Administrar su directorio de personas

Su directorio de personas es el centro principal de todos los que están conectados con su iglesia: miembros, asistentes habituales, visitantes y más. Desde aquí puede buscar, filtrar, ver, agregar, editar y archivar registros de personas para mantener la base de datos de su iglesia organizada y actualizada.

Ver su directorio de personas

1. En la barra lateral izquierda, haga clic en Personas.
2. Verá una lista de todas las personas activas en su base de datos, ordenadas alfabéticamente por nombre.
3. Justo debajo del título de la página hay dos pestañas: Personas y Familias, cada una con un conteo en tiempo real. Permanezca en Personas para el directorio, o cambie a Familias para ver personas agrupadas por hogar.
4. Use el menú desplegable Vistas (parte superior izquierda de la barra de herramientas) para ir a una vista predefinida con su conteo, incluidas Todas las personas, Miembros, Visitantes, Asistentes regulares, Cumpleaños de hoy, Cumpleaños de este mes, Inactiva y Archivados. Al seleccionar una, la lista se filtra al instante.

Consejo: Una insignia de conteo en la barra de herramientas muestra cuántas personas hay actualmente en la vista. Cuando hay un filtro o búsqueda activa, también muestra el total filtrado «de» el conteo completo.

Cambiar modos de vista

En la pestaña Personas, TimelyChurch ofrece dos formas de ver personas individuales:

• Vista de lista — Una lista compacta que muestra nombre, datos de contacto y estado de membresía. Ideal para revisar muchos registros rápidamente.
• Vista de cuadrícula — Un diseño basado en tarjetas que muestra fotos y datos clave de un vistazo.

Para alternar entre ellas, use el conmutador Lista / Cuadrícula en la barra de herramientas.

Para ver relaciones familiares, cambie a la pestaña Familias en la parte superior de la página.

Buscar personas

1. Haga clic en la barra Buscar personas... en el lado derecho de la barra de herramientas.
2. Escriba un nombre, dirección de correo electrónico, número de teléfono, ciudad, estado de membresía u otro dato.
3. Presione Enter para ejecutar la búsqueda.

Palabras clave de búsqueda inteligente

TimelyChurch entiende palabras clave en lenguaje natural para que pueda buscar como piensa:

Incluso puede combinar palabras clave con nombres; por ejemplo: women Sarah encontrará mujeres de 18 años o más llamadas Sarah.

Consejo: La búsqueda inteligente también revisa los valores de campos personalizados. Si creó un campo personalizado como «Alergias», buscar «peanut» encontrará a cualquiera que tenga eso registrado.

Filtrar personas

Para resultados más precisos, use el menú desplegable Filtros en la barra de herramientas:

1. Haga clic en el botón Filtros (junto a la barra de búsqueda).
2. Elija entre las opciones de filtro disponibles:
   • Estado de membresía — Visitante, Asistente habitual, Miembro, Inactiva o Antiguo
   • Género — Masculino o Femenino
   • Estado civil — Soltero/a, Casado/a, Divorciado/a, Viudo/a o Separado
   • Estado activo — Solo activos o Solo inactivos
   • Cumpleaños — Cumpleaños de hoy o Cumpleaños de este mes
   • Archivados — Solo activos, Incluir archivadas o Solo archivadas
3. Haga clic en Aplicar filtros para actualizar la lista.

Consejo: Cuando los filtros están activos, el botón Filtros se resalta y una insignia de conteo muestra los resultados reducidos. Haga clic en Limpiar (en el menú desplegable o junto al conteo) para volver a la vista predeterminada.

Ordenar la lista

1. Haga clic en el menú desplegable Ordenar en la barra de herramientas.
2. Elija cómo ordenar la lista: Nombre (A-Z), Nombre (Z-A), Más recientes primero o Más antiguos primero.
3. El orden actual se marca con una marca de verificación.

Vistas guardadas

Próximamente. Una función de «Vistas guardadas» — donde puede guardar una combinación de filtros y términos de búsqueda con un nombre (por ejemplo, «Miembros activos» o «Cumpleaños de jóvenes») para acceder con un clic — se ha prototipado pero aún no está conectada a la página de Personas en producción.

