Facturas y pagos
Resumen
La función de Facturas en TimelyChurch le ayuda a hacer seguimiento del dinero que su iglesia debe a los proveedores antes de que se pague. En lugar de registrar un gasto en el momento en que recibe una factura, puede ingresar la factura primero, hacer seguimiento de la fecha de vencimiento y registrar el pago cuando esté listo. Esto le da una imagen clara de las obligaciones pendientes en cualquier momento.
Estados de factura
| Estado | Color | Descripción |
|---|---|---|
| Sin pagar | Rojo | La factura se ha ingresado pero no se ha realizado ningún pago. |
| Parcial | Amarillo | Se ha registrado un pago parcial, pero queda un saldo. |
| Pagada | Verde | La factura se ha pagado en su totalidad. |
Una factura también se marca como Atrasada si está sin pagar o parcialmente pagada y la fecha de vencimiento ha pasado.
Crear una factura
- Vaya a Finanzas > Contabilidad y abra la pestaña Facturas (la página Facturas y pagos).
- Haga clic en Agregar factura. Se abre la ventana Agregar nueva factura.
- Complete los detalles:
- Beneficiario (obligatorio) — Seleccione el proveedor de quien proviene la factura. Si el proveedor aún no está en su sistema, agréguelo primero en la página de Beneficiarios.
- Factura n.º — El número de factura o factura del proveedor para referencia.
- Fecha de la factura (obligatorio) — La fecha en que se emitió la factura.
- Fecha de vencimiento (obligatorio) — La fecha en que vence el pago. Debe ser en o después de la fecha de la factura.
- Importe (obligatorio) — El monto total adeudado.
- Categoría — Seleccione una categoría de gasto para esta factura.
- Fondo — Opcionalmente asigne la factura a un fondo específico.
- Descripción — Notas sobre el propósito de la factura.
- Factura recurrente — Actívela para una factura que se repite (consulte Facturas recurrentes más abajo).
- Haga clic en Agregar factura.
La factura aparecerá en la lista de facturas con estado «Sin pagar».
Ver facturas
La página de Facturas muestra un resumen en la parte superior:
- Sin pagar — cuántas facturas aún no se han pagado por completo.
- Adeudado — el monto total en dólares que aún se debe.
- Atrasada — cuántas facturas sin pagar han pasado su fecha de vencimiento.
Puede filtrar la lista por:
- Estado — Todos los estados, Sin pagar, Parcialmente pagada o Pagada.
- Beneficiario — Mostrar facturas de un proveedor específico (Todos los beneficiarios).
Cada fila muestra el Factura n.º, Beneficiario, Categoría, Fecha de vencimiento (con los días de atraso), Importe (y el monto pagado hasta ahora) y Estado, además de una insignia ↻ Recurrente en las facturas recurrentes.
Las facturas se ordenan por fecha de vencimiento (la más próxima primero) para que pueda ver qué debe pagarse antes.
Pagar una factura
Cuando esté listo para pagar una factura:
- En la lista de Facturas, haga clic en Pagar en la fila de la factura — o haga clic en Ver para abrir la página de detalle de la factura y haga clic en Pagar factura.
- La ventana Pagar factura muestra a quién le paga y cuánto. Complete los detalles del pago:
- Pagar desde la cuenta — Seleccione la cuenta bancaria de la que saldrá el pago.
- Fecha de pago — La fecha en que se realiza el pago.
- N.º de cheque — Si paga con cheque, ingrese el número de cheque.
- Monto del pago — El monto que se paga. Para pago total, coincidirá con el monto adeudado. Para pago parcial, ingrese el monto que se paga.
- Haga clic en Registrar pago.
Pagar una factura requiere el permiso Editar en la fila Contabilidad de su rol.
Qué ocurre cuando paga una factura
- Se crea automáticamente una transacción de gasto en la cuenta bancaria seleccionada con el beneficiario, categoría, fondo y descripción de la factura.
- Si el monto del pago cubre el saldo restante completo, el estado de la factura cambia a Pagada.
- Si el monto del pago es menor que el saldo restante, el estado de la factura cambia a Parcial y se hace seguimiento del saldo restante.
- El saldo de la cuenta bancaria se actualiza automáticamente.
Consejo: No necesita registrar por separado la transacción de gasto al pagar una factura. El sistema la crea por usted. Si registra la transacción manualmente Y paga la factura, tendrá una entrada de gasto duplicada.
Pagos parciales
TimelyChurch admite pagos parciales de facturas. Si no puede pagar una factura en su totalidad:
- Haga clic en Pagar en la factura (o Pagar factura en su página de detalle).
- Ingrese el monto que está pagando (menor que el total adeudado).
- Haga clic en Registrar pago.
El estado de la factura cambia a «Parcial» y se hace seguimiento del monto pagado. Puede realizar pagos adicionales hasta que la factura esté completamente pagada.
Editar una factura
Puede editar una factura sin pagar o parcialmente pagada:
- En la lista de Facturas, haga clic en Editar en la fila de la factura.
