Importación de CSV bancario

Resumen

La mayoría de los bancos le permiten descargar un archivo CSV de transacciones para cualquier período de estado de cuenta. En lugar de escribir cada línea en TimelyChurch a mano, puede subir ese archivo y dejar que el sistema lo analice, lo haga coincidir con sus cuentas y categorías, y publique cada fila como una transacción. Cada fila importada pasa por una cola de revisión para que una persona siempre confirme lo que llega a los libros antes de que aterrice en el libro mayor.

El flujo de trabajo de Importación de CSV bancario está diseñado para tesoreros que concilian mensualmente: descargue el CSV del banco, súbalo, revise, acepte. La mayoría de los meses toman solo unos minutos.

Dónde encontrarlo

Vaya a Finanzas > Contabilidad > Transacciones (en modo Simple esta pestaña se etiqueta Dinero entrante / saliente). Haga clic en la flecha pequeña del botón dividido Nueva transacción para abrir su menú, luego elija Importar desde CSV. El mismo menú es donde crea un Nuevo gasto, Nuevo ingreso, Nueva transferencia o Nuevo asiento contable, y donde Exporta la lista filtrada a CSV.

Si tiene filas ya esperando de una carga anterior, la pestaña Transacciones en la navegación de contabilidad muestra una insignia de conteo ámbar con el número de filas aún por revisar, y la cola de revisión aparece en línea en la parte superior de la página de Transacciones.

Formatos bancarios admitidos

TimelyChurch detecta automáticamente el formato del archivo desde la fila de encabezado y aplica un analizador integrado. Los formatos reconocidos incluyen:

• Bank of America — Exportación CSV estándar de cuenta corriente.
• CashApp — Exportación tipo estado de cuenta de cuentas comerciales de CashApp.
• PayPal y Stripe — Exportaciones de actividad de procesadores de pago.

Si el formato de su banco no se detecta automáticamente, el archivo sigue siendo importable como CSV genérico: usted confirma o ajusta el mapeo de columnas usted mismo en el siguiente paso (consulte «El flujo de carga» más abajo). Las filas que no se pueden analizar limpiamente se omiten, y cualquiera marcada como posible duplicado se muestra en la cola de revisión para que pueda confirmarla o excluirla.

El flujo de carga

Elegir Importar desde CSV abre un modal de tres pasos:

1. Paso 1 — Subir archivo. Seleccione la cuenta bancaria a la que pertenece el archivo (solo se listan cuentas de tipo Activo) y elija el archivo CSV a subir, luego haga clic en Siguiente: Asignar columnas →.
2. Paso 2 — Asignar columnas. TimelyChurch lee el archivo, muestra el origen detectado y una vista previa de las primeras filas, y propone un mapeo de columnas (fecha, descripción, importe, comisión, beneficiario/nombre, referencia). Para bancos reconocidos esto suele ser correcto tal cual; para un CSV genérico, confirme o ajuste qué columna se mapea a cada campo.
3. Paso 3 — Importar. TimelyChurch ejecuta la detección de duplicados (consulte más abajo) y prepara cada fila analizada en estado pendiente de revisión. Las filas luego aparecen en la cola de revisión en la página de Transacciones.

Si sube un archivo que ya se importó para esta cuenta, el Paso 2 muestra una advertencia ámbar «Este archivo ya fue importado» con la fecha de importación original y el conteo, y puede elegir Importar de todos modos o cancelar.

La cola de revisión

La cola de revisión es el corazón del flujo de importación. Cada fila subida permanece aquí hasta que la acepte o excluya explícitamente — nada se publica en su libro mayor automáticamente.

Cada fila en la cola muestra:

• La fecha de la transacción, descripción e importe tal como se analizaron del CSV.
• Una categoría sugerida (el sistema intenta coincidir según palabras clave de descripción y sus categorizaciones previas).
• Un beneficiario/donante sugerido si la descripción coincide con un beneficiario existente.
• Un método (método de pago) que puede anular antes de aceptar.
• Cualquier advertencia de duplicado (consulte la siguiente sección).

