Capacidad de salas y ocupación en vivo
La vista de Salas en la Estación de registro de asistencia muestra, para cada clase de su ministerio infantil, cuántas personas están actualmente registradas. Es la forma más rápida para que un líder del ministerio infantil vea qué tan lleno está cada salón de clase durante un servicio, antes de que una sala se convierta en un problema de código de incendios o de seguridad infantil.
Este artículo explica cómo configurar salas con capacidad, cómo leer la vista de Salas en vivo y qué hacer cuando una sala alcanza su límite.
Nota sobre esta función: TimelyChurch lleva el control de la capacidad de salas y calcula un porcentaje de ocupación en vivo entre bastidores. Hoy la Estación de registro de asistencia muestra el recuento en vivo por clase (el alternador Lista / Salas en la tarjeta «Registrados»). Un panel de ocupación independiente con barras de capacidad y codificación por colores aún no está expuesto en la interfaz. Donde este artículo describe porcentajes de capacidad y umbrales de color, trátelos como los valores que el sistema registra y como orientación para leer los recuentos frente a las capacidades que configure en cada sala.
Cómo se conectan las salas con el Registro
Los datos fluyen a través de tres objetos:
- Sala — Una ubicación física en sus instalaciones (p. ej., «Sala 204 - Kindergarten»). Las salas tienen un nombre, un número de capacidad y una marca de activa.
- Grupo (clase) — Una clase, como «Kindergarten». Cada grupo de tipo clase puede tener una sala asignada.
- Registro — Cuando un niño se registra, el registro de entrada se vincula a una clase, que se vincula a una sala.
Para cada grupo de clase activo con una sala asignada activa, el sistema calcula:
- Actualmente registrados — Niños en este grupo que aún no han registrado salida, hoy.
- Conteo de voluntarios — Voluntarios registrados en el mismo grupo, aún sin registrar salida, hoy.
- Capacidad — El número de capacidad en la sala asignada.
- Porcentaje de ocupación — (Actualmente registrados) dividido entre (capacidad), como porcentaje.
Al ordenar, las salas aparecen con las más llenas primero.
Configurar la capacidad
Antes de que los números de capacidad puedan significar algo, sus salas deben tenerlos.
1. Establecer capacidad en cada sala
- En la barra lateral izquierda, abra Instalaciones > Salas.
- Abra una sala (o haga clic en Agregar sala para crear una).
- Ingrese un número en el campo Capacidad. Debe reflejar la ocupación máxima segura, normalmente dictada por su código de incendios, su aseguradora o sus objetivos de proporción niño-adulto.
- Confirme que la casilla Activa esté marcada.
- Guarde.
Repita para cada sala usada en el ministerio infantil.
2. Asignar cada clase a una sala
- En la barra lateral izquierda, abra Grupos.
- Abra un grupo de tipo clase (p. ej., «Kindergarten») o cree uno.
- En el menú desplegable Asignación de salón, seleccione la sala que desea que use esta clase (el menú lista cada sala con su capacidad). Dejarlo en Sin sala asignada significa que la clase no tiene ubicación registrada.
- Guarde.
3. Verificar
En la Estación de registro de asistencia, abra la tarjeta Registrados y cambie a la vista Salas. Verá una sección por cada clase activa. Una vez que los niños se registren, sus conteos aparecen bajo la clase correspondiente.
Nota: Una clase sin sala asignada sigue apareciendo en la vista Salas por nombre, pero no tiene capacidad contra la cual medirse. Un registro sin clase alguna cae en la sección Sin sala (consulte más abajo).
Leer la vista de Salas
En la Estación de registro de asistencia, la tarjeta Registrados tiene dos vistas, alternadas en la parte superior derecha:
- Lista — una lista plana de todos los actualmente registrados, con su hora, clase, código de seguridad y un botón de salida.
- Salas — los mismos registros agrupados por clase, una sección por clase.
En la vista Salas, cada sección de clase muestra:
| Elemento | Significado |
|---|---|
| Nombre de clase | La clase o grupo (p. ej., «Kindergarten»). |
| Recuento | Conteo en vivo de niños actualmente registrados en esta clase. |
| Cada niño | Nombre, edad, hora de registro, código de seguridad, indicadores de alergia/médicos y un botón Salida. |
La capacidad que estableció en la sala asignada es el número contra el cual debe leer este recuento. (El número de capacidad y un porcentaje de ocupación los registra el sistema, pero no se muestran en esta vista en la compilación actual.)
Convenciones de color e indicadores
El sistema registra la ocupación como un porcentaje de la capacidad. Como regla general para leer los recuentos usted mismo:
- Menos del 70 por ciento de la capacidad — Hay espacio de sobra; sin preocupación.
- 70-90 por ciento — Acercándose a la capacidad; monitorear.
- 90+ por ciento — En o sobre la capacidad; intervenir ahora.
Las barras de capacidad con codificación por colores no están expuestas en la interfaz actual, así que compare el recuento directamente con el número de capacidad de la sala.
Niños «Sin sala»
A veces un niño se registra sin una clase asignada. Estos niños no están perdidos: aparecen en la sección Sin sala en la parte inferior de la vista Salas, con un indicador de advertencia y un conteo de «necesita asignación».
Para corregirlo:
- Identifique qué registros carecen de clase.
- Asegúrese de que el niño se registre en una clase en adelante (y que la clase tenga una sala asignada según los pasos de configuración anteriores).
