Cuadrícula de horarios, lista del equipo y Copiar hacia adelante

Una vez que su iglesia comienza a ejecutar equipos de servicio en servicios recurrentes, la pregunta pasa de «¿quién está en el horario para este evento?» a «¿quién está en el horario durante las próximas varias semanas y dónde están los vacíos?». Este artículo cubre las herramientas de administración diseñadas para esa vista panorámica: la Cuadrícula de horarios (disponible tanto como vista entre eventos en la página de Eventos como en cada página de serie), las posiciones de servicio que la sustentan y el flujo de trabajo Copiar hacia adelante.

Nota: Todas estas funciones viven en el panel de administración (en Eventos). No están en el portal orientado a los miembros. Los voluntarios ven su propio horario personal en Mi horario en el portal; la cuadrícula es una herramienta para coordinadores.

Dónde encontrarlas

Hay dos lugares para ver una cuadrícula de horarios, según si desea una serie o una imagen entre equipos:

Cuadrícula de horarios entre eventos (la vista principal):

1. En la barra lateral, en Planificación, haga clic en Cuadrícula de horarios, o haga clic en el botón Cuadrícula de horarios en la parte superior de la página Eventos (en un teléfono, está en el menú ⋮ Más).
2. Se abre la página de planificación de Eventos en la pestaña Cuadrícula de horarios, mostrando quién sirve cuándo en todos sus equipos.

Cuadrícula por serie:

1. Abra Eventos en la barra lateral.
2. Haga clic en el menú ⋮ Más y elija Serie de eventos.
3. Abra la serie recurrente que desea ver (p. ej., «Servicio dominical por la mañana»).

La Cuadrícula de horarios por serie («Próximos 3 meses») y los botones Copiar hacia adelante solo aparecen cuando Voluntarios está activado en la serie y al menos una Posición de servicio está configurada en ella (consulte Creación de equipos de servicio y roles).

La Cuadrícula de horarios

La cuadrícula le muestra, de un solo vistazo, qué voluntarios están programados para qué repeticiones próximas. Las filas son personas. En la cuadrícula entre eventos, cada columna es un servicio (con su fecha, título y hora), de modo que dos servicios el mismo día tienen dos columnas; en la cuadrícula por serie, cada columna es una fecha de esa serie.

Cómo leerla

En la cuadrícula por serie, pase el cursor sobre una celda confirmada para ver el nombre de la posición (p. ej., «Confirmado — Técnico de sonido»). Las celdas pendientes muestran «Respuesta pendiente» y las no disponibles «Marcado como no disponible».

En la Cuadrícula de horarios entre eventos, la etiqueta de una celda nombra la posición en la que está programada la persona («Confirmado · Programado como: FOH Audio»), una invitación que venció sin respuesta dice «Invitación vencida», y un pequeño punto rojo en una celda ✓ o ? significa que la persona está programada pero se marcó como no disponible esa fecha. Haga clic en la celda para Quitar asignación, Cambiar posición o Reinvitar / Cancelar invitación en una invitación vencida. Consulte Cuadrícula de horarios — Programación visual de voluntarios.

La columna izquierda Miembro del equipo permanece fija al desplazarse horizontalmente, de modo que el nombre del voluntario sigue visible mientras recorre semanas de fechas. La fila de encabezado también permanece en su lugar.

Ajustar la vista

En la Cuadrícula de horarios entre eventos, tiene algunos controles que la cuadrícula por serie no tiene:

• Ventana de semanas: cambie entre 4 sem., 8 sem. y 12 sem. para ampliar o reducir cuántas semanas de fechas son visibles a la vez.
• Flechas Atrás / Adelante: desplace la ventana visible hacia atrás o adelante; un botón Hoy le devuelve a la semana actual.
• Filtro de equipo: reduzca la cuadrícula a un solo equipo o muestre Todos los equipos.
• Filtro de ministerio: si sus equipos están organizados en ministerios, reduzca la cuadrícula a un ministerio (Todos los ministerios para quitarlo).

Posiciones con nombre

Cuando invita a alguien desde la cuadrícula entre eventos y el servicio tiene varias posiciones abiertas, elige una en Elegir una posición: los nombres reales de las posiciones (por ejemplo, Audio de FOH o Cámara) provienen de las posiciones del servicio. En un equipo con Confirmar asignaciones automáticamente (omitir estado pendiente) activado (Grupos → el equipo → Detalles), el botón dice Asignar y el voluntario queda confirmado de inmediato (igual se le avisa). Requerir aprobación de una posición solo se aplica a los voluntarios que se anotan por su cuenta. La vista rápida del evento en el calendario de Eventos también enumera las posiciones abiertas por nombre en Aún se necesita.

Quién aparece en la cuadrícula

La cuadrícula incorpora a los voluntarios asignados a (o disponibles para) las repeticiones próximas en el alcance. Cada persona aparece una sola vez aunque pertenezca a varios equipos, y las filas se ordenan alfabéticamente por nombre.

Quién puede programar desde la cuadrícula

Los botones de acción de la cuadrícula — invitar, asignar, marcar como disponible o no disponible, enviar recordatorios y autocompletar — están abiertos a dos tipos de personas:

• Los administradores pueden programar en todos los equipos.
• Los líderes y colíderes de equipo también pueden programar, pero solo para los equipos que lideran. Si eres líder o colíder de uno o más grupos (definido en Grupos > [Nombre del equipo]), puedes abrir la cuadrícula y cubrir las posiciones de tu propio equipo sin necesitar un permiso a nivel de toda la iglesia.

