Herramientas para líderes de grupo

Si es líder o co-líder de un grupo en TimelyChurch, el portal proporciona herramientas para ayudarle a administrar a los miembros de su grupo, registrar reuniones, hacer seguimiento de la asistencia y ver inscripciones a eventos.

Acceder a sus grupos

1. En la barra lateral, busque la sección Liderazgo.
2. Haga clic en Mis grupos.
3. Verá los grupos que dirige, junto con cualquier otro grupo al que pertenezca.

La sección Liderazgo (y el enlace Mis grupos) solo aparece en la barra lateral si actualmente tiene un rol de líder o co-líder en al menos un grupo. Si no la ve, es posible que no esté asignado como líder de ningún grupo. Contacte a su administrador de la iglesia si cree que se trata de un error.

Descripción general de Mis grupos

La página Mis grupos se divide en dos secciones:

• Grupos que dirijo — grupos en los que es líder o co-líder. Son los grupos que puede administrar.
• Grupos a los que pertenezco — grupos en los que es miembro regular. Aparecen por conveniencia; tiene acceso de nivel de miembro, no herramientas de líder.

Estadísticas

Tres tarjetas de resumen en la parte superior de la página:

Tarjetas de grupo

Cada grupo se muestra como una tarjeta con:

• Nombre del grupo
• Conteo de miembros activos
• Día y hora de reunión (si está configurado)
• Un enlace para abrir la página de detalle completa del grupo

Próximos eventos

Debajo de las tarjetas de grupo, se enumeran los eventos próximos organizados por sus grupos con el título del evento, la fecha y el conteo de inscripciones.

Ver detalles del grupo

Haga clic en una tarjeta de grupo para abrir su página de detalle. En la parte superior encontrará el nombre del grupo, el conteo de miembros, una insignia Abierto/Cerrado y un botón Registrar reunión. La página está organizada en pestañas:

Descripción general

• Detalles del grupo — descripción, día y hora de reunión, y ubicación (la ubicación se muestra según la configuración de privacidad). Los líderes pueden Editar la información del grupo o Abrir/Cerrar el grupo desde aquí.
• Imagen del grupo — cargar o reemplazar la foto del grupo.
• Reuniones recientes — las reuniones registradas más recientes, cada una mostrando la fecha, el tema y el número de asistentes.
• Puntuación de salud — una puntuación de un vistazo basada en reuniones, asistencia y participación.

Miembros

Una lista de todos los miembros activos, mostrando el nombre y el rol de cada miembro. Los líderes pueden agregar o eliminar miembros aquí. Si la aprobación de ingreso está activada para el grupo, aparece una pestaña Solicitudes de ingreso para que pueda aprobar o denegar solicitudes pendientes; si hay una lista de espera habilitada con entradas, aparece una pestaña Lista de espera.

Oraciones

El muro de oración del grupo, donde puede publicar peticiones de oración y marcarlas como respondidas.

Recursos

Archivos compartidos con el grupo, donde los líderes pueden cargar y compartir recursos.

Eventos

Eventos recientes y próximos organizados por este grupo, cada uno con un conteo de inscripciones y un enlace para ver las inscripciones.

Correo electrónico

Enviar un correo electrónico a todo el grupo, o solo a los líderes del grupo.

Registrar una reunión

Una de las funciones más útiles para los líderes de grupo es la capacidad de registrar reuniones con asistencia.

Instrucciones paso a paso

1. Navegue a la página de detalle del grupo para el que desea registrar una reunión.

2. Haga clic en el botón Registrar reunión en la esquina superior derecha.

3. Se abrirá una ventana modal con los siguientes campos:

   Fecha

   • Por defecto es hoy. Seleccione la fecha en la que tuvo lugar la reunión.

   Tema (opcional)

   • Ingrese el tema o título de la reunión (por ejemplo, «Discusión del capítulo 5» o «Planificación trimestral»).

   Asistencia

   • Se muestra una lista de todos los miembros activos del grupo con casillas de verificación.
   • Haga clic en miembros individuales para marcarlos como presentes.
   • Use Todos para marcar a todos a la vez.
   • Use Ninguno para desmarcar a todos.

4. Haga clic en Registrar reunión para guardar.

5. Aparece un mensaje de confirmación con el número de asistentes registrados.

La reunión aparecerá en el historial de reuniones del grupo, y los registros de asistencia se almacenan para cada miembro marcado como presente.

Consejo: Registre las reuniones justo después de que ocurran, mientras la asistencia está fresca en su memoria. También puede registrar reuniones de forma retroactiva seleccionando una fecha pasada.

Ver inscripciones a eventos

Si su grupo organiza eventos, puede ver quién se ha inscrito:

1. Vaya a la página de detalle de su grupo.
2. Abra la pestaña Eventos y encuentre el evento en la lista.
3. Haga clic en el enlace de inscripciones del evento.
4. La página de inscripciones muestra:
   • El nombre de cada inscrito
   • Cuándo se inscribió
   • Sus detalles de inscripción

Esto es útil para planificar la logística y saber a quién esperar en los eventos de su grupo.

Panel del líder de equipo

Si es líder de un equipo de servicio (como un equipo de sonido, recepción o adoración), tiene acceso a un Panel del líder de equipo adicional que proporciona herramientas para administrar asignaciones de voluntarios.

