Gestión de series de eventos

Las series de eventos le permiten gestionar una programación recurrente como una sola entidad. Este artículo cubre la visualización, edición, manejo de excepciones y operaciones masivas en series de eventos.

Panel de series de eventos

Acceso al panel de series

1. Navegue a Eventos en la barra lateral.
2. Abra el menú ⋮ Más y haga clic en Serie de eventos (o use la pestaña Serie en la tira de pestañas de planificación).

Lista de series

El panel de series muestra todas sus series de eventos con:

• Tarjetas de estadísticas — Total de series, Series activas, Servicios de adoración y Clases.
• Buscar — Filtre por título o descripción.
• Filtro de tipo — Filtre por tipo de evento (Adoración, Clase, Reunión, Evento).
• Filtro de estado — Vea series Activas, Inactivas o Todas.

Cada serie de la lista muestra:

• El título de la serie, la insignia del tipo de evento y una insignia Inactiva si la serie está en pausa.
• Descripción de recurrencia (p. ej., «Semanal los domingos»).
• Hora de inicio y ubicación.
• Número de eventos generados y excepciones.
• La próxima fecha, además de las acciones Ver, Editar, Exportar iCal y Eliminar.

Página de detalle de la serie

Haga clic en cualquier serie para abrir su página de detalle, que muestra:

• Estadísticas — Total de eventos, Próxima, Pasados y Excepciones.
• Detalles de la serie — Recurrencia, hora, fecha de inicio y de fin, ubicación, sala, grupo anfitrión, descripción y qué funciones están activadas.
• Próximas repeticiones — Las próximas fechas programadas, marcadas como Cancelado, Modificado o Reprogramado donde se aplica una excepción. Para series con inscripción, cada fecha muestra cuántas personas están inscritas.
• Inscripción — Un enlace al Formulario de inscripción compartido de la serie (cuando la inscripción está activada).
• Posiciones de servicio — Posiciones de voluntarios que se aplican a cada ocurrencia (cuando Voluntarios está activado).
• Excepciones — Las excepciones más recientes.
• Zona de peligro — Eliminar serie.

El botón Editar y un menú ⋯ (Más acciones) con Duplicar serie, Exportar iCal y Eliminar serie están en la parte superior de la página.

Edición de una serie

Alcance de la edición

Haga clic en Editar en la página de la serie. En la parte superior de Editar serie de eventos, ¿Qué te gustaría actualizar? ofrece dos opciones:

Para cambiar solo una fecha, no edite la serie: use Modificar en esa ocurrencia (consulte Manejo de excepciones más abajo).

Advertencia: Guardar cualquiera de las dos opciones reconstruye las fechas próximas. Si ya hay voluntarios programados en ellas, un cuadro amarillo indica cuántas personas están programadas y que serán retiradas de la programación y se les avisará que ya no se necesitan. Al hacer clic en Actualizar serie, se le pide confirmar («… será retirada. ¿Continuar?»).

Campos editables

Puede cambiar:

• Título de la serie, descripción, tipo de evento y grupo anfitrión.
• Patrón de recurrencia (ajustes predefinidos o su propio patrón).
• Fechas de inicio y fin de la serie, hora de inicio, hora de fin y duración.
• Nombre de la ubicación y sala.
• Funciones: Inscripción, Registro, Voluntarios, Orden de servicio, Lista de espera, Público y Activo («Generar eventos»), además de Máximo de inscripciones.
• Configuración de servicio: elija una plantilla de día en Usar una plantilla de día (cada ocurrencia usará entonces las posiciones y el plan de servicio de esa plantilla de día), o déjela en — Ninguna (defina las posiciones abajo) — y enumere usted mismo las Posiciones de voluntarios. Consulte Plantillas de serie de eventos.

Manejo de excepciones

Las excepciones le permiten modificar, cancelar o reprogramar ocurrencias individuales sin cambiar toda la serie.

Tipos de excepción

Cancelación de una sola ocurrencia

1. Desde la página de detalle de la serie, busque la ocurrencia en la lista Próximas repeticiones.
2. Haga clic en el ícono ✕ (Cancelar) junto a esa fecha. Se abre el cuadro de diálogo Cancelar repetición.
3. Opcionalmente ingrese un Motivo (opcional) (p. ej., «Fin de semana festivo»).
4. Haga clic en Cancelar repetición (o en Mantener evento para volver atrás). La ocurrencia se marca como cancelada.

Las ocurrencias canceladas aparecen con un indicador rojo en la línea de tiempo de la serie.

Modificación de una sola ocurrencia

1. Desde la página de detalle de la serie, haga clic en el ícono de lápiz (Modificar) junto a una ocurrencia. Se abre el cuadro de diálogo Modificar repetición.
2. Cambie cualquiera de los siguientes solo para esa fecha:
   • Nueva hora de inicio — Hora de inicio diferente.
   • Nueva hora de fin — Hora de fin diferente.
   • Nueva ubicación — Lugar diferente.
   • Motivo — Explique por qué esta ocurrencia es diferente.
3. Haga clic en Guardar cambios.

Consejo: Para darle a una fecha un título o descripción diferente (por ejemplo, «Servicio del domingo de Pascua»), abra el evento de esa fecha desde el calendario y edítelo allí.

Las ocurrencias modificadas aparecen con un indicador amarillo.

Reprogramación de una sola ocurrencia

1. Haga clic en el ícono Modificar en una ocurrencia.
2. Establezca una Nueva fecha (para reprogramar) además de cualquier otro cambio.
3. Haga clic en Guardar cambios.

