Configuración de sincronización del perfil

TimelyChurch Formularios incluye una función exclusiva de sincronización del perfil que actualiza automáticamente los registros de Persona en su base de datos de Personas cuando los envíos de formularios contienen campos asignados. Este artículo explica los tres modos de sincronización y la opción de sincronización manual.

¿Qué es la sincronización del perfil?

Cuando asigna campos del formulario a campos del perfil de Persona, los datos enviados a través de su formulario pueden escribirse en el registro de Persona correspondiente. La sincronización del perfil controla cuándo ocurre esta escritura.

Configurar el modo de sincronización

Para configurar el modo de sincronización de un formulario:

1. Abra el formulario en el editor.
2. Haga clic en la pestaña Configuración.
3. Desplácese a la sección Modo de sincronización del perfil.
4. Seleccione una de las tres opciones descritas a continuación.
5. Haga clic en Guardar configuración.

Para desarrolladores / usuarios de API: Esta configuración se almacena en la columna JSON settings del formulario bajo la clave person_sync_mode. Los valores válidos son on_submit (el predeterminado si no está definido), on_approve y disabled. El modelo lo expone como el accesor person_sync_mode en App\Models\Form.

Opciones de modo de sincronización

Al enviar (predeterminado)

Cuándo sincroniza: Inmediatamente cuando se envía el formulario.

Este es el modo predeterminado. En cuanto una persona envía el formulario, los campos asignados se sincronizan con su perfil de Persona de inmediato. Es ideal para formularios en los que confía en los datos y desea actualizaciones instantáneas.

Mejor para:

• Formularios de contacto y tarjetas de visitante
• Formularios de actualización de perfil para miembros existentes
• Formularios de inscripción simples

Cómo funciona:

1. La persona envía el formulario.
2. TimelyChurch identifica o crea el registro de Persona.
3. Los valores de los campos asignados se escriben en el registro de Persona de inmediato.
4. El envío se guarda con estado "Pendiente" (aún puede revisarse).

Nota: Aunque los datos se sincronizan de inmediato, el envío sigue entrando en la cola de aprobación con estado "Pendiente". Aún puede revisar y rechazar envíos, pero los datos del perfil ya se habrán actualizado.

Al aprobar

Cuándo sincroniza: Solo después de que un administrador aprueba el envío.

En este modo, no se escribe ningún dato en el perfil de Persona hasta que un administrador aprueba explícitamente el envío. Esto le da la oportunidad de revisar los datos antes de que afecten sus registros de miembros.

Mejor para:

• Solicitudes de voluntariado (revisar antes de agregar a los registros)
• Formularios en los que la precisión de los datos es crítica
• Formularios de inscripción que requieren verificación

Cómo funciona:

1. La persona envía el formulario.
2. TimelyChurch identifica o crea el registro de Persona.
3. Los valores de los campos asignados no se sincronizan aún.
4. Un administrador revisa el envío y hace clic en Aprobar.
5. Tras la aprobación, los valores de los campos asignados se sincronizan con el registro de Persona.
6. El administrador ve un mensaje de confirmación que muestra cuántos campos se sincronizaron.

Consejo: Si rechaza un envío, nunca se sincroniza ningún dato con el perfil de Persona.

Desactivado

Cuándo sincroniza: Nunca (la sincronización automática está desactivada).

En este modo, los envíos de formularios se recopilan y almacenan, pero los campos asignados nunca se escriben automáticamente en los perfiles de Persona. Aún puede sincronizar datos manualmente por envío.

Mejor para:

• Formularios de encuesta cuyas respuestas son solo para análisis
• Formularios que recopilan datos que no deben actualizar perfiles
• Situaciones en las que desea control manual completo

Botón de sincronización manual

Independientemente del modo de sincronización configurado, los administradores siempre pueden activar manualmente una sincronización desde cualquier envío individual:

1. Vaya a la página de detalle del envío.
2. Si el envío tiene una Persona vinculada y tiene campos asignados, está disponible un botón Sincronizar con el perfil.
3. Haga clic en Sincronizar con el perfil para enviar los datos asignados al registro de Persona.
4. Un mensaje de confirmación muestra cuántos campos se sincronizaron.

Si el perfil ya está actualizado (todos los campos asignados ya tienen los mismos valores), verá un mensaje: "No hay campos nuevos para sincronizar: el perfil ya está actualizado."

Nota: El botón de sincronización manual respeta las mismas reglas de seguridad que la sincronización automática: los campos de identidad (nombre, apellido, correo electrónico) nunca se sobrescriben en registros existentes y, de forma predeterminada, solo se rellenan campos vacíos.

Reglas de seguridad de sincronización

Independientemente del modo de sincronización, siempre se aplican las siguientes reglas de seguridad:

Comprobar el estado de sincronización

En la página de detalle del envío, puede ver:

• Si el envío está vinculado a un registro de Persona
• Si se creó una Persona nueva a partir de este envío
• La marca de tiempo de sincronización (si se sincronizó)
• El número de campos que se actualizaron durante la última sincronización

Preguntas frecuentes

P: ¿Qué ocurre si alguien envía un formulario sin haber iniciado sesión y no proporciona un correo electrónico? R: Si el sistema no puede identificar o crear un registro de Persona (sin correo electrónico y sin nombre proporcionados), el envío se guarda sin una Persona vinculada. No ocurre ninguna sincronización, pero los datos siguen disponibles en el envío.

P: ¿Puedo cambiar el modo de sincronización después de haber recopilado envíos? R: Sí. Cambiar el modo de sincronización solo afecta a envíos futuros y acciones de aprobación futuras. Los envíos existentes que ya se sincronizaron no se ven afectados.

P: ¿Qué ocurre si apruebo un envío que ya se sincronizó al enviar? R: Si el envío ya se sincronizó (p. ej., el modo de sincronización era anteriormente "Al enviar"), la aprobación no volverá a sincronizar. El sistema comprueba si el envío ya se sincronizó y omite sincronizaciones duplicadas.