Plantillas de correo

TimelyChurch utiliza un sistema de correo basado en plantillas para enviar correos de notificación profesionales y con formato consistente. Las plantillas de correo definen la línea de asunto, el contenido del cuerpo y los tokens de datos disponibles para cada tipo de correo del sistema. Como administrador, puede ver, obtener una vista previa, probar y activar o desactivar plantillas.

Acceder a Plantillas de correo

1. Inicie sesión en el panel de administración.
2. Navegue a Configuración > Plantillas de correo en la barra lateral.

La página Plantillas de correo muestra estadísticas resumidas y todas las plantillas organizadas por categoría.

Estadísticas del panel

En la parte superior de la página, cuatro tarjetas ofrecen una vista rápida:

Categorías de plantillas

Las plantillas están organizadas en las siguientes categorías. Cada categoría se puede expandir o contraer:

Autenticación

• Restablecimiento de contraseña -- Se envía cuando un usuario solicita restablecer su contraseña
• Verificación de correo electrónico -- Se envía para verificar la dirección de correo de un usuario
• Correo de bienvenida -- Se envía a nuevos usuarios después del registro

Horario

• Asignación de horario -- Se envía cuando se asigna un maestro para dar clase
• Recordatorio de horario -- Recordatorio enviado antes de una fecha de enseñanza (sábado por la noche o domingo por la mañana)

Solicitudes de suplencia

• Solicitud de suplencia -- Se envía a los maestros cuando alguien necesita un suplente
• Suplencia reclamada -- Se envía al solicitante cuando alguien reclama su solicitud de suplencia
• Solicitud de suplencia cancelada -- Se envía cuando se cancela una solicitud de suplencia

Lecciones

• Lección requerida -- Se envía cuando un horario necesita que se seleccione una lección
• Lección propuesta -- Se envía a los administradores cuando un maestro propone una lección
• Lección aprobada -- Se envía a un maestro cuando su lección es aprobada
• Lección rechazada -- Se envía a un maestro cuando su lección no es aprobada

Certificaciones

• Certificación cargada -- Se envía a los administradores cuando un maestro sube una certificación
• Certificación aprobada -- Se envía a un maestro cuando su certificación es aprobada
• Certificación rechazada -- Se envía cuando una certificación no es aprobada
• Certificación por vencer -- Se envía cuando una certificación está a punto de vencer

Solicitudes de materiales

• Solicitud de suministro enviada -- Se envía a los administradores cuando se envía una solicitud de suministro
• Solicitud de suministro aprobada -- Se envía a un maestro cuando su solicitud es aprobada
• Solicitud de suministro denegada -- Se envía a un maestro cuando su solicitud es denegada

Comunicación

• Respuesta a comentario -- Se envía cuando el soporte responde a los comentarios del usuario
• Anuncio de la plataforma -- Se envía para anuncios de toda la plataforma
• Notificación de cumpleaños -- Se envía para notificar a los miembros del equipo sobre cumpleaños

Invitaciones

• Invitación al equipo -- Se envía cuando un administrador de iglesia invita a alguien a unirse a su equipo
• Notificación de invitación aceptada -- Se envía a los administradores cuando alguien acepta una invitación
• Recordatorio de invitación -- Recordatorio enviado para invitaciones pendientes

Familia y hogar

• Solicitud para unirse a la familia -- Se envía a los jefes de familia cuando alguien solicita unirse a su familia
• Solicitud para unirse a la familia aprobada -- Se envía cuando se aprueba una solicitud de ingreso
• Solicitud para unirse a la familia rechazada -- Se envía cuando se rechaza una solicitud de ingreso
• Nuevo miembro familiar agregado -- Se envía a los miembros existentes cuando alguien es agregado
• Nuevo hogar creado -- Confirmación cuando se crea un nuevo hogar

Portal del Miembro

• Inicio de sesión con enlace mágico -- Se envía cuando un miembro solicita un enlace mágico para acceder al portal
• Bienvenida al portal -- Se envía para dar la bienvenida a nuevos miembros al portal del miembro

Grupos y equipos

• Bienvenida al grupo -- Se envía cuando un nuevo miembro se une a un grupo
• Invitación al grupo -- Se envía cuando alguien es invitado a unirse a un grupo
• Eliminación del grupo -- Se envía cuando alguien es eliminado de un grupo
• Asignación de líder -- Se envía cuando alguien es asignado como líder de grupo
• Anuncio del grupo -- Se envía para anuncios de todo el grupo de los líderes

Equipo y recursos

• Solicitud de reserva de recurso -- Se envía a los administradores cuando alguien solicita reservar un recurso
• Reserva de recurso aprobada -- Se envía cuando se aprueba una solicitud de reserva
• Reserva de recurso rechazada -- Se envía cuando se rechaza una solicitud de reserva

