Facturas y pagos

Resumen

La función de Facturas en TimelyChurch le ayuda a hacer seguimiento del dinero que su iglesia debe a los proveedores antes de que se pague. En lugar de registrar un gasto en el momento en que recibe una factura, puede ingresar la factura primero, hacer seguimiento de la fecha de vencimiento y registrar el pago cuando esté listo. Esto le da una imagen clara de las obligaciones pendientes en cualquier momento.

Estados de factura

Una factura también se marca como Atrasada si está sin pagar o parcialmente pagada y la fecha de vencimiento ha pasado.

Crear una factura

1. Vaya a Finanzas > Contabilidad > Facturas.
2. Haga clic en Agregar factura.
3. Complete los detalles:
   • Beneficiario (obligatorio) — Seleccione el proveedor de quien proviene la factura. Si el proveedor aún no está en su sistema, agréguelo primero en la página de Beneficiarios.
   • Número de factura — El número de factura o factura del proveedor para referencia.
   • Fecha de la factura (obligatorio) — La fecha en que se emitió la factura.
   • Fecha de vencimiento (obligatorio) — La fecha en que vence el pago. Debe ser en o después de la fecha de la factura.
   • Importe (obligatorio) — El monto total adeudado.
   • Categoría — Seleccione una categoría de gasto para esta factura.
   • Fondo — Opcionalmente asigne la factura a un fondo específico.
   • Descripción — Notas sobre el propósito de la factura.
4. Haga clic en Guardar.

La factura aparecerá en la lista de facturas con estado «Sin pagar».

Ver facturas

La página de Facturas muestra un resumen en la parte superior:

• Conteo y monto total en dólares de facturas sin pagar.
• Conteo de facturas atrasadas (facturas sin pagar pasada su fecha de vencimiento).

Puede filtrar la lista por:

• Estado — Sin pagar, Parcial o Pagada.
• Beneficiario — Mostrar facturas de un proveedor específico.

Las facturas se ordenan por fecha de vencimiento (la más próxima primero) para que pueda ver qué debe pagarse antes.

Pagar una factura

Cuando esté listo para pagar una factura:

1. Haga clic en la factura en la lista para abrir la página de detalle de la factura.
2. Haga clic en Pagar factura (o Registrar pago).
3. Complete los detalles del pago:
   • Cuenta — Seleccione la cuenta bancaria de la que saldrá el pago.
   • Fecha de pago — La fecha en que se realiza el pago.
   • Monto del pago — El monto que se paga. Para pago total, coincidirá con el monto adeudado. Para pago parcial, ingrese el monto que se paga.
   • Número de cheque — Si paga con cheque, ingrese el número de cheque.
4. Haga clic en Enviar pago.

Qué ocurre cuando paga una factura

• Se crea automáticamente una transacción de gasto en la cuenta bancaria seleccionada con el beneficiario, categoría, fondo y descripción de la factura.
• Si el monto del pago cubre el saldo restante completo, el estado de la factura cambia a Pagada.
• Si el monto del pago es menor que el saldo restante, el estado de la factura cambia a Parcial y se hace seguimiento del saldo restante.
• El saldo de la cuenta bancaria se actualiza automáticamente.

Consejo: No necesita registrar por separado la transacción de gasto al pagar una factura. El sistema la crea por usted. Si registra la transacción manualmente Y paga la factura, tendrá una entrada de gasto duplicada.

Pagos parciales

TimelyChurch admite pagos parciales de facturas. Si no puede pagar una factura en su totalidad:

1. Abra la factura y haga clic en Registrar pago.
2. Ingrese el monto que está pagando (menor que el total adeudado).
3. Envíe el pago.

El estado de la factura cambia a «Parcial» y se hace seguimiento del monto pagado. Puede realizar pagos adicionales hasta que la factura esté completamente pagada.

Editar una factura

Puede editar una factura sin pagar o parcialmente pagada:

1. Haga clic en la opción de editar en la factura.
2. Actualice los detalles según sea necesario.
3. Haga clic en Guardar.

Nota: Las facturas pagadas no se pueden editar. Si necesita corregir una factura pagada, anule el pago primero.