Esta es una situación común cuando se agrega una clase nueva a mitad de año y los voluntarios de registro olvidan seleccionarla, o cuando un visitante sin cita previa se registra sin elegir una clase. La advertencia Sin sala la hace visible antes de que cause confusión en la recogida.
Qué hacer cuando una sala alcanza su capacidad
Cuando el recuento de una clase se acerca o alcanza la capacidad de su sala, el líder del ministerio infantil tiene varias opciones:
1. Abrir una clase de desbordamiento
Si tiene un salón de respaldo para el mismo grupo de edad, ábralo y comience a registrar a los nuevos llegados en la clase de desbordamiento. Esta es la respuesta más común y la razón por la que muchas iglesias mantienen un salón de clase adicional configurado pero inactivo.
2. Mover niños a mitad del servicio
Si dos grupos de edad adyacentes están desequilibrados — uno lleno, otro a medias — considere mover algunos niños mayores al siguiente grupo de edad para equilibrar las salas. Esto mantiene contentas a las familias y cumple los objetivos de proporción voluntario-niño.
3. Alertar en la puerta
Coordine con los voluntarios de registro para dirigir cortésmente a las familias adicionales a un grupo de edad diferente, o pedirles que esperen mientras se abre el desbordamiento.
4. Revisión al final del servicio
Si una sala alcanzó la capacidad una vez durante el servicio, eso es una señal de planificación. Revise sus asignaciones de salas antes de la próxima semana. Correcciones comunes:
- Mover la clase a una sala más grande.
- Aumentar el número de capacidad si la sala puede albergar más de forma segura (verifique con el código de incendios).
- Dividir la clase por rango de edad.
Capacidad frente a proporción voluntario-niño
Son dos medidas diferentes. Ambas importan.
| Medida | Qué limita |
|---|---|
| Capacidad | Límite físico / de seguridad / de código de incendios. «¿Cuántos cuerpos caben de forma segura en esta sala?» |
| Proporción voluntario-niño | Límite de supervisión. «¿Hay suficientes adultos vigilando a los niños presentes?» |
Una sala puede estar por debajo de la capacidad pero por encima de la proporción. Por ejemplo, una sala de capacidad 30 con 12 niños y 1 voluntario está al 40 por ciento de capacidad pero con proporción 12:1, que supera los objetivos estándar para ese grupo de edad.
Una sala también puede estar en capacidad pero por debajo de la proporción. Por ejemplo, una sala de capacidad 30 con 30 niños y 6 voluntarios está al 100 por ciento de capacidad (y no debe admitir más niños) aunque la proporción sea cómoda.
Vigile ambas señales para poder actuar en cualquiera de las dos.
Consulte el artículo 10 para la explicación completa de la proporción voluntario-niño.
Actualizaciones en vivo
La Estación de registro de asistencia se actualiza a medida que los niños se registran y registran salida, por lo que los recuentos permanecen actuales durante un servicio. A medida que los niños se registran o registran salida, los conteos se actualizan sin que usted haga nada.
Si sospecha que la página está desactualizada, recárguela para obtener datos frescos.
Establecer capacidad sin sobrepasarla
Algunas iglesias establecen números de capacidad ligeramente por debajo del máximo del código de incendios para dejar margen para visitantes y llegadas sin cita previa. Por ejemplo, una sala clasificada para 30 podría configurarse en 27. El razonamiento: cuando la sala se llena a 27, aún tiene 3 lugares para absorber la inevitable llegada tardía sin superar el límite legal.
Es una decisión de criterio. La compensación es entre colchón y utilización aparente de capacidad. Sea cual sea el número que elija, documéntelo en la política de ministerio infantil de su iglesia para que los voluntarios sepan qué significa «lleno».
Preguntas frecuentes
¿Por qué esta clase no muestra un recuento? Confirme: (1) el grupo es de tipo clase, (2) el grupo está activo y (3) hay niños realmente registrados en él. Una clase sin sala asignada sigue apareciendo por nombre, pero no tiene capacidad contra la cual medirse: asigne una sala (y asegúrese de que esa sala esté activa) para que se registre la capacidad.
¿Puedo tener dos clases compartiendo una sala? Técnicamente sí: dos grupos de tipo clase pueden vincularse a la misma sala. Cada clase muestra su propio recuento, pero ambas referencian el mismo número de capacidad, lo que puede ser confuso si la sala se comparte genuinamente. Mejor práctica: una clase por sala, o replantear si deberían ser una clase combinada.
¿El conteo incluye niños que ya fueron recogidos? No. El recuento solo cuenta registros activos (aún sin registrar salida). Una vez que un niño es recogido, el conteo disminuye.
¿Se incluyen los registros de visitantes sin cita previa? Sí, siempre que estén registrados en una clase. Los registros de visitantes van a la clase infantil igual que todos los demás.
¿Qué pasa si la capacidad de una sala no está configurada? El recuento sigue mostrándose, pero no hay capacidad contra la cual medirlo, por lo que no puede calcularse un porcentaje de ocupación. Agregue una capacidad a la sala para que el seguimiento de ocupación sea significativo.
Artículos relacionados
- Configuración del registro de asistencia — Dónde se configuran salas y clases.
- Registro de voluntarios — La proporción voluntario-niño complementaria.
- Niños sin recoger — Panel de seguridad al final del servicio.