Para cada fila puede:

• Editar la categoría, beneficiario, método u otros detalles sugeridos en línea.
• Aceptar la fila, lo que crea una transacción real en el libro mayor.
• Excluir la fila si no debe convertirse en una transacción (p. ej., una comisión bancaria ya registrada manualmente, una transferencia interna que maneja en otro lugar).
• Aceptar todo las filas sin duplicado de un clic, o seleccionar varias filas y Aplicar categoría a ellas en masa antes de aceptar.

Una vez aceptada o excluida, una fila sale de la lista de revisión. Puede volver a la cola en múltiples sesiones — nada le obliga a vaciarla de una sola vez.

Registrar el reembolso de una compra (dinero que le devuelve un proveedor)

A veces un depósito entrante no es un ingreso en absoluto — es su propio dinero que regresa. Un proveedor reembolsa una reserva cancelada, Amazon le acredita un artículo devuelto, un congreso reembolsa una inscripción. En lugar de registrarlo por error como ingreso (lo que inflaría el total de una categoría) o ingresarlo a mano más tarde, puede clasificarlo aquí mismo en la cola como un reembolso y enviarlo directamente de vuelta al gasto del que provino.

Esto solo aplica a los depósitos entrantes — las filas verdes que se muestran con un +. Establezca el Tipo de esa fila en Reembolso de un gasto, y la fila se reorganiza para adaptarse:

1. Elija el gasto a reducir. El cuadro de categoría se reemplaza por un selector Gasto a reducir que lista solo sus categorías de gasto, con la pregunta «¿Qué gasto está reembolsando?» Elija la categoría con la que se registró la compra original. Una nota de ayuda verde debajo confirma lo que ocurrirá: «Devuelve el dinero a este gasto: reduce el gasto neto, no se registra como ingreso.»
2. Nombre al proveedor (opcional). En la columna Beneficiario/Donante, la búsqueda de donante se reemplaza por un selector opcional Proveedor (quien le reembolsó) (marcador de posición «p. ej. Airbnb, Amazon…»). Nombrar al proveedor se traslada a la transacción registrada para sus registros, pero no es obligatorio para aceptar.
3. Acepte la fila. TimelyChurch la registra como un contra-gasto — un gasto de importe negativo asentado contra la categoría que eligió. El efectivo regresa al saldo de su banco y su gasto neto en esa categoría baja a lo que realmente pagó.

Un reembolso registrado de esta forma no se contabiliza como ingreso y no crea ninguna donación — el depósito se clasifica de vuelta a la cuenta de gasto original, exactamente como QuickBooks maneja un depósito de reembolso. Nunca aparece en los totales de donaciones ni en el estado de cuenta de fin de año de nadie. Aceptar categorizadas en la página Revisar todo trata las filas de reembolso de la misma manera, siempre que tengan una categoría de gasto asignada.

Un reembolso necesita una categoría de gasto. Como un reembolso reduce un gasto, debe apuntarlo a una categoría de gasto antes de que se registre. Si no hay ninguna asignada, la aceptación se bloquea con «Seleccione la categoría de gasto a la que se aplica este reembolso antes de aceptarlo.» Si elige una categoría que no es de gasto, se bloquea con «Un reembolso debe clasificarse en una categoría de gasto: la misma con la que se registró la compra.»

Solo los depósitos entrantes pueden ser un reembolso. La opción Reembolso de un gasto aparece únicamente en las filas de ingreso. Si una fila marcada como reembolso de algún modo no es entrante, la aceptación se bloquea con «Solo un depósito entrante puede registrarse como reembolso de una compra.»

Los años cerrados están protegidos. Si la fecha del reembolso cae en un ejercicio fiscal que ya cerró con el Cierre de fin de año, se rechaza con «Esta transacción corresponde a un ejercicio fiscal cerrado y no se puede registrar.» — de modo que una devolución tardía no puede reabrir unos libros ya finalizados.

Cambiar el Tipo reinicia el selector. Alternar una fila hacia o desde Reembolso de un gasto cambia la dirección de la categoría (ingreso ↔ gasto), por lo que cualquier categoría que ya hubiera elegido se borra y el selector recién mostrado empieza en blanco.

