Importación de CSV bancario

Resumen

La mayoría de los bancos le permiten descargar un archivo CSV de transacciones para cualquier período de estado de cuenta. En lugar de escribir cada línea en TimelyChurch a mano, puede subir ese archivo y dejar que el sistema lo analice, lo haga coincidir con sus cuentas y categorías, y publique cada fila como una transacción. Cada fila importada pasa por una cola de revisión para que una persona siempre confirme lo que llega a los libros antes de que aterrice en el libro mayor.

El flujo de trabajo de Importación de CSV bancario está diseñado para tesoreros que concilian mensualmente: descargue el CSV del banco, súbalo, revise, acepte. La mayoría de los meses toman solo unos minutos.

Dónde encontrarlo

Vaya a Finanzas > Contabilidad > Transacciones (en modo Simple esta pestaña se etiqueta Dinero entrante / saliente). Haga clic en la flecha pequeña del botón dividido Nueva transacción para abrir su menú, luego elija Importar desde CSV. El mismo menú es donde crea un Nuevo gasto, Nuevo ingreso, Nueva transferencia o Nuevo asiento contable, y donde Exporta la lista filtrada a CSV.

Si tiene filas ya esperando de una carga anterior, la pestaña Transacciones en la navegación de contabilidad muestra una insignia de conteo ámbar con el número de filas aún por revisar, y la cola de revisión aparece en línea en la parte superior de la página de Transacciones.

Formatos bancarios admitidos

TimelyChurch detecta automáticamente el formato del archivo desde la fila de encabezado y aplica un analizador integrado. Los formatos reconocidos incluyen:

• Bank of America — Exportación CSV estándar de cuenta corriente.
• CashApp — Exportación tipo estado de cuenta de cuentas comerciales de CashApp.
• PayPal y Stripe — Exportaciones de actividad de procesadores de pago.

Si el formato de su banco no se detecta automáticamente, el archivo sigue siendo importable como CSV genérico: usted confirma o ajusta el mapeo de columnas usted mismo en el siguiente paso (consulte «El flujo de carga» más abajo). Las filas que no se pueden analizar limpiamente se omiten, y cualquiera marcada como posible duplicado se muestra en la cola de revisión para que pueda confirmarla o excluirla.

El flujo de carga

Elegir Importar desde CSV abre un modal de tres pasos:

1. Paso 1 — Subir archivo. Seleccione la cuenta bancaria a la que pertenece el archivo (solo se listan cuentas de tipo Activo) y elija el archivo CSV a subir, luego haga clic en Siguiente: Asignar columnas →.
2. Paso 2 — Asignar columnas. TimelyChurch lee el archivo, muestra el origen detectado y una vista previa de las primeras filas, y propone un mapeo de columnas (fecha, descripción, importe, comisión, beneficiario/nombre, referencia). Para bancos reconocidos esto suele ser correcto tal cual; para un CSV genérico, confirme o ajuste qué columna se mapea a cada campo.
3. Paso 3 — Importar. TimelyChurch ejecuta la detección de duplicados (consulte más abajo) y prepara cada fila analizada en estado pendiente de revisión. Las filas luego aparecen en la cola de revisión en la página de Transacciones.

Si sube un archivo que ya se importó para esta cuenta, el Paso 2 muestra una advertencia ámbar «Este archivo ya fue importado» con la fecha de importación original y el conteo, y puede elegir Importar de todos modos o cancelar.

La cola de revisión

La cola de revisión es el corazón del flujo de importación. Cada fila subida permanece aquí hasta que la acepte o excluya explícitamente — nada se publica en su libro mayor automáticamente.

Cada fila en la cola muestra:

• La fecha de la transacción, descripción e importe tal como se analizaron del CSV.
• Una categoría sugerida (el sistema intenta coincidir según palabras clave de descripción y sus categorizaciones previas).
• Un beneficiario/donante sugerido si la descripción coincide con un beneficiario existente.
• Un método (método de pago) que puede anular antes de aceptar.
• Cualquier advertencia de duplicado (consulte la siguiente sección).

