Cuadrícula de horarios — Programación visual de voluntarios
La cuadrícula de horarios («Quién sirve y cuándo») es una sola pantalla que muestra a cada voluntario en el lateral y los próximos domingos en la parte superior, de modo que puede ver — y completar — todo su calendario de servicio de un vistazo. En lugar de abrir cada evento de uno en uno, hace clic en cualquier celda para invitar, confirmar, recordar, reasignar o bloquear a una persona en esa fecha, ahí mismo.
Es el complemento visual de la pestaña Servicio por evento que se trata en Programación de voluntarios en eventos. Use la pestaña Servicio para configurar un solo evento en detalle; use la cuadrícula de horarios para planificar con semanas de anticipación y abarcando a todos a la vez.
Abrir la cuadrícula de horarios
- Vaya a Eventos en la barra lateral de administración.
- Abra la pestaña Cuadrícula de horarios (también accesible desde el menú ⋮ Más → Cuadrícula de horarios).
Cómo leer la cuadrícula
Cada fila es un miembro del equipo; cada columna es un próximo domingo. Una pequeña insignia en una celda muestra el estado de esa persona para esa semana:
| Insignia | Estado | Significado |
|---|---|---|
| ✓ | Confirmado | El voluntario aceptó. |
| ? | Pendiente | Invitado — esperando su respuesta. |
| ✕ | Rechazado | El voluntario lo rechazó. |
| – | No disponible | Usted bloqueó esa fecha para esa persona. |
| · | Disponible | Libre — nadie programado todavía. Haga clic para programar. |
El encabezado muestra un recuento en vivo de personas y plazas abiertas, y se recalcula al instante a medida que realiza cambios.
Controles
- Paginador de semanas (
‹/›) mueve la ventana visible hacia atrás/adelante; Hoy vuelve a esta semana. - Longitud de la ventana — muestre 4 / 8 / 12 semanas a la vez.
- Filtro de equipo — limite la cuadrícula a un solo equipo de servicio.
Haga clic en una celda para programar
Haga clic en cualquier celda para abrir un pequeño elemento emergente anclado a ella. Lo que ofrece depende del estado actual de esa celda.
Una celda libre (·)
- El servicio ya necesita el rol de esta persona → Invitar a servir. Si hay varias posiciones abiertas ese día, elegirá cuál. La plaza pasa a Pendiente y se notifica al voluntario para que confirme.
- El servicio aún no tiene una plaza abierta para esta persona → Añadir a este servicio. Esta es la vía flexible: crea una plaza de servicio para esa persona en el rol de su propio equipo (por ejemplo, James, del equipo de guardería, se agrega como «trabajador de guardería») en el servicio existente y luego la invita — sin necesidad de configurar posiciones primero.
- Si ese domingo tiene más de un servicio, elegirá a qué servicio añadirla.
- Si ese domingo no tiene ningún servicio programado, el elemento emergente se lo indica («No hay ningún servicio programado para esta fecha.») en lugar de dejarlo bloqueado — planifique primero un servicio y luego vuelva.
- Marcar como no disponible siempre está disponible como acción secundaria para bloquear la fecha para esa persona.
Una celda Pendiente (?)
- Enviar recordatorio — anime al voluntario a responder.
- Cancelar invitación — retire la invitación.
Una celda Confirmado (✓)
- Enviar mensaje al voluntario, o Desasignarlo (esto le envía un aviso de que «está fuera del horario»).
Una celda Rechazado (✕)
- Reinvitar a la misma persona, o Borrar plaza.
Una celda No disponible (–)
- Marcar como disponible para levantar el bloqueo.
Consejo: «Añadir a este servicio» solo aparece en una fecha que realmente tiene un servicio planificado. El evento recurrente es lo que hace que un domingo sea programable; una plantilla de servicio simplemente precarga las posiciones para que pueda elegir en lugar de añadir. De cualquier manera, siempre puede programar a su equipo.
Acciones del encabezado
- Recordar a N — envíe un recordatorio a todos los que tengan una respuesta pendiente en la ventana visible.
- Autocompletar N abiertas — deje que TimelyChurch complete las plazas abiertas a la vista con voluntarios disponibles y calificados (quedan como Pendiente para confirmación). Consulte Programación automática.
- Exportar PDF — una hoja de servicio imprimible para la ventana y el equipo actuales. Consulte Exportación a PDF de eventos.
Lo que ve el voluntario
Invitar o añadir a alguien le envía una notificación (en la aplicación, por correo electrónico y por Telegram si está conectado). Confirma o rechaza desde su propio dispositivo, y el resultado se transmite de vuelta para cambiar la celda a Confirmado o Rechazado — no tiene que perseguir una respuesta. Desasignar a un voluntario confirmado le envía un aviso de cortesía de que «está fuera del horario».
Quién puede usarla
- Los administradores de la iglesia ven y gestionan toda la cuadrícula.
- Los líderes de equipo gestionan a las personas de su propio equipo y solo pueden añadir a los servicios que su equipo sirve (o a los servicios de toda la iglesia). No se les ofrecerán eventos organizados por otros equipos.
Artículos relacionados
- Programación de voluntarios en eventos — la pestaña Servicio por evento, necesidades de servicio, programación automática, recordatorios.
- Gestión de series de eventos — servicios recurrentes y flujos de trabajo de voluntarios para toda la serie.
- Exportación a PDF de eventos — horarios imprimibles.
- Programación de voluntarios (Portal del Miembro) — cómo los voluntarios confirman, rechazan y establecen su disponibilidad.