Programación de maestros
La programación de maestros en TimelyChurch conecta maestros, clases y lecciones en fechas específicas. El sistema de programación admite asignación de maestros, flujos de confirmación, selección de lecciones e informes de cobertura.
Cómo funciona la programación
La enseñanza se planifica en un evento. Abra el evento en el área de administración y vaya a la pestaña Clases y lecciones -- "Añade una sesión para cada clase durante este evento y luego asigna su lección y maestro." Cada sesión de clase de un evento tiene:
- Clase — Qué clase se reúne (o Lección general (sin clase)). Cada clase puede tener una sesión por evento.
- Lección — La lección a enseñar (opcional al agregar la sesión; puede asignarse después).
- Maestro — El maestro asignado, si ya hay uno confirmado.
- Compartir materiales de clase — Si los materiales para llevar a casa de la sesión aparecen en la página pública del evento (consulte Materiales para llevar a casa protegidos con PIN).
Consulte Lecciones en su domingo: eventos y sesiones de clase para ver el paso a paso. La Cuadrícula de horarios le ayuda a completar las asignaciones de enseñanza de varias semanas de una sola vez.
Asignar maestros a clases
Al crear la clase
Al crear una clase nueva, puede seleccionar maestros durante el proceso de creación. Estos maestros se asignan como líderes de la clase -- y el líder principal es quien recibe la invitación automática para enseñar cuando se crea una sesión de esa clase.
Desde la página de la clase
- Abra la clase desde Planificación > Clases.
- En la pestaña Lista, use la tarjeta Maestros para agregar maestros, cambiar al maestro principal o quitar a alguien.
- Los maestros asignados a una clase son los maestros predeterminados cuando se crean sesiones para esa clase.
Consulte Administrar clases.
En sesiones individuales
También puede elegir un Maestro directamente en una sesión, anulando el predeterminado de la clase. Esto es útil para asignaciones puntuales o cuando un maestro habitual no está disponible.
Flujo de confirmación de maestros
El maestro de una clase se invita, se le recuerda y se confirma mediante el mismo sistema de servicio que usa cada equipo de su iglesia para sus propias posiciones -- «Maestro» es simplemente una posición en la clase, igual que «Recibidor» o «Sonido» es una posición en un equipo.
- Se crea un evento de clase (o se agrega una sesión) — el líder principal de la clase es invitado como maestro automáticamente, o un admin elige a un maestro específico para la sesión.
- El maestro recibe una invitación personal — por Telegram si está vinculado, por correo si no — y puede confirmar o declinar con un toque, o desde Mi horario en el portal del miembro.
- Confirmar lo asegura; Declinar (o el silencio, ver abajo) pasa el lugar al flujo de reemplazo automáticamente. Esto solo se aplica a una invitación que nadie ha respondido todavía -- una vez que un maestro YA confirmó y luego necesita retirarse, ese es un flujo distinto: vea Solicitudes de maestro suplente.
La página de la clase muestra el maestro de cada sesión con una pequeña nota de «Confirmado» o «Aún sin confirmar» debajo de su nombre.
Recordatorios automáticos
A los maestros sin confirmar se les recuerda en los días que la clase configure en Configuración de programación → Recordar a quienes no han confirmado (días antes del evento) — el valor por defecto es 4 y 2 días antes de la sesión, y cada clase puede elegir sus propios días (por ejemplo, 5 y 1). Máximo un recordatorio por día. Abra la clase, haga clic en Más herramientas y busque Configuración de programación en la pestaña Detalles del grupo.
Cuando un maestro no responde
Active Continuar cuando alguien no responde en la Configuración de programación de la clase y defina un Plazo de respuesta (días después de la invitación): una invitación sin respuesta pasado el plazo expira y se invita automáticamente a la siguiente persona elegible — los rechazos y los silencios comparten el mismo presupuesto de intentos. Consulte Autocompletado en cascada, invitaciones de suplente e indicadores de ausencia.
Si nadie toma el lugar antes de que alguien llegue a confirmar, el sistema abre una solicitud de suplente igual que lo haría para cualquier otra posición de equipo -- vea Solicitudes de suplencia. Ese es un mecanismo distinto y más temprano que el que se explica en Solicitudes de maestro suplente, que es lo que usa un maestro una vez que ya confirmó y luego necesita retirarse.
