario, configure estos ajustes:

Para una posición que ya está en el evento, abra su menú Editar puesto (⋯) y active Abierto a inscripciones. Las posiciones abiertas a la inscripción muestran una pequeña etiqueta INSCRIPCIÓN en la pestaña Servicio.

Cómo se inscriben los voluntarios

A través del portal del miembro

1. Los voluntarios inician sesión en el portal del miembro y abren Mi horario.
2. Tocan Tomar un turno (en el panel del portal, la tarjeta Mis equipos también ofrece Toma un turno disponible). Se abre la página Oportunidades de Voluntariado («Explora e inscríbete en los puestos de servicio disponibles»).
3. Ven los eventos próximos con posiciones abiertas a la inscripción en sus propios equipos: la página enumera los equipos a los que pertenecen bajo «Eres miembro de:».
4. Para cada posición, pueden ver:
   • El nombre de la posición y el equipo
   • Cuántos cupos quedan (p. ej., «quedan 2 cupos»)
   • Un breve motivo si no pueden inscribirse
5. Hacen clic en Inscribirse junto a una posición disponible.

Nota: La página recuerda a los voluntarios: «Consejo: Inscribirte expresa interés — un líder de equipo confirmará tu colocación.» Si la posición requiere aprobación, ven «Se ha inscrito para … Un coordinador confirmará su inscripción.» Si no la requiere, ven «¡Está confirmado para …!»

Si no hay nada en qué inscribirse, la página muestra No hay oportunidades abiertas. Quien no está en ningún equipo de servicio ve ¿Aún no eres miembro de un equipo? — «Contacta al administrador de tu iglesia para que te agregue a un equipo de servicio.» Antes de permitir una inscripción, el sistema verifica que el voluntario cumpla todos los requisitos:

1. La inscripción debe estar abierta — La posición debe estar abierta a la inscripción y cualquier fecha límite no debe haber pasado.
2. No inscrito previamente — El voluntario no puede inscribirse dos veces en la misma posición.
3. Cupos disponibles — Debe quedar al menos una plaza sin cubrir.
4. Pertenencia al equipo — Si la posición pertenece a un equipo de servicio específico, el voluntario debe ser miembro activo de ese equipo.
5. Disponibilidad — El voluntario no debe estar marcado como no disponible en la fecha del evento.
6. Evento en el futuro — El evento no debe haber comenzado ya.

Si una comprobación falla, el voluntario ve un mensaje claro que explica por qué (p. ej., «Ya está inscrito en esta posición», «Todos los cupos están ocupados», «Debe ser miembro de este equipo para inscribirse», «Está marcado como no disponible en esta fecha»).

Flujo de aprobación

Cuando Requerir aprobación está marcado:

1. El voluntario se inscribe y su asignación se crea con estado Pendiente.
2. La inscripción aparece en la pestaña Servicio del evento y en la Cuadrícula de horarios como cualquier otra asignación pendiente.
3. Un líder la revisa y hace clic en Confirmar (✓) o en Eliminar.

Cuando Requerir aprobación está desmarcado:

1. El voluntario se inscribe y su asignación se establece inmediatamente en estado Confirmado.
2. Las estadísticas de servicio del voluntario se actualizan automáticamente.

Retirarse de una inscripción

Los voluntarios pueden retirarse de su inscripción siempre que el evento no haya comenzado:

1. En la página Oportunidades de Voluntariado, encuentre la asignación en Tus inscripciones.
2. Haga clic en Retirarse y confirme.
3. Se elimina la asignación y la plaza vuelve a estar disponible.

Si el evento ya comenzó o está en el pasado, el voluntario no puede retirarse de su inscripción. Una vez que una inscripción está en su horario, también puede rechazarla o proponer un intercambio desde Mi horario como cualquier otra asignación.

Mejores prácticas para la inscripción propia

Consejo: Habilite la inscripción propia para posiciones fáciles de cubrir que no requieren habilidades especiales, como recepcionistas, ujieres o servicio de café. Para posiciones especializadas como técnico de sonido o líder de adoración, mantenga la inscripción desactivada y asigne voluntarios usted mismo.

Consejo: Establezca una fecha límite de inscripción al menos 48 horas antes del evento. Esto le da tiempo para revisar las asignaciones y cubrir los vacíos restantes mediante asignación manual o autocompletado.

Consejo: Mantenga Requerir aprobación activado para posiciones en las que desea evaluar quién se inscribe. Es útil para el ministerio infantil u otras áreas sensibles donde necesita una segunda mirada sobre cada voluntario antes de que figure en el horario.

Gestión de inscripciones propias

En la pestaña Servicio del evento, los administradores y los líderes de equipo ven todas las asignaciones independientemente de cómo se crearon, y pueden:

• Confirmar una inscripción pendiente
• Eliminar cualquier inscripción
• Cerrar la inscripción desactivando Abierto a inscripciones en el menú Editar puesto de la posición
• Ajustar Personas necesarias en cualquier momento