Mientras tanto, puede reproducir el mismo flujo de trabajo:

• Marcando la URL después de aplicar filtros (la página de Personas conserva el estado del filtro en la cadena de consulta), o
• Usando los filtros Estado de membresía, Género y Cumpleaños juntos para crear la misma vista en unos pocos clics.

Cuando las Vistas guardadas estén disponibles, podrá nombrar una vista, fijarla y compartirla con otro personal. Consulte las notas de la versión para el anuncio.

Agregar personas

Todas las formas de agregar personas están en el menú desplegable Agregar persona (el botón dividido azul con flecha desplegable, parte superior derecha de la página). Para más detalles, consulte el artículo Agregar personas.

• Agregar persona — Un formulario para ingresar los datos completos de una persona
• Agregar varios rápido — Agregue varias personas rápidamente con solo un nombre y un correo opcional
• Importar desde archivo — Suba una hoja de cálculo para agregar muchas personas en bloque
• Crear familia — Inicie un nuevo registro de hogar

Editar una persona

1. Haga clic en el nombre de una persona para abrir su perfil.
2. Haga clic en el botón Editar perfil (parte superior derecha del perfil).
3. Actualice la información que necesite cambiar: nombre, datos de contacto, dirección, estado de membresía, foto, campos personalizados y más.
4. Haga clic en Guardar para aplicar los cambios, o Cancelar para descartarlos.

Para un desglose completo de cada campo del perfil, consulte el artículo Perfil de persona.

Desactivar una persona

Si alguien ya no asiste pero desea conservar su registro:

1. Abra el perfil de la persona.
2. Haga clic en el menú Acciones (el botón ⋮, parte superior derecha del perfil).
3. Seleccione Desactivar.
4. La persona se marcará como inactiva y se ocultará de la vista predeterminada de Personas.

Para encontrar personas inactivas después, elija Inactiva en el menú desplegable Vistas, o configure el filtro Estado activo en «Solo inactivos».

Consejo: Desactivar es diferente de archivar. Una persona desactivada sigue existiendo en su base de datos y puede reactivarse en cualquier momento (el mismo elemento del menú entonces dice Activar). Sus datos se conservan.

Nota: El menú Acciones también le permite Invitar al equipo, Enviar correo, Copiar enlace de actualización de perfil, Combinar perfiles y Desactivar/Activar comentarios para esa persona.

Archivar (eliminación suave) una persona

Si necesita quitar a alguien de su directorio activo por completo:

1. Abra el perfil de la persona.
2. Haga clic en el menú Acciones.
3. Seleccione Archivar.
4. La persona se eliminará de forma suave: ya no aparece en ninguna vista de forma predeterminada, pero sus datos se conservan.

Para encontrar personas archivadas:

1. Vaya a la página de Personas.
2. Abra el menú desplegable Vistas y elija Archivados (o abra Filtros y configure Archivados en «Solo archivadas»).
3. Verá todos los registros archivados.

Restaurar una persona archivada

1. Encuentre la persona archivada usando la vista o filtro Archivados.
2. Haga clic en su nombre.
3. Abra el menú Acciones y haga clic en Restaurar para devolverla a su directorio activo.

Eliminar permanentemente una persona

1. Abra el perfil de la persona.
2. Abra el menú Acciones y haga clic en Eliminar permanentemente.
3. Confirme la acción en el cuadro de diálogo. Esto no se puede deshacer.

Consejo: La eliminación permanente quita todos los datos asociados con esa persona. Úsela solo cuando esté seguro de que el registro ya no es necesario.

Acciones en bloque

Puede actuar sobre varias personas a la vez desde la Vista de lista:

1. En la lista de Personas, seleccione las casillas junto a las personas que desea gestionar (o use la casilla del encabezado para seleccionar todas).
2. Aparece una barra de acciones en bloque en la parte superior de la lista que muestra cuántas están seleccionadas.
3. Elija una acción:
   • Archivar — Eliminar de forma suave a las personas seleccionadas de una vez
   • Eliminar — Quitar permanentemente a las personas seleccionadas
   • Limpiar — Deseleccionar a todos

Artículos relacionados

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• Agregar personas a su directorio
• Gestión de familias
• Campos personalizados
• Importar y exportar datos
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