Sistema

• Notificación general -- Plantilla predeterminada para notificaciones generales
• Advertencia de eliminación de iglesia -- Se envía a los administradores de iglesia cuando la cuenta está programada para eliminación
• Advertencia final de eliminación de iglesia -- Advertencia final antes de la eliminación de la cuenta

Obtener vista previa de una plantilla

1. Haga clic en el botón Vista previa junto a cualquier plantilla en la lista.
2. Se abre la página de detalle de la plantilla, mostrando:

Detalles de la plantilla (barra lateral izquierda)

• Tonalidad -- El identificador fijo que usa TimelyChurch para referenciar esta plantilla
• Categoría -- La categoría a la que pertenece esta plantilla
• Estado -- Si la plantilla está Activa o Inactiva

Importante: El campo Tonalidad es un identificador fijo que TimelyChurch usa para buscar la plantilla correcta para cada evento. Cambiar una tonalidad romperá esta búsqueda e impedirá que se envíen los correos relacionados. Puede personalizar con seguridad el contenido del asunto y el cuerpo; solo deje la tonalidad sin cambios.

Tokens disponibles

Cada plantilla tiene una lista de tokens dinámicos que se reemplazan con datos reales cuando se envía el correo. Los tokens usan el formato {{token_name}}. Por ejemplo:

• {{user.name}} -- Se reemplaza con el nombre del destinatario
• {{church_name}} -- Se reemplaza con el nombre de la iglesia
• {{action_url}} -- Se reemplaza con un enlace a la página relevante

Las plantillas también admiten bloques condicionales:

• {{#if variable}}...{{/if}} -- Muestra contenido solo cuando una variable tiene un valor
• {{#if variable}}...{{else}}...{{/if}} -- Muestra un bloque cuando es verdadero, otro cuando es falso

Vista previa del correo (columna derecha)

Una vista previa completamente renderizada del correo tal como aparecería para un destinatario, usando datos de muestra. La vista previa incluye:

• El encabezado con el nombre de la iglesia y un fondo degradado con marca
• El cuerpo del correo renderizado con todos los tokens reemplazados por valores de muestra
• Un botón de acción (si la plantilla lo admite)
• Un pie de página con el nombre de la iglesia y el copyright

Plantilla sin procesar

Haga clic en la sección expandible "Plantilla sin procesar" para ver el marcado del asunto y el cuerpo sin procesar, incluyendo todos los marcadores de posición de tokens y bloques condicionales.

Enviar un correo de prueba

1. En la página de detalle de cualquier plantilla, encuentre la sección Enviar correo de prueba en la barra lateral izquierda.
2. Ingrese una dirección de correo electrónico (su propia dirección está prellenada por defecto).
3. Haga clic en Enviar correo de prueba.

El correo de prueba se enviará usando datos de muestra para que pueda ver exactamente cómo se ve la plantilla en un cliente de correo real. Los correos de prueba incluyen un banner prominente "CORREO DE PRUEBA" en la parte superior para distinguirlos de las notificaciones reales.

Consejo: Enviar un correo de prueba es una excelente forma de verificar que su entrega de correo funciona correctamente y que el formato de la plantilla se ve bien en diferentes clientes de correo.

Activar y desactivar plantillas

Cada plantilla se puede activar o desactivar individualmente. Cuando una plantilla está desactivada:

• El sistema no enviará correos usando esa plantilla
• La plantilla aparece con una insignia "Inactiva" en el listado

Para cambiar el estado de una plantilla, use la acción de alternancia disponible en la página de listado de plantillas.

Importante: Desactivar plantillas críticas (como Restablecimiento de contraseña o Verificación de correo electrónico) impedirá que esas funciones del sistema envíen correos. Tenga precaución al desactivar plantillas.

Sincronización de plantillas

Cuando visita la página Plantillas de correo, el sistema verifica automáticamente si se han agregado plantillas nuevas en actualizaciones de la plataforma. Si se encuentran plantillas nuevas, se crean automáticamente con su contenido predeterminado. Aparece una notificación que indica cuántas plantillas se agregaron.

Cómo se usan las plantillas

Las plantillas de correo son utilizadas automáticamente por el sistema. Cuando ocurre un evento (como una asignación de horario, una solicitud de suplencia o el vencimiento de una certificación), el sistema:

1. Busca la plantilla correspondiente por su clave
2. Verifica si la plantilla está activa
3. Reemplaza todos los tokens con datos reales del evento
4. Envuelve el contenido en un diseño de correo con marca con el encabezado y pie de página del nombre de la iglesia
5. Envía el correo al destinatario o destinatarios correspondientes
6. Registra el correo en el registro de correo

Artículos relacionados

• Resumen de comunicación
• Envío de correos
• Registros de correo
• Notificaciones