Para cada fila puede editar la categoría, el beneficiario, el método y otros detalles sugeridos en línea antes de decidir qué hacer con ella. El resto de esta sección explica cómo clasificar una fila, gestionar donaciones y comisiones, y aceptar — una fila a la vez o en masa.

Una vez aceptada o excluida, una fila sale de la lista de revisión. Puede volver a la cola en múltiples sesiones — nada le obliga a vaciarla de una sola vez.

Clasificar cada fila: ingreso, gasto o transferencia

Cada fila tiene un control Tipo. De forma predeterminada muestra Automático (Ingresos) o Automático (Gastos) — TimelyChurch decide ingreso frente a gasto según el signo del importe en el CSV (dinero entrante es ingreso, dinero saliente es gasto), así que normalmente puede dejarlo en Automático. Cámbielo a Transferencia para una fila que simplemente mueve dinero entre dos de sus propias cuentas (por ejemplo, de la cuenta corriente a la de ahorros) en lugar de ser un ingreso o un gasto reales.

Registrar una transferencia

Establecer el Tipo de una fila en Transferencia cambia el campo de categoría por un selector Otra cuenta. Elija la cuenta a la que se movió el dinero o de la que provino — el otro lado de la transferencia. Solo se listan sus cuentas bancarias/de activo y de pasivo, excluyendo la cuenta a la que importó. Una transferencia no tiene categoría, donante ni comisión, por lo que esos campos se ocultan para la fila. Debe elegir la otra cuenta antes de que la fila se acepte; TimelyChurch no publicará una transferencia que no tenga contraparte o que apunte a la misma cuenta.

Donaciones: elegir un donante o marcarla como anónima

Cuando la categoría de una fila es una categoría de donación que requiere un donante (diezmos, ofrendas y similares), debe atribuir el donativo antes de que se publique. Hay dos maneras:

• Seleccione al donante en la búsqueda Nombre del donante..., o agregue una nueva persona en línea. El donativo aceptado se vincula a esa persona, de modo que aparece en su registro de donaciones y su estado de cuenta de fin de año.
• Marque «Ofrenda anónima» para un donativo genuinamente sin donante — efectivo en el plato o un donativo anónimo en línea. Esto registra la donación sin donante y satisface el requisito sin una persona.

Las dos opciones son mutuamente excluyentes: activar Ofrenda anónima borra cualquier donante seleccionado, y elegir un donante borra la marca de anónimo. Si intenta aceptar una fila de donación sin ninguna de las dos, TimelyChurch lo detiene y le pide que elija un donante o la marque como anónima. Los ingresos generales que no son una categoría de donación (por ejemplo, ventas de libros o café) no necesitan donante y se publican por sí solos.

Comisiones de procesamiento

Cuando una fila lleva una comisión de procesamiento — Cash App, PayPal y procesadores similares reportan la comisión por separado — una insignia morada Comisión muestra el importe y aparece un selector Categoría de comisión debajo de la descripción. Elija la categoría de gasto a la que debe publicarse la comisión; solo se listan categorías de gasto, porque una comisión siempre es un gasto. TimelyChurch registra el donativo por su importe bruto y contabiliza la comisión como un gasto separado, de modo que los informes muestran tanto las donaciones completas como el depósito neto. Una fila con comisión no se aceptará hasta que haya elegido su categoría de comisión.

Consejo: Si siempre envía las comisiones de un procesador a la misma categoría, TimelyChurch se ofrece a recordarlo («¿Usar siempre esta categoría para las comisiones de ...?») después de que la elija unas cuantas veces, de modo que las futuras importaciones la completen automáticamente.

Aceptar filas

• Acepte una fila con la marca de verificación verde en su columna Acciones. Esto publica una transacción real — y, para una donación, el donativo vinculado — en su libro mayor y elimina la fila de la cola.
• Excluya una fila (la ×) si no debe convertirse en una transacción (por ejemplo, una comisión bancaria ya registrada en otro lugar).
• Aceptar en masa: en la página Revisar todo, Aceptar categorizadas publica de un clic todas las filas que ya tienen una categoría. Las filas que aún carecen de donante, categoría de comisión o la otra cuenta de una transferencia se dejan intencionalmente en la cola para que nada quede a medio clasificar. También puede seleccionar varias filas y usar Aplicar categoría para establecer una sola categoría en todas ellas antes de aceptar.

