Gestión de series de eventos

Las series de eventos le permiten gestionar una programación recurrente como una sola entidad. Este artículo cubre la visualización, edición, manejo de excepciones y operaciones masivas en series de eventos.

Panel de series de eventos

Acceso al panel de series

1. Navegue a Eventos en la barra lateral.
2. Haga clic en el enlace Serie de eventos para abrir el panel de series.

Lista de series

El panel de series muestra todas sus series de eventos con:

• Tarjetas de estadísticas — Total de series, series activas, conteo de servicios de adoración y conteo de clases.
• Buscar — Filtre por título o descripción.
• Filtro de tipo — Filtre por tipo de evento (Adoración, Clase, Reunión, Evento).
• Filtro de estado — Vea series Activas, Inactivas o Todas.

Cada serie de la lista muestra:

• El título de la serie y la insignia del tipo de evento.
• Descripción de recurrencia (p. ej., «Semanal los domingos»).
• Hora de inicio y duración.
• Número de eventos generados.
• Sala y grupo anfitrión (si están asignados).

Página de detalle de la serie

Haga clic en cualquier serie para abrir su página de detalle, que muestra:

• Información de la serie — Título, descripción, tipo, patrón de recurrencia, horas, ubicación, sala y grupo anfitrión.
• Próximas repeticiones — Los próximos 3 meses de ocurrencias programadas, incluidas excepciones (modificadas, canceladas o reprogramadas).
• Eventos pasados — Los 10 eventos pasados más recientes de la serie.
• Plantillas de posiciones de servicio — Posiciones de voluntarios que se aplican a cada ocurrencia.
• Estadísticas — Total de eventos, eventos próximos y conteos de excepciones.

Edición de una serie

Alcance de la edición

Al editar una serie de eventos, elige cómo deben aplicarse los cambios:

Campos editables

Al editar con el alcance «Todos los eventos», puede cambiar:

• Título, descripción y tipo de evento.
• Patrón de recurrencia (RRULE).
• Hora de inicio y hora de finalización.
• Duración.
• Fechas de inicio y fin de la serie.
• Ubicación y sala.
• Grupo anfitrión.
• Configuración de inscripción, lista de espera, registro y servicio.
• Estado público/activo.
• Color de visualización en el calendario.

Manejo de excepciones

Las excepciones le permiten modificar, cancelar o reprogramar ocurrencias individuales sin cambiar toda la serie.

Tipos de excepción

Cancelación de una sola ocurrencia

1. Desde la página de detalle de la serie, busque la ocurrencia en la lista de ocurrencias próximas.
2. Haga clic en Cancelar junto a esa fecha.
3. Proporcione opcionalmente un motivo para la cancelación.
4. La ocurrencia se marca como cancelada y no generará un evento.

Las ocurrencias canceladas aparecen con un indicador rojo en la línea de tiempo de la serie.

Modificación de una sola ocurrencia

1. Desde la página de detalle de la serie, haga clic en Modificar junto a una ocurrencia.
2. Cambie cualquiera de los siguientes solo para esa fecha:
   • Título — Use un título diferente (p. ej., «Servicio del domingo de Pascua» en lugar de «Adoración del domingo»).
   • Descripción — Descripción personalizada para esta ocurrencia.
   • Ubicación — Lugar diferente.
   • Sala — Sala diferente.
   • Hora de inicio — Hora de inicio diferente.
   • Hora de finalización — Hora de fin diferente.
   • Motivo — Explique por qué esta ocurrencia es diferente.
3. Guarde la modificación.

Las ocurrencias modificadas aparecen con un indicador amarillo.

Reprogramación de una sola ocurrencia

1. Haga clic en Modificar en una ocurrencia.
2. Establezca una Nueva fecha además de cualquier otro cambio.
3. Guarde.

La ocurrencia se mueve a la nueva fecha. Las ocurrencias reprogramadas aparecen con un indicador azul.