Asignación de lecciones
El administrador asigna una lección
- En la pestaña Clases y lecciones del evento, haga clic en Asignar lección en la sesión (o elija la lección al agregar la sesión).
- El selector refleja su Drive: carpetas con sus lecciones debajo, Sin carpeta para las lecciones que no están en una carpeta y Buscar lecciones... en todo.
- Elija la lección. También se pueden elegir lecciones en borrador; si se aprueba después, sigue adjunta.
Use Ver lección completa para abrirla, o Quitar lección para quitarla de la sesión.
El maestro selecciona una lección
Cuando la sesión de un maestro aún no tiene lección, su fecha de enseñanza en Mi horario en el portal del miembro muestra Agregar lección:
- El maestro hace clic en Agregar lección.
- En Seleccionar una lección, busca entre las Lecciones disponibles y hace clic en Seleccionar Lección.
- La lección se asigna a esa sesión.
El maestro crea una lección
Desde la misma página, un maestro puede elegir Crea tu propia lección -- título, referencia bíblica, descripción, objetivos, materiales necesarios y materiales -- y hacer clic en Crear y asignar lección. "Tu lección será enviada para revisión por un administrador antes de aparecer en la biblioteca de lecciones para que otros la usen." Aparece como Pendiente de revisión hasta que se aprueba. Si los maestros pueden crear lecciones se define con Permitir que los maestros creen lecciones en Configuración de lecciones.
Notificaciones de lección requerida
Cuando una sesión tiene un maestro pero ninguna lección, TimelyChurch notifica al maestro de que debe elegir una. Esto ocurre cuando:
- Se crea una sesión nueva con maestro pero sin lección.
- Se asigna un maestro nuevo a una sesión que no tiene lección.
- Se elimina una lección de una sesión.
No se envían notificaciones para sesiones pasadas.
Tareas de preparación
Los pendientes de preparación -- «Imprimir hojas de trabajo», «Preparar la mesa de manualidades» -- viven en el evento:
- La pestaña Tareas del evento contiene las tareas de preparación del día. Las plantillas de horario de una clase pueden agregarlas automáticamente para cada evento que use la plantilla (consulte Posiciones, plantillas y programación de equipos).
- En la pestaña Clases y lecciones, Solicitar materiales envía las necesidades de materiales de la clase (artículos, cantidad, urgencia, notas) a quien abastece los salones.
Los maestros ven sus tareas de preparación del día en el portal del miembro.
Informes de horarios
En Informes, la tarjeta Horarios tiene tres informes que muestran la cobertura de un vistazo para que pueda detectar vacíos antes de que se conviertan en un problema. Son vistas de solo lectura de su horario existente -- no cambian nada -- y cada uno tiene Exportar CSV.
- Resumen (Informes de horarios) -- Para el período seleccionado: el total de sesiones, los porcentajes de cobertura de Maestro y Lección, cuántas sesiones próximas Necesita suplente, cuántos Vacíos próximos hay, Maestros destacados y Lecciones más enseñadas.
- Vacíos (Vacíos de cobertura) -- Una lista enfocada de sesiones próximas Sin maestro asignado, Sin lección asignada o marcadas como Necesita suplente. Elija hasta dónde Mirar hacia adelante: (de 2 a 12 semanas; 4 semanas por defecto). Cada fila muestra la clase, la fecha y el problema, con Corregir para ir directamente al horario.
- Maestros (Actividad de maestros) -- Maestros activos con cuántas veces enseñó cada persona en el período, y Disponibles para programar -- miembros del equipo que aún no están programados, con un botón Horario.
Consejos para una programación efectiva
- Programe con anticipación — Configure sesiones con varias semanas de antelación para que los maestros tengan tiempo de prepararse.
- Confíe en el estado de confirmación — Cada invitación de maestro usa el mismo Confirmar/Declinar que cualquier posición de servicio, así que la página de la clase siempre le dice quién se ha comprometido realmente y quién todavía no ha respondido.
- Revise el informe de Vacíos cada semana — Los vacíos de «Sin maestro» son los más urgentes; atiéndalos primero.
- Aproveche las tareas de preparación — Agregue tareas de preparación a la plantilla de horario de una clase para que nada se quede sin atender.