Detección de duplicados (4 capas)

Los archivos CSV bancarios a menudo se superponen. Si sube estados de cuenta de junio y julio pero comparten los últimos días de junio, esperaría importar las mismas transacciones dos veces. TimelyChurch usa cuatro capas de detección de duplicados para detectar estos casos automáticamente.

Capa 1: Hash del archivo CSV

Cada archivo subido recibe una huella digital y esa huella se recuerda. Si sube el mismo archivo una segunda vez para la misma cuenta, TimelyChurch lo reconoce y le advierte antes de importar — ahorrándole crear docenas de duplicados fantasma.

Capa 2: Número de referencia, o Importe + Fecha + Descripción

Para cada fila analizada, el sistema verifica si ya existe una transacción coincidente:

• Nivel 1 (alta confianza): Coincide exactamente con el número de referencia de una transacción existente (verificado en toda la iglesia). Esto detecta números de cheque e IDs de transacción emitidos por el banco.
• Nivel 2 (confianza media): Coincide con el mismo importe, la misma fecha y la misma cuenta, con una descripción coincidente — para filas que no tienen número de referencia.

La verificación observa tanto transacciones ya publicadas como otras filas aún esperando en la cola de revisión, de modo que no puede aceptar accidentalmente la misma fila dos veces desde dos cargas diferentes.

Capa 3: Confirmación al aceptar

Cuando acepta una fila que el sistema marcó como probable duplicado, se le muestra la transacción existente con la que entra en conflicto. Puede confirmar que realmente es una transacción separada y publicarla de todos modos, o cancelar y excluir la fila.

Capa 4: Red de seguridad final

Como última línea de defensa, TimelyChurch impone una garantía final de que el mismo número de referencia no puede publicarse dos veces para la misma cuenta. Incluso si algo se escapara de las verificaciones anteriores, esta protección final rechaza el duplicado antes de que llegue a su libro mayor.

Mejores prácticas

Concilie antes de importar. La conciliación bancaria sigue siendo el sistema de registro para detectar errores. Ejecute una conciliación cada mes usando los datos importados, no como sustituto de ella.

Revise las categorías cuidadosamente en las primeras importaciones. El sugeridor de categorías aprende de sus categorizaciones previas. El primer mes o dos de importaciones puede necesitar más correcciones manuales de categoría; los meses posteriores son notablemente más rápidos a medida que las sugerencias mejoran.

Excluya, no elimine. Si una fila no debe publicarse, haga clic en Excluir en lugar de ignorarla. Las filas excluidas se recuerdan, de modo que volver a subir un archivo superpuesto no las mostrará de nuevo.

Mantenga las importaciones vinculadas a una cuenta. Cada carga está limitada a una sola cuenta bancaria. Si tiene varias cuentas corrientes, haga una carga separada por cuenta. Esto mantiene limpia la detección de duplicados y la conciliación.

Solución de problemas

«Este archivo ya fue importado» — El hash del archivo CSV coincide con una carga anterior para esta cuenta. O subió el archivo dos veces, o el banco exportó el mismo rango de fechas. Revise la importación existente, luego elija Importar de todos modos solo si está seguro de que las filas son nuevas.

Marca «Posible duplicado» en una fila — El sistema encontró una transacción con el mismo número de referencia, o el mismo importe, fecha y descripción. Compare con la transacción existente; si realmente son la misma, excluya la fila. Si casualmente son idénticas (raro), confirme y acepte.

Las filas no se analizan sin error obvio — Su banco puede haber cambiado su formato CSV, por lo que la detección automática recurrió a una importación genérica. Abra el CSV en una hoja de cálculo, confirme la fila de encabezado, y en el Paso 2 mapee las columnas manualmente — o vuelva a exportar desde el banco usando su formato estándar.