Nota: Cuando una ocurrencia se modifica o reprograma, el resumen de cambios muestra exactamente qué cambió (p. ej., «Fecha cambiada al 15 mar 2026» o «Hora cambiada a las 11:00 AM»).

Regeneración de ocurrencias

TimelyChurch puede generar nuevas ocurrencias de eventos a partir de un patrón de serie bajo demanda.

1. Desde la página de detalle de la serie, haga clic en Regenerar.
2. Elija cuántos meses hacia adelante generar (el valor predeterminado es 3 meses).
3. El sistema crea nuevos registros de eventos para cada ocurrencia en esa ventana.

Esto es útil cuando necesita extender una serie más hacia el futuro, o si desea volver a generar ocurrencias después de hacer cambios en el patrón de recurrencia.

Flujos de trabajo de voluntarios en la serie

Dos flujos de trabajo a nivel de serie aceleran la programación de voluntarios en muchas ocurrencias a la vez.

Autocompletar toda la serie

En lugar de autocompletar posiciones un evento a la vez, puede programar automáticamente cada ocurrencia de la serie en una sola pasada.

1. Desde la página de detalle de la serie, haga clic en Autocompletar serie.
2. El sistema ejecuta el programador automático contra cada evento próximo de la serie, puntuando candidatos según los requisitos de cada posición (calificaciones, disponibilidad, carga reciente de servicio) y asignando la mejor coincidencia.
3. Un resumen indica cuántas posiciones se completaron, cuántas se omitieron (candidatos insuficientes) y cualquier conflicto.

Revise y confirme las asignaciones a través de los flujos de trabajo normales de voluntarios en cada evento después.

Copiar una semana hacia adelante

Si dedicó tiempo a ajustar manualmente la lista de voluntarios de una ocurrencia y desea usar la misma alineación para la siguiente (o varias), use Copiar hacia adelante.

1. Desde la página de detalle de la serie, busque la ocurrencia de origen cuyas asignaciones de voluntarios desea reutilizar.
2. Haga clic en Copiar hacia adelante.
3. El sistema copia todas las asignaciones de voluntarios confirmadas de esa ocurrencia al siguiente evento de la serie, comprobando la disponibilidad de cada voluntario antes de aplicarlas.

Es perfecto para casos de «usamos este mismo equipo el domingo pasado, hágalo de nuevo» sin volver a escribir.

Consejo: Use Autocompletar serie para planificación nueva en muchas semanas, y Copiar hacia adelante cuando tenga una alineación conocida y buena que deba mantenerse semana a semana.

Duplicación de una serie

Para crear una copia de una serie existente:

1. Desde la página de detalle de la serie, haga clic en Duplicar.
2. Proporcione opcionalmente un título y una fecha de inicio nuevos.
3. Se crea una serie nueva con la misma configuración que la original.

Esto es útil al crear una versión estacional de un evento recurrente (p. ej., duplicar «Adoración del domingo» para crear «Adoración del domingo de verano» con una hora de inicio diferente).

Eliminación de una serie

Opciones de alcance de eliminación

Al eliminar una serie, elige el alcance:

Pasos para eliminar

1. Desde la página de detalle de la serie, haga clic en Eliminar.
2. Elija el alcance de eliminación.
3. Confirme.

Nota: Eliminar eventos es permanente (aunque se usa eliminación suave para los eventos). Si desea detener temporalmente una serie sin eliminarla, establézcala en Inactiva en su lugar.

Exportación de una serie

Exportación de iCalendar

Desde la página de detalle de la serie, haga clic en Exportar iCal para descargar un archivo iCalendar que contiene el patrón de recurrencia completo. Este archivo puede importarse en:

• Google Calendar
• Calendario de Apple
• Microsoft Outlook
• Cualquier aplicación de calendario que admita archivos .ics

El archivo exportado incluye el RRULE, las horas del evento, el título, la descripción y la ubicación.