Esta es la manera de registrar el reembolso de un proveedor desde la importación bancaria. Si prefiere registrarlo directamente a partir de la compra original — fuera del flujo de importación — consulte Registrar un reembolso sobre un gasto; ambas rutas registran el mismo contra-gasto seguro para sus libros.

Detección de duplicados (4 capas)

Los archivos CSV bancarios a menudo se superponen. Si sube estados de cuenta de junio y julio pero comparten los últimos días de junio, esperaría importar las mismas transacciones dos veces. TimelyChurch usa cuatro capas de detección de duplicados para detectar estos casos automáticamente.

Capa 1: Hash del archivo CSV

Cada archivo subido recibe una huella digital y esa huella se recuerda. Si sube el mismo archivo una segunda vez para la misma cuenta, TimelyChurch lo reconoce y le advierte antes de importar — ahorrándole crear docenas de duplicados fantasma.

Capa 2: Número de referencia, o Importe + Fecha + Descripción

Para cada fila analizada, el sistema verifica si ya existe una transacción coincidente:

• Nivel 1 (alta confianza): Coincide exactamente con el número de referencia de una transacción existente (verificado en toda la iglesia). Esto detecta números de cheque e IDs de transacción emitidos por el banco.
• Nivel 2 (confianza media): Coincide con el mismo importe, la misma fecha y la misma cuenta, con una descripción coincidente — para filas que no tienen número de referencia.

La verificación observa tanto transacciones ya publicadas como otras filas aún esperando en la cola de revisión, de modo que no puede aceptar accidentalmente la misma fila dos veces desde dos cargas diferentes.

Capa 3: Confirmación al aceptar

Cuando acepta una fila que el sistema marcó como probable duplicado, se le muestra la transacción existente con la que entra en conflicto. Puede confirmar que realmente es una transacción separada y publicarla de todos modos, o cancelar y excluir la fila.

Capa 4: Red de seguridad final

Como última línea de defensa, TimelyChurch impone una garantía final de que el mismo número de referencia no puede publicarse dos veces para la misma cuenta. Incluso si algo se escapara de las verificaciones anteriores, esta protección final rechaza el duplicado antes de que llegue a su libro mayor.

Mejores prácticas

Concilie antes de importar. La conciliación bancaria sigue siendo el sistema de registro para detectar errores. Ejecute una conciliación cada mes usando los datos importados, no como sustituto de ella.

Revise las categorías cuidadosamente en las primeras importaciones. El sugeridor de categorías aprende de sus categorizaciones previas. El primer mes o dos de importaciones puede necesitar más correcciones manuales de categoría; los meses posteriores son notablemente más rápidos a medida que las sugerencias mejoran.

Excluya, no elimine. Si una fila no debe publicarse, haga clic en Excluir en lugar de ignorarla. Las filas excluidas se recuerdan, de modo que volver a subir un archivo superpuesto no las mostrará de nuevo.

Mantenga las importaciones vinculadas a una cuenta. Cada carga está limitada a una sola cuenta bancaria. Si tiene varias cuentas corrientes, haga una carga separada por cuenta. Esto mantiene limpia la detección de duplicados y la conciliación.

Solución de problemas

«Este archivo ya fue importado» — El hash del archivo CSV coincide con una carga anterior para esta cuenta. O subió el archivo dos veces, o el banco exportó el mismo rango de fechas. Revise la importación existente, luego elija Importar de todos modos solo si está seguro de que las filas son nuevas.

Marca «Posible duplicado» en una fila — El sistema encontró una transacción con el mismo número de referencia, o el mismo importe, fecha y descripción. Compare con la transacción existente; si realmente son la misma, excluya la fila. Si casualmente son idénticas (raro), confirme y acepte.

Las filas no se analizan sin error obvio — Su banco puede haber cambiado su formato CSV, por lo que la detección automática recurrió a una importación genérica. Abra el CSV en una hoja de cálculo, confirme la fila de encabezado, y en el Paso 2 mapee las columnas manualmente — o vuelva a exportar desde el banco usando su formato estándar.