Compartir un archivo o carpeta con una persona específica
A veces una carpeta llena de archivos de equipo no es lo que necesita — solo quiere entregarle un archivo, o una carpeta completa, a una persona en particular. Tal vez sea una copia de revisión para su pastor, una hoja de trabajo para un maestro suplente que todavía no pertenece a ningún equipo, o un recurso para un voluntario entre asignaciones. Compartir con una persona hace exactamente eso, sin importar si pertenece a un equipo: lo comparte, esa persona recibe una notificación, y aparece para ella de forma individual.
Compartir con una persona
- Abra Drive desde la sección Planificación de la barra lateral de administración.
- Busque el archivo o carpeta que quiere compartir:
- Para una carpeta, abra el menú de la carpeta (Acciones de carpeta) -- o use el botón de la parte superior cuando la carpeta esté abierta --, luego elija Compartir con personas….
- Para un archivo, use Compartir con personas… en la fila de ese archivo.
- Se abre un panel que muestra con quién ya se compartió, además de un buscador.
- Busque a la persona por nombre y haga clic para agregarla.
- Elija su permiso — Ver o Contribuir (vea abajo) — y, si quiere, agregue un mensaje corto que aparecerá en su notificación.
- Queda agregada al instante. Puede cambiar su permiso o quitarla por completo cuando quiera desde el mismo panel.
Puede compartir el mismo archivo o carpeta con tantas personas como quiera, además de cualquier equipo con el que ya esté compartido — ambas cosas no son excluyentes.
Qué sucede para quien lo recibe
En el momento en que comparte, la persona recibe una notificación (dentro de la aplicación, y por correo si tiene las notificaciones activadas) indicándole qué se compartió y quién lo hizo, junto con su mensaje opcional. Si más adelante cambia su nivel de permiso, no se envía otra notificación — solo la primera vez que se comparte.
Encuentra todo lo compartido con ella en Compartido conmigo — una tarjeta en la página de inicio de su portal de miembro que aparece en cuanto se le comparte algo directamente. Esto funciona para cualquier miembro del portal, esté o no en un equipo de servicio; es completamente independiente de Archivos del equipo.
- Si se comparte una carpeta: ve la carpeta y los archivos que contiene.
- Si se comparte un archivo directamente: ve solo ese archivo.
- Si se comparte una carpeta y además uno de sus archivos individualmente: se aplica el mayor de los dos niveles de permiso.
Ver vs. Contribuir
- Ver — la persona puede ver y descargar el elemento. Nada más.
- Contribuir — todo lo que permite Ver, más subir archivos nuevos a una carpeta compartida.
Compartir con una persona no incluye un nivel de "gestión" — renombrar o eliminar cosas sigue siendo responsabilidad de quien ya gestiona la carpeta o es dueño del archivo. Si alguien necesita ese nivel de control, comparta la carpeta con su equipo al nivel Gestionar, o conviértalo en líder/co-líder de un equipo con el que esté compartida (vea Compartir una carpeta del Drive con su equipo).
¿Prefiere un enlace en vez de nombrar a alguien?
Si prefiere entregar un enlace que funcione para cualquiera — sin necesidad de una cuenta en TimelyChurch — use Obtener enlace en el mismo menú. Crea una página para compartir el archivo o carpeta (más un enlace corto y un código QR), opcionalmente protegida con un PIN de 6 dígitos, con control sobre si los visitantes pueden descargarlo y cuánto tiempo sigue activo el enlace. Consulte Compartir un archivo o carpeta con un enlace. Es una buena opción para un orador visitante, un volante impreso o un enlace en el boletín; compartir con una persona es mejor cuando quiere notificar a alguien específico y saber con exactitud quién tiene acceso.
Quién puede hacer esto
- Los administradores de la iglesia, y cualquiera cuyo rol pueda editar lecciones, pueden compartir cualquier archivo o carpeta con cualquier persona.
- Cualquiera con Gestionar sobre una carpeta — incluido el líder o co-líder de un equipo con el que se compartió la carpeta — también puede compartir esa carpeta (o sus archivos) con personas individuales, incluso sin el permiso más amplio de editar Lecciones.
- Quien subió un archivo puede compartir ese archivo en particular con alguien, aunque no gestione su carpeta.
- Puede compartir con cualquier persona de su directorio. Si todavía no tiene acceso al portal, el registro de la compartición queda creado y esperándola — solo que no recibirá el correo de notificación hasta que tenga una cuenta donde recibirlo.