Eliminar una factura

Las facturas sin pagar se pueden eliminar:

1. Haga clic en la opción de eliminar en la factura.
2. Confirme la eliminación.

Nota: Las facturas pagadas no se pueden eliminar. Primero debe anular el pago, lo que devuelve la factura al estado sin pagar.

Anular un pago de factura

Si un pago se registró por error o un cheque fue devuelto:

1. Abra la página de detalle de la factura pagada.
2. Haga clic en Anular pago.
3. La factura vuelve al estado «Sin pagar» con el monto pagado restablecido a cero.

Lo que ocurre con la transacción de gasto depende de si fue conciliada:

• Si no está conciliada: La transacción de gasto se elimina.
• Si está conciliada: La transacción de gasto no se puede eliminar (para proteger la integridad de la conciliación). En su lugar, se crea un asiento de reversión — una transacción de ingresos por el mismo monto con «VOID:» anteponido a la descripción. Verá una advertencia que lo explica.

Página de detalle de factura

Al hacer clic en una factura se abre una página de detalle que muestra:

• Información de la factura (número, fechas, importe, beneficiario, categoría, fondo)
• Estado actual y monto adeudado
• Días de atraso (si aplica)
• Historial de pagos (el registro de transacción del pago)
• Quién creó la factura
• Opciones para editar, pagar o anular

Facturas recurrentes

Muchas obligaciones con proveedores se repiten en un calendario regular — estados de cuenta de servicios mensuales, primas de seguro trimestrales, una licencia de software anual. En lugar de crear cada una a mano, puede marcar una factura como recurrente y dejar que TimelyChurch genere la siguiente automáticamente.

Crear una factura recurrente

1. En el formulario de Nueva factura o Editar factura, marque la opción Esta es una factura recurrente.
2. Elija una Frecuencia:
   • Semanal
   • Quincenal
   • Mensual
   • Trimestral
   • Anual
3. Para facturas recurrentes mensuales, establezca el Día del mes (1-31). Si un mes tiene menos días, el sistema usa el último día de ese mes.
4. Para facturas recurrentes semanales o quincenales, establezca el Día de la semana.
5. Opcionalmente establezca una Fecha de fin de recurrencia. Después de esta fecha no se generan más facturas.
6. Guarde la factura como de costumbre.

Cómo se generan las facturas recurrentes

La factura recurrente que crea es la plantilla. Cuando llega la siguiente fecha de vencimiento, TimelyChurch genera una nueva factura hija vinculada a la plantilla. La factura hija es una factura normal — la paga, edita o anula igual que cualquier otra.

La plantilla en sí nunca se paga. Solo existe para generar facturas hijas según el calendario.

Editar una factura recurrente

Editar la plantilla recurrente cambia el calendario y los valores predeterminados que usarán las facturas hijas futuras. Las facturas hijas existentes no se modifican — si necesita corregir una ya generada, edite esa factura hija directamente.

Detener una factura recurrente

Para dejar de generar facturas futuras:

• Establezca una Fecha de fin de recurrencia en el pasado, o
• Elimine la plantilla recurrente (las facturas hijas ya generadas permanecen intactas).

Nota: Las facturas recurrentes hacen seguimiento del dinero que debe a un proveedor (con fechas de vencimiento y estado de pago). Las transacciones recurrentes registran entradas de ingresos o gastos directamente en el libro mayor. Use una factura recurrente cuando necesite hacer seguimiento de cuándo vence algo antes de pagarlo; use una transacción recurrente cuando la entrada es automática (p. ej., un cargo mensual fijo ya deducido por el banco). Consulte Transacciones recurrentes.

Mejores prácticas para facturas

Ingrese las facturas cuando las reciba. Incluso si no va a pagar de inmediato, registrar la factura le ayuda a ver sus obligaciones totales y evitar fechas de vencimiento omitidas.

Revise la lista de facturas semanalmente. Verifique las fechas de vencimiento próximas y las facturas atrasadas. El resumen en la parte superior de la página le da una instantánea rápida.

Use el campo Beneficiario de forma consistente. Siempre seleccione el beneficiario correcto del menú desplegable. Esto garantiza informes precisos de gasto por proveedor y seguimiento 1099.

Asigne categorías y fondos. La categorización adecuada garantiza que su Estado de resultados y los informes de variación de presupuesto sean precisos.