El alcance es estricto y automático:

• Un líder solo actúa sobre las personas y posiciones de su propio equipo. No puedes invitar, quitar ni recordar a un voluntario de un equipo que no lideras — la cuadrícula lo impide.
• Las posiciones que no están vinculadas a ningún equipo (roles personalizados o puntuales) siguen siendo solo para administradores.
• Los miembros comunes — cualquiera que no lidere un equipo — todavía no pueden usar la cuadrícula. Es una herramienta de coordinadores.

Los administradores pueden seguir haciendo todo, en todas partes.

Por qué importa esta vista

• Puede detectar patrones de un vistazo: «Sarah no ha servido en 6 semanas», «no tenemos recepcionistas programados para el día 17», «Mike está programado tres fines de semana seguidos — quizá convenga aliviar».
• Complementa la vista por evento del programador automático: la cuadrícula muestra equidad entre personas y cobertura entre fechas, lado a lado.
• Es el lugar ideal para comenzar su próxima ronda de ajustes manuales antes de ejecutar Autocompletar o Copiar hacia adelante.

Posiciones de servicio (dentro de la serie)

Junto a la cuadrícula, la página de la serie enumera las posiciones de servicio plantilladas para esa serie en un panel Posiciones de servicio — el nombre de cada posición y cuántas plazas necesita cada repetición.

Esto es útil cuando:

• Comprueba cuántas plazas debe cubrir una serie cada semana (p. ej., «esta serie plantilla 1 sonido + 1 proyección, así que el Equipo técnico debe cubrir dos plazas cada domingo»).
• Incorpora a un coordinador nuevo y desea mostrarle la estructura de posiciones de un servicio recurrente en un solo lugar.
• Desea agregar o eliminar una posición directamente: escriba un Nombre de la posición, establezca plazas necesarias y haga clic en Añadir puesto; o use el botón de eliminar (✕) junto a una posición existente.

Para la gestión diaria del equipo (agregar miembros, cambiar roles, actualizar niveles de habilidad) sigue yendo a Grupos > [Nombre del equipo] — consulte Creación de equipos de servicio y roles.

Copiar hacia adelante

Una vez que tiene una semana bien dotada (p. ej., el próximo domingo está totalmente asignado y confirmado), puede replicar esa alineación hacia las repeticiones próximas de la serie de un solo golpe.

Cuándo usarlo

• Ha construido manualmente una semana «buena» y desea que cada semana siguiente tenga por defecto las mismas personas.
• Regresa de un vacío festivo donde se limpió el horario y desea arrancar el próximo trimestre.
• Su equipo rota en un orden fijo y acaba de ajustar la rotación correcta — ahora propáguela.

Cómo usarlo

1. Desde la página de la serie, encuentre la repetición de origen (la semana bien dotada) en la lista Próximas repeticiones.
2. Haga clic en el botón Copiar hacia adelante en la fila de esa repetición.
3. Confirme el mensaje («¿Copiar las asignaciones de esta semana a los próximos 12 eventos futuros?»).

El sistema recorre las próximas repeticiones futuras de la serie, toma las asignaciones no rechazadas de la repetición de origen y las aplica a las posiciones coincidentes de cada repetición futura. Los conflictos (voluntario ya asignado en esa posición, sin posición coincidente, etc.) se omiten por fecha — el resto del horario sigue poblándose.

Consejo: Para dotar de personal todas las repeticiones próximas a la vez con los mejores voluntarios disponibles en lugar de repetir una semana, use el botón Autocompletar todos los eventos en la parte superior de la lista Próximas repeticiones.

Comportamientos importantes

• Las asignaciones rechazadas no se copian hacia adelante. Si alguien rechazó la semana de origen, no se propaga.
• Las asignaciones existentes en fechas futuras no se sobrescriben. Si una repetición futura ya tiene a la misma persona en una posición, Copiar hacia adelante no creará un duplicado.
• Las copias comienzan como Pendientes. Al igual que otras asignaciones del administrador, el voluntario debe confirmar.
• Un mensaje por persona. En lugar de una invitación separada por cada fecha copiada, cada voluntario recibe un resumen con las fechas a las que se le agregó, que lo dirige a Mi horario para confirmar o rechazar cada una.

Copiar hacia adelante frente a Autocompletar

Ambas dotan rápidamente de personal un tramo de servicios, pero son herramientas distintas:

Muchos coordinadores usan ambas: Copiar hacia adelante para sembrar un valor predeterminado sensato, luego Autocompletar todos los eventos (o ajuste manual) para cubrir los vacíos inevitables donde los voluntarios de la semana de origen no pueden asistir a una fecha futura.

Consejo: La Cuadrícula de horarios por serie es de solo lectura — para cambiarla, abra un evento específico desde la página de la serie (o el calendario) y use su pestaña Servicio. La Cuadrícula de horarios entre eventos, en cambio, es totalmente interactiva: haga clic en cualquier celda para invitar, confirmar, recordar o quitar a alguien, y use Autocompletar y Recordatorios desde la barra de herramientas para cubrir plazas abiertas y recordar a voluntarios pendientes en la ventana visible. Los líderes de equipo obtienen la misma cuadrícula interactiva, limitada a los equipos que lideran.