Informes de presupuesto
El módulo de presupuestos de TimelyChurch admite tres informes para cualquier presupuesto activo o cerrado: un Informe de variación, un Desglose mensual y un PDF de Informe para la junta imprimible. Los tres se inician desde la página de detalle del presupuesto.
Para el flujo de configuración subyacente del presupuesto (crear presupuestos, agregar partidas, vinculación de fondos, transiciones de estado), consulte la sección Contabilidad de la base de conocimientos. Este artículo se centra en los tres informes.
Dónde encontrarlos
- Vaya a Finanzas > Presupuestos.
- Haga clic en el presupuesto sobre el que desea informar.
- Los botones de acción en la página de detalle del presupuesto enlazan a los tres informes:
- Variación — el panel de variación en pantalla
- Desglose mensual — la cuadrícula por mes
- Informe para la junta (PDF) — el PDF listo para imprimir
Los tres requieren acceso a finanzas, y los tres se limitan únicamente a su propia iglesia.
Informe de variación
Úselo cuando quiera una revisión rápida de arriba a abajo de cómo va el presupuesto en este momento.
Qué muestra
- Variación por partida — Para cada partida presupuestaria:
- Categoría y fondo
- Tipo (ingreso frente a gasto)
- Monto planificado
- Monto real (suma de todas las transacciones coincidentes)
- Variación (planificado menos real, con signo)
- Porcentaje de variación
- Estado (favorable / desfavorable)
- Barra de progreso que muestra el porcentaje del gasto planificado utilizado
- Resumen de variación de ingresos — planificado frente a real agregado para partidas de ingreso.
- Resumen de variación de gastos — planificado frente a real agregado para partidas de gasto.
- Variación general — la salud de fondo del presupuesto.
Ritmo acumulado del año (solo presupuestos anuales)
Para los presupuestos anuales, la página también calcula una cifra de planificado acumulado del año tanto para ingresos como para gastos. Toma el monto total planificado, lo divide en partes iguales entre los 12 meses y lo multiplica por el número de meses transcurridos desde la fecha de inicio del presupuesto hasta hoy (con tope de 12). La línea de año actual le permite ver si los reales van por delante o por detrás del ritmo mensual lineal, lo cual importa más unos meses después de iniciado el año, antes de que gastos anuales irregulares (como renovaciones de seguro) enturbien el panorama.
Si hoy cae fuera del período presupuestario (antes de la fecha de inicio o después de la fecha de fin), no se muestra cifra de año actual.
Banner de alerta de presupuesto
Al cargar la página, también se revisa cada partida de gasto. Si cualquier partida de gasto está al 90% o más de su monto planificado, se muestra una advertencia en la parte superior de la página enumerando las categorías afectadas. Esto detecta «agotamos Suministros de oficina antes de septiembre» antes de que sorprenda a la junta.
Cómo interpretarlo
- Todas las líneas en verde: saludable. Pase a los números resumidos.
- Una o dos partidas de gasto al 90%+ de progreso: investigue antes de que crucen el 100%. El porcentaje de variación muestra cuánto margen queda en dólares.
- Ingresos muy por debajo de lo planificado al ritmo acumulado del año: las donaciones están flojas. No espere a fin de año — tenga la conversación ahora.
- Variación de ingresos favorable + variación de gastos favorable: por debajo del presupuesto en ambos lados, a menudo algo bueno, pero compruebe si los planes de ministerio se pausaron.
Desglose mensual
Úselo cuando necesite ver el momento, no solo los totales.
Qué muestra
Una cuadrícula con una fila por partida presupuestaria y una columna por mes en el período presupuestario:
- Cada celda muestra el monto planificado y real de ese mes. Las celdas donde real > planificado se marcan para que los meses por encima del presupuesto destaquen visualmente.
- Planificado por mes es el monto total planificado dividido en partes iguales entre el número de meses del período presupuestario. Es una asignación lineal simple.
- Real por mes proviene de la suma de transacciones en la categoría coincidente (y fondo, si la partida está restringida por fondo) con fecha en ese mes.
- Menú desplegable de filtro en la parte superior: mostrar Solo ingresos, Solo gastos o Ambos (predeterminado).
- Fila resumida en la parte inferior de la cuadrícula: totales mensuales (planificado y real) de todas las partidas.
- Totales generales al extremo derecho: total planificado y total real de todo el período presupuestario.
Cómo interpretarlo
- Una categoría de gasto que va alta en los primeros meses: si los reales ya superaron el plan lineal en los primeros tres meses, espere sobrecostos en meses posteriores a menos que cambie el gasto.
- Gastos irregulares (seguro, conferencias, equipo): se verán «por encima» en su mes real y «por debajo» el resto del año. Eso es esperado — céntrese en el total real general de esas partidas.
- Ingresos planos mes a mes: si las promesas de donación se registran pero los reales son planos entre meses mientras el plan crece, puede haber un retraso de registro a fin de mes.
- Use el filtro: cambie a «Solo gastos» antes de una reunión del comité de finanzas — los sobrecostos de gastos suelen ser de lo que trata la reunión.
Consejo: Desglose mensual es el mejor informe para la planificación de flujo de caja. El informe de variación le dice si va por encima o por debajo; la cuadrícula mensual le dice cuándo prepararse.
PDF de Informe para la junta
Úselo cuando necesite imprimir o enviar por correo un resumen limpio y listo para la junta.
Al hacer clic en el enlace se descarga un PDF de inmediato — no hay vista previa en pantalla.
Qué incluye
- Tabla de partidas de ingreso — una fila por partida de ingreso con categoría, fondo, planificado, real, variación, porcentaje de variación.
- Tabla de partidas de gasto — mismas columnas.
- Bloques resumidos de variación de ingresos, gastos y general.
- Marca de tiempo de generación que muestra cuándo se produjo el PDF.
- Imagen de marca de la iglesia (nombre de la iglesia).
Cómo usarlo
- Distribuya a la junta antes de la reunión para que los miembros puedan leer con anticipación.
- Archive mensualmente junto al Informe del tesorero para las actas de la junta.
- Pista de auditoría — la marca de tiempo en cada PDF le permite reconstruir qué cifras se presentaron en una reunión determinada, incluso después de que transacciones posteriores cambien las cifras de variación en vivo.
Consejo: El PDF de Informe para la junta es una instantánea en un momento dado. Si lo vuelve a generar la semana siguiente, las cifras pueden diferir a medida que lleguen transacciones nuevas. Por eso archivar el PDF real (en lugar de volver a ejecutarlo) es lo correcto para las actas de la junta.
Permisos
Los tres informes requieren acceso a finanzas. Los tesoreros y miembros del comité de finanzas suelen tener este acceso; otro personal no lo tiene por defecto.