Programación de maestros

La programación de maestros en TimelyChurch conecta maestros, clases y lecciones en fechas específicas. El sistema de programación admite asignación de maestros, flujos de confirmación, selección de lecciones, administración de tareas de preparación y gestión de días festivos.

Cómo funciona la programación

Los horarios se crean a través del módulo de Eventos (Event Hub) y se vinculan al sistema de clases. Cada registro de horario representa una sola sesión de clase en una fecha específica e incluye:

• Clase — Qué clase se enseña.
• Fecha — La fecha de la sesión de clase.
• Maestro — El maestro asignado.
• Lección — La lección a enseñar (opcional al crear, puede asignarse después).
• Estado — El estado actual del horario.

Estados del horario

Asignar maestros a clases

Al crear la clase

Al crear una clase nueva, puede seleccionar maestros durante el proceso de creación. Estos maestros se asignan como líderes de la clase.

Desde la página de detalle de la clase

1. Abra la clase desde la lista de Clases.
2. Use la sección de administración de maestros para agregar o cambiar maestros.
3. Los maestros asignados a una clase están disponibles como maestros predeterminados al crear horarios para esa clase.

En horarios individuales

Los maestros también pueden asignarse directamente a entradas de horario individuales, anulando los maestros predeterminados de la clase. Esto es útil para asignaciones puntuales o cuando un maestro habitual no está disponible.

Flujo de confirmación del maestro

TimelyChurch incluye un flujo de confirmación integrado para asegurarse de que los maestros conozcan y hayan aceptado sus asignaciones.

Cómo funciona

1. El administrador crea un horario con un maestro asignado.
2. Se solicita confirmación — El sistema envía una notificación al maestro pidiéndole que confirme.
3. El maestro responde a través del portal:
   • Confirmar — El maestro acepta la asignación. El estado del horario se actualiza a «Confirmado».
   • Rechazar — El maestro no puede enseñar. Proporciona un motivo y el horario cambia automáticamente a «Necesita suplente».

Recordatorios automatizados

El sistema envía recordatorios automatizados para horarios sin confirmar:

• Recordatorio de 4 días — Se envía 4 días antes de la fecha programada si el maestro aún no ha respondido.
• Recordatorio de 2 días — Se envía 2 días antes de la fecha programada si sigue sin confirmar.

Cada recordatorio se envía solo una vez y se registra para evitar notificaciones duplicadas.

Confirmación por correo electrónico

Los maestros pueden confirmar o rechazar directamente desde su notificación por correo electrónico usando un token de confirmación único y seguro. Esto permite responder sin necesidad de iniciar sesión en el portal.

Asignación de lecciones

Los maestros y administradores pueden asignar lecciones a horarios de varias formas:

El administrador asigna una lección

1. Al crear o editar un horario, seleccione una lección de la biblioteca de lecciones.
2. Solo las lecciones aprobadas están disponibles para selección.

El maestro selecciona una lección

Si la opción «Teacher Picks Lesson» está habilitada en un horario:

1. El maestro recibe una notificación de que debe seleccionar una lección.
2. Explora la biblioteca de lecciones desde el portal.
3. Selecciona una lección y se asigna al horario.

El maestro propone una lección

Si un maestro desea enseñar contenido que aún no está en la biblioteca:

1. Desde el portal, elige proponer una lección nueva para su horario.
2. Completa el título, la descripción y la referencia bíblica de la lección.
3. La propuesta se envía con estado «Pendiente».
4. Un administrador revisa la propuesta y puede:
   • Aprobar — La lección se crea en la biblioteca y se asigna al horario. Se notifica al maestro.
   • Rechazar — Se notifica al maestro con el motivo del rechazo y puede enviar una propuesta revisada.

El maestro crea una lección

Si «Allow teachers to create lessons» está habilitado en Configuración de lecciones:

1. Los maestros pueden crear lecciones nuevas directamente desde el portal.
2. Si se requiere aprobación, la lección comienza como Borrador.
3. Una vez aprobada, queda disponible para programación.