Acceder al Panel del líder de equipo

El Panel del líder de equipo forma parte del área de servicio en lugar de ser un elemento separado de la barra lateral. Si dirige uno o más equipos de servicio, lo alcanza desde su horario de servicio. El panel tiene un botón Mi horario en la esquina superior derecha para volver a su propia vista de servicio. (Si ya no dirige ningún equipo de servicio, la aplicación lo envía a su horario de servicio.)

Qué ve

Resumen de estadísticas

• Miembros del equipo — Total de voluntarios en sus equipos
• Próximos eventos — Eventos en las próximas 8 semanas que necesitan sus equipos
• Pendiente — Asignaciones en espera de la respuesta de un voluntario
• Confirmado — Asignaciones que han sido aceptadas

Sus equipos Una fila de los equipos de servicio que dirige, cada uno mostrando el conteo de miembros del equipo. Un enlace Administrar plantillas junto a cada equipo abre las plantillas de horario de ese equipo en las herramientas de administración.

Horario próximo del equipo Para cada evento próximo (próximas 8 semanas), puede ver:

• Todas las posiciones de servicio que deben cubrirse, agrupadas por evento
• Un conteo de «cubiertas» que muestra cuántas de las plazas necesarias están cubiertas
• Quién está asignado actualmente a cada posición
• El estado de cada asignación (pendiente, confirmado, rechazado)
• Posiciones abiertas que aún necesitan voluntarios

Administrar asignaciones

Como líder de equipo, puede:

Cada voluntario asignado tiene un pequeño conjunto de botones de acción junto a su nombre en el panel.

Confirmar asignaciones en nombre de los miembros del equipo

1. Encuentre un voluntario cuya asignación siga pendiente.
2. Haga clic en el botón verde de verificación (Confirmar) junto a su nombre.
3. La asignación se marcará como confirmada. (El botón Confirmar solo se muestra mientras una asignación está pendiente.)

Eliminar asignaciones

1. Encuentre la asignación en el Panel del líder de equipo.
2. Haga clic en el botón Eliminar (X) y confirme.
3. El voluntario será eliminado de esa posición, dejándola disponible para otra persona.

Solicitar un suplente Si un miembro del equipo no puede servir y necesita un reemplazo:

1. Haga clic en el botón Solicitar reemplazo junto a su asignación.
2. Opcionalmente indique un motivo en el modal que se abre.
3. Se crea una solicitud de suplente y los miembros del equipo serán notificados.
4. Si el evento es dentro de 3 días, la solicitud se marca automáticamente como Urgente.

Revisar solicitudes de intercambio para sus propias asignaciones

Como todos los voluntarios, los líderes de equipo también sirven en eventos. Cuando está asignado personalmente a una posición, puede usar el flujo Proponer intercambio en su horario de servicio — alcanzado desde el elemento lateral Mi horario, luego la pestaña Servicio — para intercambiar asignaciones con otro compañero. Las solicitudes de intercambio entrantes dirigidas a usted aparecen en la parte superior de esa misma página en un banner morado Solicitudes de intercambio con los botones Aceptar intercambio y Rechazar.

El Panel del líder de equipo en sí es para coordinar las asignaciones de otros voluntarios; el flujo de intercambio vive en el horario de servicio orientado al voluntario porque representa un intercambio personal entre dos voluntarios programados. Consulte Intercambio de asignaciones entre voluntarios para el flujo de extremo a extremo.

Consejo: Revise regularmente el Panel del líder de equipo en las semanas previas a los eventos. Dé seguimiento a los voluntarios que tengan asignaciones pendientes para asegurarse de que las posiciones estén cubiertas.

Herramientas avanzadas para líderes de grupo

El portal también expone un conjunto más profundo de funciones de administración de grupos exclusivas para líderes, que incluyen:

• Aprobar o denegar solicitudes de ingreso de miembros que solicitan unirse a su grupo.
• Administrar la lista de espera del grupo — promover a un miembro en lista de espera a una plaza abierta o eliminarlo.
• Actualizar la información del grupo, la imagen y el estado abierto/cerrado sin pasar por un administrador.
• Agregar y eliminar miembros directamente de la lista.
• Publicar peticiones de oración en el muro de oración de su grupo y marcarlas como respondidas.
• Cargar y compartir recursos (archivos) con el grupo.
• Enviar correo electrónico a todo el grupo desde el portal del líder.
• Crear y administrar eventos del grupo que aparecen en la página pública de eventos y en la lista de eventos del grupo.

Estas capacidades están documentadas en detalle en la sección Grupos de la base de conocimientos. Este artículo se centra en los flujos de trabajo de liderazgo del día a día (reuniones, asistencia, inscripciones a eventos y coordinación de equipos de servicio).

Buenas prácticas para líderes de grupo

• Registre reuniones de forma consistente para construir un historial útil y hacer seguimiento de las tendencias de asistencia.
• Revise su página de grupos semanalmente para mantenerse al tanto de los eventos próximos y la actividad de los miembros.
• Dé seguimiento a las asignaciones pendientes si es líder de un equipo de servicio. Un mensaje rápido a los voluntarios puede ayudar a confirmar la disponibilidad con anticipación.
• Use la función de asistencia para identificar miembros que pueden haber dejado de asistir y podrían beneficiarse de un contacto personal.