La ocurrencia se mueve a la nueva fecha. Las ocurrencias reprogramadas aparecen con un indicador azul.

Nota: Cuando una ocurrencia se modifica o reprograma, el resumen de cambios muestra exactamente qué cambió (p. ej., «Fecha cambiada al 15 mar 2026» o «Hora cambiada a las 11:00 AM»).

Regeneración de ocurrencias

TimelyChurch puede generar nuevas ocurrencias de eventos a partir de un patrón de serie bajo demanda.

1. Desde la página de detalle de la serie, haga clic en Generar más junto a Próximas repeticiones.
2. TimelyChurch crea las fechas de los próximos tres meses que aún no existen y confirma cuántas ocurrencias nuevas se generaron.

Esto es útil cuando necesita extender una serie más hacia el futuro.

Flujos de trabajo de voluntarios en la serie

Dos flujos de trabajo a nivel de serie aceleran la programación de voluntarios en muchas ocurrencias a la vez.

Autocompletar toda la serie

En lugar de autocompletar posiciones un evento a la vez, puede programar automáticamente cada ocurrencia de la serie en una sola pasada.

1. Desde la página de detalle de la serie, haga clic en Autocompletar todos los eventos (se muestra cuando la serie tiene Voluntarios activado).
2. Confirme «¿Completar automáticamente todos los eventos próximos de esta serie con los voluntarios más disponibles?».
3. TimelyChurch ejecuta el autocompletado en cada evento próximo de la serie, eligiendo a la mejor persona disponible para cada posición abierta (comprobando la disponibilidad y con qué frecuencia han servido recientemente).
4. Un resumen indica cuántas posiciones se completaron en cuántos eventos («Se completaron automáticamente 18 de 24 posiciones en 6 eventos.»).

Los líderes de equipo que no son administradores solo completan las posiciones de los equipos que lideran.

Revise y confirme las asignaciones a través de los flujos de trabajo normales de voluntarios en cada evento después.

Copiar una semana hacia adelante

Si dedicó tiempo a ajustar manualmente la lista de voluntarios de una ocurrencia y desea usar la misma alineación para las semanas siguientes, use Copiar hacia adelante.

1. Desde la página de detalle de la serie, busque la ocurrencia de origen cuyas asignaciones de voluntarios desea reutilizar.
2. Haga clic en Copiar hacia adelante junto a esa fecha.
3. Confirme «¿Copiar las asignaciones de esta semana a los próximos 12 eventos futuros?».
4. TimelyChurch copia las asignaciones de esa semana (todos excepto las personas que declinaron) a los próximos 12 eventos de la serie. Las personas que ya están en un evento posterior se omiten, y las copias comienzan como pendientes para que cada voluntario pueda responder.

Es perfecto para casos de «usamos este mismo equipo el domingo pasado, hágalo de nuevo» sin volver a escribir.

Consejo: Use Autocompletar todos los eventos para planificación nueva en muchas semanas, y Copiar hacia adelante cuando tenga una alineación conocida y buena que deba mantenerse semana a semana.

Duplicación de una serie

Para crear una copia de una serie existente:

1. Desde la página de detalle de la serie, abra el menú ⋯ y haga clic en Duplicar serie.
2. En el cuadro de diálogo, ingrese un Nuevo nombre de la serie, una Fecha de inicio (la serie nueva comienza en esta fecha con el mismo patrón de recurrencia) y, opcionalmente, una Nueva hora de inicio y una Nueva hora de fin.
3. Haga clic en Duplicar serie. Se crea una serie nueva «con todas las configuraciones y posiciones de servicio», incluida su plantilla de día, de modo que las posiciones de servicio se trasladan automáticamente.

Así es exactamente como configura esto una iglesia que agrega un segundo servicio dominical: duplique su serie «Adoración del domingo» existente, mantenga el mismo día y patrón, y establezca Nueva hora de inicio y Nueva hora de fin para su nuevo servicio (p. ej., 5:00 p. m. en lugar de 10:00 a. m.). También es útil al crear una versión estacional de un evento recurrente (p. ej., duplicar «Adoración del domingo» para crear «Adoración del domingo de verano» con una hora de inicio diferente).

Eliminación de una serie

1. Desde la página de detalle de la serie, haga clic en Eliminar serie (en el menú ⋯ o en el cuadro Zona de peligro).
2. Si hay voluntarios programados en fechas futuras, el cuadro de diálogo muestra cuántos voluntarios confirmados y pendientes serán liberados y notificados, con una casilla que debe marcar para confirmar que lo entiende.
3. Confirme. La serie y sus eventos se eliminan, y regresa a la lista de Serie de eventos.

Nota: Eliminar una serie no se puede deshacer desde la aplicación. Si desea detener temporalmente una serie sin eliminarla, edítela y desactive Activo en su lugar.

Exportación de una serie

Exportación de iCalendar

Desde la página de detalle de la serie, abra el menú ⋯ y haga clic en Exportar iCal para descargar un archivo iCalendar que contiene el patrón de recurrencia completo. (La misma acción Exportar iCal está en cada fila de la lista de Serie de eventos.) Este archivo puede importarse en:

• Google Calendar
• Calendario de Apple
• Microsoft Outlook
• Cualquier aplicación de calendario que admita archivos .ics

El archivo exportado incluye el patrón de repetición, las horas del evento, el título, la descripción y la ubicación.