Reuniones de grupo, asistencia y confirmaciones
Más allá del flujo simple de "registrar una reunión con un conteo de asistentes", TimelyChurch admite registros de asistencia por asistente y confirmaciones para cada reunión. Este artículo recorre cómo trabajan los líderes y los miembros con ambos.
Cómo encaja todo
Esta función tiene tres partes:
- Reuniones — un registro por reunión (fecha, tema, notas, un conteo general de asistentes y un salón opcional).
- Asistencia — un registro de presencia/ausencia para cada miembro en una reunión específica.
- Confirmaciones — la intención de cada miembro (sí / no / quizás / pendiente) registrada antes de la reunión.
Una reunión puede tener tanto un listado de confirmaciones (recopilado antes de la reunión) como un listado de asistencia (registrado durante/después de la reunión). Son independientes: un miembro puede confirmar "Sí" y aun así marcarse como ausente.
Registrar una reunión (líder / administrador)
Desde la página de detalles del grupo, los líderes hacen clic en Registrar reunión y completan:
| Campo | Obligatorio | Notas |
|---|---|---|
| Fecha | Sí | La fecha de la reunión |
| Hora | No | La hora de la reunión |
| Tema | No | Texto libre |
| Notas | No | Texto libre |
| Conteo de asistentes | No | Respaldo general cuando no se registra asistencia por miembro |
| Salón | No | Si se establece, reserva el salón para la reunión |
Los miembros también pueden registrar reuniones desde el portal Mi grupo cuando son líderes de ese grupo.
Seguimiento de asistencia por asistente
Los líderes pueden marcar a un solo miembro como presente o ausente, o marcar varios miembros a la vez. Al registrar la asistencia:
- El sistema verifica que cada miembro realmente pertenezca al grupo.
- Guarda el registro de presencia/ausencia de cada miembro.
- Actualiza el conteo de asistentes de la reunión para que coincida con la cantidad de miembros marcados como presentes.
Desde una reunión puede ver quién asistió, quién fue marcado como ausente y un resumen rápido de presentes/ausentes/total.
Respuestas de confirmación
Cada miembro puede indicar cómo planea responder antes de la reunión. Las cuatro opciones:
| Valor | Etiqueta |
|---|---|
| Sí | Asistiré |
| No | No asistiré |
| Quizás | Quizás |
| Pendiente | Pendiente (aún sin respuesta) |
Cada confirmación registra cuándo se envió y puede incluir una nota opcional.
Actualización del lado del líder
Los líderes pueden registrar una confirmación en nombre de un miembro que respondió por otro canal (mensaje de texto, correo electrónico, etc.).
Confirmación del miembro desde el portal
Los miembros confirman asistencia por su cuenta desde la página del portal Mi grupo. El formulario acepta la respuesta y una nota opcional.
Resumen de confirmaciones
La reunión muestra un recuento de cuántos miembros eligieron sí, no, quizás y pendiente — útil para mostrar a los líderes cuántas personas se han comprometido.
Asistencia frente a confirmación: cuándo usar cada una
| Pregunta | Use |
|---|---|
| "¿Cuántas personas vendrán el martes?" | Resumen de confirmaciones |
| "¿Cuántas personas asistieron realmente?" | Registros de asistencia |
| "¿Quién aún no ha respondido?" | Confirmaciones aún pendientes |
| "¿Quién ha faltado a 3+ reuniones seguidas?" | Registros de asistencia (alimentan la lista de miembros en riesgo en la pestaña Salud) |
La pestaña Salud usa registros de asistencia (no confirmaciones) al calcular ausencias consecutivas y el porcentaje promedio de asistencia.
Asistencia de clases: un camino distinto
Para el tipo de motor Clase, la asistencia se recopila mediante el módulo Registro en lugar de la asistencia de reuniones descrita arriba. La pestaña Asistencia de una clase muestra tasas por estudiante derivadas de registros de entrada, no de la asistencia de reuniones. Consulte 09-group-reports.md para los detalles del informe de asistencia de clases.
Eliminar una reunión
Al eliminar una reunión también se eliminan sus registros de asistencia y confirmación. La fecha de la última reunión y el total de reuniones de este trimestre del grupo se recalculan a partir de las reuniones restantes.
Consejo: Anime a los líderes a registrar asistencia por miembro (no solo un conteo general) siempre que sea posible. Los datos por miembro alimentan la lista de miembros en riesgo, el gráfico de tendencia de asistencia y el seguimiento de ausencias consecutivas — funciones que desaparecen si solo completa el conteo general de asistentes.