Certificaciones de maestros

TimelyChurch registra las certificaciones de seguridad y ministerio de todas las personas que enseñan, lideran o trabajan con niños y jóvenes. El sistema de certificaciones registra fechas de emisión, fechas de vencimiento y estado de verificación, y muestra certificaciones vencidas o próximas a vencer en la cola de Necesita atención del administrador para que nada se quede sin atender.

Tipos de certificación

El sistema admite siete tipos de certificación listos para usar:

El tipo Other permite a su iglesia registrar cualquier certificación adicional que no esté en la lista estándar (p. ej., «Lifeguard», «AED Use», «Special Education Endorsement»). Al seleccionar Other, complete el campo Name con el título descriptivo.

Agregar una certificación

Las certificaciones pueden agregarse por el propio maestro (desde el portal) o por un administrador (desde el perfil del maestro en el panel de administración).

Desde el Portal del maestro

1. Inicie sesión en el portal y vaya a Perfil.
2. Desplácese hasta la sección Certificaciones.
3. Haga clic en Agregar certificación.
4. Complete el formulario:
   • Type — Seleccione de la lista anterior.
   • Name — Obligatorio solo si el Type es «Other»; de lo contrario se completa automáticamente.
   • Issued Date — La fecha en que se obtuvo la certificación.
   • Expiration Date — La fecha en que vence la certificación (opcional para certificaciones que no vencen, como capacitaciones únicas).
   • Supporting Document — Cargue un PDF o imagen del certificado (opcional pero recomendado).
5. Envíe. La certificación se guarda con estado pending verification.

Desde el panel de administración

Los administradores pueden agregar o editar certificaciones en el perfil de cualquier maestro y también pueden establecer el estado de verificación directamente (omitir el estado pendiente si el administrador ya revisó físicamente el documento).

Estados de verificación

Cada certificación lleva un estado de verificación:

Las certificaciones verificadas registran el administrador verificador y una marca de tiempo con fines de auditoría.

Seguimiento de vencimiento

El sistema registra dos estados derivados según la fecha de vencimiento:

Está vencida

Una certificación se considera vencida cuando su fecha de vencimiento está en el pasado (hoy o antes). Las certificaciones vencidas se muestran con un indicador de advertencia rojo en la interfaz.

Vence pronto

Una certificación se considera próxima a vencer cuando su fecha de vencimiento está dentro de los próximos 30 días (entre ahora y 30 días desde ahora). Las certificaciones próximas a vencer se muestran con un indicador de advertencia amarillo.

Las certificaciones sin fecha de vencimiento (p. ej., capacitaciones únicas que nunca vencen) nunca se marcan como vencidas ni próximas a vencer.

Alertas de vencimiento

Las certificaciones vencidas y próximas a vencer aparecen en dos lugares:

1. El perfil del maestro

Tanto el perfil del portal del propio maestro como la vista del administrador del maestro muestran indicadores de advertencia de color junto a cada certificación:

• Verde — Verificada y no próxima a vencer.
• Amarillo — Vence dentro de 30 días.
• Rojo — Vencida o rechazada.

2. La cola de Necesita atención del administrador

El widget «Necesita atención» del panel del administrador incluye certificaciones próximas a vencer y vencidas. Desde allí, un administrador puede:

• Entrar al perfil del maestro para actualizar la certificación.
• Reconocer la alerta para descartarla de Necesita atención sin actualizar la certificación. Use esto cuando ya haya contactado al maestro y no quiera que la alerta le insista durante los próximos 30 días.
• Borrar el reconocimiento más tarde para que la alerta reaparezca (p. ej., si el maestro no ha actualizado la certificación a tiempo).

Las alertas reconocidas se registran con el administrador que las reconoció, la hora y una nota opcional para el historial de auditoría.

3. Trabajo diario de notificaciones

Los recordatorios de vencimiento forman parte del mismo lote diario de notificaciones que los recordatorios de lecciones y solicitudes de suplente; se envían a las 08:00 hora del servidor. Consulte Solicitudes de maestro suplente para la referencia de cadencia de recordatorios diarios.

Informes de certificaciones próximas a vencer

Para obtener un informe rápido de quién está a punto de perder la certificación:

1. Filtre la lista de maestros por estado de certificación.
2. Ordene por Expiration Date ascendente.
3. Los maestros más próximos al vencimiento aparecen en la parte superior.

Para informes a la junta o auditorías de cumplimiento, exportar esta vista a CSV le da una lista de todos los maestros activos, sus certificaciones y la próxima fecha de vencimiento de cada una, útil para demostrar que todo voluntario que trabaja con niños tiene una verificación de antecedentes vigente.

Mejores prácticas

• Verifique en 7 días. No deje certificaciones pendientes sin atender; cuanto más tiempo pasen, más se acumulan.
• Establezca un recordatorio recurrente en el calendario para revisar la cola de Necesita atención semanalmente.
• Anime a los maestros a cargar documentos de respaldo. Un certificado escaneado hace la verificación rápida (y crea un rastro documental para auditorías).
• No confíe solo en la memoria para las fechas de renovación. El sistema hace los cálculos; confíe en los indicadores amarillo/rojo.
• Mantenga el motivo del rechazo amable y claro. Los maestros deben saber exactamente qué corregir cuando se rechaza una certificación.

Relacionado

• Portal del maestro — dónde los maestros administran sus propias certificaciones.
• Solicitudes de maestro suplente — otro uso de las notificaciones de recordatorios diarios.