- Actualice los detalles según sea necesario en la ventana Editar factura. (La configuración de recurrencia se elige al agregar la factura y no se muestra aquí.)
- Haga clic en Actualizar factura.
Nota: Las facturas pagadas no se pueden editar. Si necesita corregir una factura pagada, anule el pago primero.
Eliminar una factura
Las facturas sin pagar se pueden eliminar:
- Haga clic en Eliminar en la fila de la factura (o Eliminar factura en su página de detalle).
- Confirme la eliminación en la ventana Eliminar factura («Esta acción no se puede deshacer.»).
Nota: Las facturas pagadas no se pueden eliminar. Primero debe anular el pago, lo que devuelve la factura al estado sin pagar.
Anular un pago de factura
Si un pago se registró por error o un cheque fue devuelto:
- Abra la página de detalle de la factura pagada (o parcialmente pagada).
- Haga clic en Anular pago y confirme.
- La factura vuelve al estado «Sin pagar» con el monto pagado restablecido a cero.
Lo que ocurre con la transacción de gasto depende de si fue conciliada:
- Si no está conciliada: La transacción de gasto se elimina.
- Si está conciliada: La transacción de gasto no se puede eliminar (para proteger la integridad de la conciliación). En su lugar, se crea un asiento de reversión — una transacción de ingresos por el mismo monto, con fecha de hoy, con «VOID:» anteponido a la descripción. Verá una advertencia que lo explica.
Un pago de factura no se puede reembolsar. Si usa Reembolsar en el gasto que creó el pago de una factura, se rechaza con «Este gasto es un pago de factura: anule el pago de la factura en su lugar.» Anular es la forma de revertir un pago de factura; también devuelve la factura a sin pagar. (Para el reembolso de un proveedor por una compra común, consulte Registrar un reembolso sobre un gasto.)
Un pago no puede tener fecha dentro de un período que ya concilió para esa cuenta bancaria, ni tampoco el asiento de reversión de una anulación: ambos se rechazan para que una conciliación completada siga cuadrada. Féchelo después de la fecha del estado de cuenta de su última conciliación completada.
Anular requiere el permiso Anular en la fila Contabilidad de su rol (incluido en Acceso completo).
Página de detalle de factura
Al hacer clic en una factura se abre una página de detalle que muestra:
- Información de la factura (Fecha de la factura, Fecha de vencimiento, Importe, Importe pagado, descripción, categoría, fondo)
- Estado actual y días de atraso (si aplica)
- Transacción de pago — cuándo y desde qué cuenta se pagó, con el número de cheque
- Quién creó la factura y cuándo se actualizó por última vez
- Botones Pagar factura, Anular pago y Eliminar factura (la edición se hace desde la lista de Facturas)
Facturas recurrentes
Muchas obligaciones con proveedores se repiten en un calendario regular — estados de cuenta de servicios mensuales, primas de seguro trimestrales, una licencia de software anual. En lugar de crear cada una a mano, puede marcar una factura como recurrente y dejar que TimelyChurch cree la siguiente por usted.
Crear una factura recurrente
- Haga clic en Agregar factura y complete la primera factura como de costumbre (su Fecha de vencimiento establece el calendario).
- Active Factura recurrente.
- Elija una Frecuencia: Semanal, Quincenal, Mensual, Trimestral o Anual.
- Opcionalmente establezca una Fecha de fin (opcional). Después de esta fecha no se crean más facturas.
- Haga clic en Agregar factura.
«La próxima factura se genera automáticamente cuando esta vence.» TimelyChurch revisa las facturas recurrentes cada mañana y crea la siguiente factura de la serie — con el mismo beneficiario, importe, categoría, fondo y descripción — con la siguiente fecha de vencimiento (por ejemplo, un mes después de la fecha de vencimiento de esta factura en una factura mensual). Cada factura de la serie es una factura normal que usted paga, edita, anula o elimina como cualquier otra, y cada una muestra la insignia ↻ Recurrente.
Detener una factura recurrente
La frecuencia y la fecha de fin se eligen al agregar la factura — la ventana Editar factura no las cambia. Para que una serie se detenga sola, establezca la Fecha de fin al crear la factura recurrente.
Mejores prácticas para facturas
Ingrese las facturas cuando las reciba. Incluso si no va a pagar de inmediato, registrar la factura le ayuda a ver sus obligaciones totales y evitar fechas de vencimiento omitidas.
Revise la lista de facturas semanalmente. Verifique las fechas de vencimiento próximas y las facturas atrasadas. El resumen en la parte superior de la página le da una instantánea rápida.
Use el campo Beneficiario de forma consistente. Siempre seleccione el beneficiario correcto del menú desplegable. Esto garantiza informes precisos de gasto por proveedor y seguimiento 1099.
Cierre del año: Las facturas sin pagar o parcialmente pagadas con fecha en un año bloquean Cerrar año fiscal para ese año — páguelas o elimínelas primero. Consulte Cierre de fin de año.
Asigne categorías y fondos. La categorización adecuada garantiza que su Estado de resultados y los informes de variación de presupuesto sean precisos.