Notificaciones de lección requerida

Cuando un horario tiene un maestro asignado pero ninguna lección seleccionada, el sistema notifica automáticamente al maestro de que debe elegir una lección. Esta notificación se activa cuando:

• Se crea un horario nuevo con maestro pero sin lección.
• Se asigna un maestro nuevo a un horario existente que no tiene lección.
• Se elimina una lección de un horario existente.

No se envían notificaciones para horarios pasados o días festivos.

Tareas de preparación

Los horarios pueden tener tareas de preparación asociadas para ayudar a los maestros a prepararse para su clase.

Qué son las tareas de preparación

Las tareas de preparación son elementos pendientes vinculados a un horario específico. Ejemplos:

• "Print worksheets for the lesson"
• "Set up classroom with craft supplies"
• "Prepare snack for 15 kids"

Campos de tarea de preparación

Cada tarea incluye:

• Título — Lo que hay que hacer.
• Descripción — Detalles adicionales.
• Tipo de tarea — El tipo de preparación necesaria.
• Cantidad — Cuántas unidades se necesitan (si aplica).
• Asignado a — Quién es responsable de esta tarea.
• Fecha de vencimiento — Cuándo debe completarse la tarea.
• Prioridad — Baja, normal o alta.
• Tiempo estimado — Cuántos minutos se espera que tome la tarea.
• Estado — Pendiente, completada u omitida.

Seguimiento de tareas de preparación

• El horario muestra un porcentaje de finalización de todas las tareas de preparación.
• Las tareas vencidas se marcan automáticamente.
• Las tareas marcadas como que requieren atención aparecen en la cola de atención del administrador.

Gestión de días festivos

Para marcar una fecha como festivo (sin clase):

1. Cree una entrada de horario para la fecha.
2. Habilite la bandera Festivo.
3. Opcionalmente ingrese el nombre del festivo (p. ej., «Domingo de Pascua» o «Vacaciones de Navidad»).

Los horarios festivos:

• No requieren maestro ni lección.
• Muestran el nombre del festivo en lugar de un estado.
• Se excluyen de los informes de «requiere atención».
• No activan notificaciones de lección requerida.

Marcar una sesión como impartida

Después de que se haya completado una sesión de clase:

1. Encuentre la entrada del horario.
2. Haga clic en Marcar como impartida.
3. El estado cambia a «Completado».
4. Hacer clic de nuevo lo devuelve a «Programado» si se marcó por error.

Cuando una lección se marca como impartida, se incrementa el conteo de enseñanzas de la lección y se actualiza su fecha de «última enseñanza».

Visibilidad del horario y acceso a materiales

Visibilidad pública

Cada horario puede controlar qué información es visible al público. El campo public_visibility en el modelo Schedule acepta uno de cuatro valores, coincidiendo con las constantes definidas en App\Models\Schedule:

Las anulaciones por campo (p. ej., «mostrar título pero ocultar descripción para este horario») se almacenan en la columna JSON visibility_overrides y se combinan con los valores predeterminados de toda la iglesia cuando se renderiza la página pública.

Acceso a materiales

Controle cómo son accesibles los adjuntos y materiales de la lección. El campo materials_access_mode (con materials_pin opcional) en cada horario se asigna a estas cuatro constantes:

Cuando se selecciona Protegido con PIN, primero se comprueba el campo materials_pin del horario. Si está vacío, se usa como respaldo el public_materials_pin de toda la iglesia (configurado en la configuración de compartir públicamente). Los PIN pueden configurarse en dos niveles: por horario o para toda la iglesia.

Para instrucciones sobre cómo habilitar y personalizar la página pública de lecciones (donde entra en vigor esta protección con PIN), consulte Compartir lecciones públicamente.

Consejos para una programación efectiva

• Programe con anticipación — Configure horarios con varias semanas de antelación para que los maestros tengan tiempo de prepararse.
• Use el flujo de confirmación — Habilite las confirmaciones para saber siempre qué maestros se han comprometido con sus asignaciones.
• Aproveche las tareas de preparación — Agregue tareas de preparación a los horarios para que nada se quede sin atender.
• Supervise los elementos de «Necesita atención» — Los horarios sin maestro, sin lección o que necesitan suplente se marcan automáticamente.
• Marque los festivos con anticipación — Agregue entradas de festivo al horario para que los maestros puedan planificar alrededor de los descansos.